HERMES 2022 in der Praxis — Komplettleitfaden für KMU und Bundeslieferanten

HERMES 2022 ist nicht nur eine Theorie — sondern faktisch verpflichtende Methode für alle IT-Projekte der Schweizer Bundesverwaltung sowie für die meisten Kantons- und Gemeinde-Projekte. Wer als Lieferant Aufträge der öffentlichen Hand will, muss HERMES kennen. Dieser Leitfaden gibt einen praxisnahen Einstieg.

Was HERMES wirklich ist (und was nicht)

HERMES ist KEIN starres Wasserfall-Modell, auch wenn die Phasen-Struktur das suggeriert. HERMES 2022 integriert agile Vorgehensweisen explizit — Module wie 'Agile Entwicklung' können in die Realisierungs-Phase integriert werden. HERMES ist ein Rahmenwerk, das je nach Projekt-Charakteristik angepasst wird (Szenarien: Standardlösung, Individualentwicklung, Service- und Produktentwicklung, Organisationsanpassung).

Der Hauptzweck von HERMES ist Vergleichbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Wenn das Bundesamt für Informatik 50 IT-Projekte parallel betreut, ermöglicht HERMES eine konsistente Sicht: gleiche Phasen, gleiche Module, gleiche Rollen. Das macht Reviews, Audits und Wissenstransfer möglich.

Die 4 HERMES-Phasen im Überblick

1. Initialisierung

Hier wird die Projekt-Idee in einen Studienauftrag überführt. Die Studie analysiert Ist-Zustand, Soll-Zustand, Varianten, Wirtschaftlichkeit und Risiken. Ergebnis: Studienbericht und Entscheid über die zu vertiefende Variante. Dauer typisch 1-3 Monate.

2. Konzeption

Die gewählte Variante wird detailliert konzipiert. Anforderungen werden spezifiziert, Architektur entworfen, Beschaffungsmodalitäten geklärt. Bei Beschaffung > CHF 230'000 ist eine WTO-Ausschreibung Pflicht. Ergebnis: Konzept-Dokumente und Ausschreibungsunterlagen. Dauer typisch 3-9 Monate.

3. Realisierung

Die Lösung wird umgesetzt — entweder klassisch (alle Module sequenziell) oder agil (iterative Lieferung in Sprints). Module wie 'Entwicklung', 'Test', 'Migration' und 'Schulung' werden durchgeführt. Ergebnis: einsatzbereite Lösung. Dauer typisch 6-24 Monate.

4. Einführung

Die Lösung wird in den Produktivbetrieb überführt. Schulungen finden statt, Daten werden migriert, der Betrieb wird etabliert. Nach der Abnahme wird das Projekt formal abgeschlossen. Dauer typisch 1-3 Monate.

Die 7 HERMES-Rollen im Projekt

• ·Auftraggeber: Strategische Verantwortung, Budget-Freigabe, Projekt-Auftrag
• ·Projektleiter: Operative Führung, Plan-Umsetzung, Stakeholder-Management
• ·Anwendervertreter: Vertritt die zukünftigen Nutzer, definiert fachliche Anforderungen
• ·Qualitätsmanager: Sichert die Erfüllung der Qualitätsanforderungen
• ·Risikomanager: Identifiziert und mitigiert Projekt-Risiken
• ·Architekt: Entwirft die Lösungs-Architektur (technisch, fachlich, organisatorisch)
• ·Testmanager: Plant und steuert die Test-Aktivitäten

Typische Pain Points in HERMES-Projekten

Pain Point 1: Übergewichtete Dokumentation

HERMES definiert über 80 Module mit jeweils mehreren Ergebnis-Dokumenten. In der Praxis werden oft mehr Dokumente produziert als nötig, was den Methoden-Overhead aufbläht. Best Practice: Modul-Anpassung am Projektstart explizit dokumentieren — welche Module brauchen wir wirklich?

Pain Point 2: Lange Initialisierungs-Phase

Studien-Phasen können 6-12 Monate dauern, bevor überhaupt mit der Realisierung begonnen wird. Dies ist ein bewusster Trade-off (gründliche Vorbereitung statt schneller Start), kollidiert aber mit agilen Erwartungen vieler IT-Teams. Best Practice: Mini-Pilots in der Initialisierungs-Phase parallel zur Studie.

Pain Point 3: Beschaffungs-Komplexität

WTO-Ausschreibungen ab CHF 230'000 sind langwierig (typisch 6-9 Monate) und formal. Best Practice: Frühzeitige Marktrecherche, klare Spezifikationen, realistische Zeitpläne mit Puffer für Einsprachen.

HERMES und Agile — Wie passt das zusammen?

HERMES 2022 integriert agile Vorgehensweisen explizit. In der Realisierungs-Phase können Scrum oder Kanban eingesetzt werden. Die Sprint-Lieferungen werden als Module-Outputs dokumentiert. Wichtig: Auch in agilen HERMES-Projekten bleibt die übergeordnete Phasen-Struktur — Initialisierung, Konzeption, Realisierung (agil), Einführung.

Best Practice: Initialisierung und Konzeption klassisch (gründliche Anforderungs- und Architektur-Arbeit), Realisierung agil (Sprints, Demos, Anpassungen), Einführung wieder klassisch (Schulung, Migration, Abnahme). Das beste aus beiden Welten.

Templates und Werkzeuge für HERMES

Das Bundesamt für Informatik (BIT) stellt offizielle HERMES-Templates kostenlos zur Verfügung (hermes.admin.ch). Diese decken alle Module ab. In der Praxis werden zusätzlich PM-Tools wie Flenio eingesetzt, die HERMES-Templates direkt im Tool bereitstellen und mit Workflow-Engines die Phasen-Übergänge unterstützen.

Flenio bietet 35+ HERMES-Templates (von Projekt-Auftrag bis Schlussbericht), HERMES-Rollen-Workflows und einen Audit-Trail für die Compliance-Nachweise. Damit wird die Methode im Tool gelebt, statt parallel in SharePoint dokumentiert.

Fazit: HERMES lernen lohnt sich

Für Schweizer Unternehmen, die in der öffentlichen Hand tätig sind oder werden wollen, ist HERMES-Kenntnis Pflicht. Aber auch für KMU im privaten Sektor ist HERMES ein bewährtes Rahmenwerk — besonders für IT-Projekte mit hohem Dokumentations- und Compliance-Bedarf. Die Methode ist offen, kostenlos verfügbar und gut dokumentiert. Ein Studium der Methoden-Dokumentation plus Hands-On-Erfahrung in einem Pilot-Projekt ist die effizienteste Lernroute.