Tout ce que Flenio sait faire — expliqué étape par étape.

Flenio ist die Projektmanagement-Plattform für DACH-Teams: Aufgaben, Projekte, Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Rechnungen, Ziele und Berichte in einem Werkzeug — Kernspeicherung in Zürich, in vier Sprachen und nach revDSG- und DSGVO-Standards entwickelt.

Dieses Handbuch führt dich von der ersten Anmeldung bis zur Automatisierung deiner Arbeitsabläufe. Du kannst es von oben nach unten durchlesen oder über die Navigation links gezielt zu einem Thema springen.

1. 1Workspace anlegen — dein zentraler Arbeitsbereich für Projekte, Team und Einstellungen.
2. 2Erstes Projekt erstellen — leer starten oder eine Vorlage wählen.
3. 3Aufgaben anlegen und in der passenden Ansicht (Liste, Kanban, Timeline, Kalender) organisieren.
4. 4Team einladen und Rollen vergeben.
5. 5Integrationen, Automationen und Berichte einrichten, sobald die Basis steht.

Beim ersten Login legst du deinen Workspace an und gibst ihm einen Namen — zum Beispiel deinen Firmennamen. Jeder Workspace hat einen eigenen Plan, ein eigenes Team und eigene Daten. Du kannst beliebig viele Workspaces betreiben, etwa pro Firma oder pro Kunde.

1. 1Öffne Einstellungen → Workspace.
2. 2Lege Name und Brand-Farbe fest — die Farbe prägt Akzente in der gesamten Oberfläche.
3. 3Wähle die relevanten Feiertage (Schweiz, Deutschland, Österreich, kantonal/regional), damit Timeline und Workload Nicht-Arbeitstage korrekt berücksichtigen.
4. 4Prüfe unter Datenstandort, wo welche Daten liegen — die Kerndaten speichert Flenio in Zürich; alle weiteren Empfänger stehen in der Subprozessorliste.

Klicke auf das Plus neben «Projekte» in der Seitenleiste. Du kannst leer starten, die KI eine Struktur erzeugen lassen oder eine Vorlage wählen — eure eigenen Team-Vorlagen stehen dabei zuerst, darunter die mitgelieferten wie Demo-Roadmap oder HERMES. Beim Anlegen ordnest du das Projekt optional direkt einem Bereich zu.

• Jedes Projekt erhält eigene Aufgaben, ein eigenes Board und alle Projektansichten.
• Du kannst einen Projektleiter sowie Projektrollen pro Mitglied festlegen.
• Projekte lassen sich später jederzeit umbenennen, archivieren oder als Vorlage speichern.

Eine Aufgabe ist die kleinste Einheit in Flenio. Du gibst ihr einen Titel, optional eine Beschreibung, ein Fälligkeitsdatum, eine Priorität und eine oder mehrere zuständige Personen.

• Mehrere Zuständige: Weise eine Aufgabe gleichzeitig mehreren Teammitgliedern zu.
• Unteraufgaben: Zerlege Grosses in machbare Schritte — Fortschritt rollt nach oben.
• Natürliche Datumseingabe: Tippe «nächsten Donnerstag» oder «in 2 Wochen», Flenio erkennt das Datum automatisch.
• Priorität: Niedrig, Mittel, Hoch oder Dringend — steuert Sortierung und Workload.
• Status: Backlog, Todo, In Arbeit, Review, Erledigt.

Jedes Projekt zeigt deine Aufgaben in mehreren Ansichten. Es sind immer dieselben Daten — nur anders dargestellt. Wechsle oben im Projekt über die Reiter.

Das Kanban-Board gliedert Aufgaben in Spalten nach Status (Backlog, Todo, In Arbeit, Review, Erledigt). Ziehe Karten zwischen Spalten, um den Status zu ändern.

• Drag-and-drop aktualisiert Status und Reihenfolge sofort — synchron für alle.
• Karten zeigen Verantwortliche, Priorität, Fälligkeit und Unteraufgaben-Fortschritt.
• Filtere nach Person, Priorität oder Label, um dich zu fokussieren.

Die Timeline stellt Aufgaben als Balken auf einer Zeitachse dar. So erkennst du Überschneidungen, planst Phasen und behältst Liefertermine im Blick.

• Balken per Ziehen verschieben oder in der Länge anpassen, um Start und Ende zu ändern.
• Feiertage aus den Workspace-Einstellungen werden als Nicht-Arbeitstage berücksichtigt.
• Ideal für Roadmaps, Sprints und methodische Projekte (z. B. HERMES).

Der Projekt-Kalender zeigt Aufgaben an ihrem Fälligkeitsdatum. Daneben gibt es den globalen Kalender (Seitenleiste), der projektübergreifend alle deine Termine bündelt.

Jedes Projekt bietet über die Standardansichten hinaus weitere Reiter für vollständiges Projektmanagement.

Die Inbox (Seitenleiste: «Aufgaben») bündelt projektübergreifend alles, was deine Aufmerksamkeit braucht: Aufgaben, die dir zugewiesen sind, Fälligkeiten und Erwähnungen aus Kommentaren.

Jede Aufgabe hat einen Kommentarbereich. Schreibe @ und den Namen, um eine Person zu erwähnen — sie wird automatisch benachrichtigt und findet die Aufgabe in ihrer Inbox.

• Erwähnungen lösen In-App- und optional E-Mail-Benachrichtigungen aus.
• Kommentare erscheinen im Aktivitätsprotokoll des Projekts.
• Neue Kommentare können Automationen auslösen (siehe Automationen).

Flenio synchronisiert Änderungen in Echtzeit. Verschiebt jemand eine Kanban-Karte, ändert einen Status oder kommentiert, sehen es alle ohne Neuladen.

Jedes Projekt hat unter „Docs“ ein eigenes Wiki für Briefings, SOPs, Architektur-Entscheidungen, Onboarding-Notizen und mehr. Seiten unterstützen Markdown, Tabellen, Bilder und eine Vorschau.

Damit du nicht vor einer leeren Seite startest, kann Flenio eine passende Wiki-Struktur für dich anlegen — ähnlich wie der Phasen-Button in der Timeline.

1. 1Öffne im Projekt den Tab „Docs“.
2. 2Ist das Wiki noch leer, klicke auf „Struktur generieren“.
3. 3Flenio legt anhand der Projektart (Agil, HERMES, Bau oder allgemein) passende Startseiten an — etwa Projektübersicht, Anforderungen, Entscheidungs-Log und Meeting-Notizen.
4. 4Alternativ erstellst du mit „Leere Seite“ eine einzelne, leere Wiki-Seite.

Erfasse Zeit pro Aufgabe oder Projekt. Die gebuchten Stunden fliessen in Berichte, Workload-Auslastung und die Rechnungsstellung.

1. 1Öffne Zeit in der Seitenleiste (oder G dann Z).
2. 2Wähle Projekt und Aufgabe, gib Dauer und Datum ein.
3. 3Markiere Einträge optional als abrechenbar, um sie später in Rechnungen zu übernehmen.

Die Ressourcenplanung zeigt, wie ausgelastet jede Person über einen Zeitraum ist. Du planst geplante Arbeit pro Person und Projekt und erfasst Abwesenheiten wie Ferien oder Krankheit.

• Workload-Ansicht: visualisiert Über- und Unterlastung pro Teammitglied.
• Abwesenheiten (z. B. Krankheit, Ferien) reduzieren die verfügbare Kapazität automatisch.
• Feiertage aus dem Workspace fliessen in die Kapazitätsberechnung ein.

Erstelle Rechnungen direkt in Flenio — auf Basis erfasster Zeit oder als freie Positionen. Verwalte Kunden, berechne MwSt. und exportiere als PDF.

• Kundenverwaltung mit Adressdaten für mehrere Länder.
• Schweizer QR-Rechnung für reibungslose Zahlungen.
• Status-Tracking: offen, bezahlt, überfällig.
• E-Invoice-Unterstützung für strukturierte elektronische Rechnungen.

1. 1Entwurf: Positionen hinzufügen, bearbeiten (Stift), in der Reihenfolge verschieben (Pfeile) oder löschen. Kunde, Rechnungsdatum, Fälligkeit und Notiz änderst du über «Kunde, Daten und Notiz bearbeiten».
2. 2Ausstellen: Flenio vergibt eine lückenlose Nummer, friert den Beleg ein und erzeugt das PDF mit QR-Zahlteil. Ab jetzt ist die Rechnung unveränderlich.
3. 3PDF: Öffnet das archivierte Dokument — bei vielen Positionen mehrseitig, der Zahlteil steht immer vollständig auf der letzten Seite.
4. 4Per E-Mail senden: Verschickt exakt dieses PDF an die hinterlegte Kundenadresse und setzt den Status auf «Versendet». Wer per Post verschickt, nutzt «Als versendet markieren».
5. 5Zahlung erfassen: Betrag, Datum und Zahlweg eintragen — oder per Bankabgleich (camt.054) automatisch. Der Status folgt dem Zahlungsstand (teilbezahlt, bezahlt).
6. 6Mahnen: Flenio erinnert automatisch nach 7, 21 und 42 Tagen Verzug. Wer nicht warten will, löst die nächste Stufe im Abschnitt «Mahnwesen» der Rechnung sofort aus; der Verlauf bleibt sichtbar.
7. 7Texte anpassen: Unter Einstellungen → Rechnungsstellung → E-Mail-Texte legst du Betreff und Wortlaut für Rechnungsversand und die drei Mahnstufen fest — mit Platzhaltern wie {kunde}, {nummer}, {offen}, {faellig} und Vorschau. Leer lassen heisst Standardtext.

Wer viele Rechnungen stellt, will Zahlungen nicht von Hand abgleichen. Schweizer Banken liefern Gutschriften als camt.054-Datei (Zahlungsavis). Flenio liest die Datei, erkennt die QR-Referenz jeder Zahlung und ordnet sie der Rechnung zu.

1. 1Voraussetzung: QR-IBAN in Einstellungen → Rechnungsstellung hinterlegt. Rechnungen, die danach ausgestellt werden, tragen eine QR-Referenz.
2. 2Im E-Banking das Zahlungsavis (camt.054, XML) für den gewünschten Zeitraum herunterladen.
3. 3Rechnungen → «Bankabgleich» → Datei wählen. Flenio zeigt eine Vorschau: Betrag, Datum, Zahler, zugeordnete Rechnung, Hinweise.
4. 4Exakte Treffer (Referenz) sind vorausgewählt. Treffer über die Rechnungsnummer in der Mitteilung sind markiert und müssen bewusst angehakt werden.
5. 5«Zahlungen buchen». Der Status der Rechnungen folgt dem Zahlungsstand — teilbezahlt oder bezahlt.

Im Budget-Tab eines Projekts hinterlegst du ein Budget und verfolgst, wie viel davon durch erfasste Zeit und Kosten bereits verbraucht ist — so erkennst du Überschreitungen rechtzeitig.

Mit Zielen (OKRs) verbindest du die tägliche Arbeit mit der Strategie. Lege Ziele an, verknüpfe sie mit Projekten und verfolge den Fortschritt.

• Status pro Ziel: On Track, At Risk, Off Track, Erreicht.
• Aus Projekten synchronisieren: Fortschritt wird aus verknüpften Projekten abgeleitet.
• Verantwortliche pro Ziel zuweisen.

Berichte verdichten deine Daten zu Kennzahlen: erledigte vs. offene Aufgaben, erfasste Zeit, Auslastung und Projektfortschritt. So lieferst du Stakeholdern jederzeit einen klaren Status.

Speichere bewährte Projekte als Team-Vorlage und erstelle neue Projekte daraus per Klick — bei jeder Projekterstellung stehen eure eigenen Vorlagen zuerst. Die Dokument-Bibliothek bietet zusätzlich fertige Dokumente (z. B. Projektaufträge, Methoden-Templates) zum Herunterladen und Anpassen.

Bring deine bestehenden Projekte mit. Flenio importiert aus den gängigen Tools und gleicht Felder KI-gestützt ab, sodass Titel, Status, Fälligkeiten und Zuständige korrekt landen.

1. 1Exportiere deine Daten aus dem Quelltool als CSV.
2. 2Öffne in Flenio Import (Seitenleiste) und lade die Datei hoch.
3. 3Prüfe die KI-gestützte Feldzuordnung und passe sie bei Bedarf an.
4. 4Bestätige — Flenio legt Projekt und Aufgaben an.

Automationen nehmen dir wiederkehrende Handgriffe ab. Eine Regel besteht aus einem Auslöser («Wenn …») und einer oder mehreren Aktionen («… dann»). Du legst sie unter Einstellungen → Automationen an, optional pro Projekt eingegrenzt.

Jede Regel führt ein Protokoll. Über «Protokoll» neben der Regel siehst du die letzten zehn Läufe mit Zeitpunkt, Ergebnis und — falls etwas schiefging — der Fehlermeldung. So lässt sich nachvollziehen, ob eine Regel wirklich gegriffen hat.

Regeln, die weitere Regeln auslösen, werden nach fünf Verkettungsstufen abgebrochen. Der Abbruch erscheint im Protokoll als «Übersprungen» — so kann keine Endlosschleife entstehen.

Webhooks müssen mit https:// beginnen und werden gegen interne sowie private Adressbereiche geprüft. Ein nicht erreichbarer Webhook erscheint im Protokoll als Fehler, statt still zu scheitern.

Treffen mehrere Regeln auf dasselbe Ereignis zu, bestimmt das Feld «Reihenfolge» die Abarbeitung; bei gleichem Wert läuft die ältere Regel zuerst. Damit liefert dieselbe Regelmenge immer dasselbe Ergebnis.

FlenioAI ist der eingebaute Assistent. Öffne ihn über das Assistenten-Symbol und stelle Fragen in normaler Sprache — er kennt deinen Workspace und antwortet auf Deutsch.

• «Was sind heute meine wichtigsten Aufgaben?» — priorisierte Tagesübersicht.
• «Welche Aufgaben sind überfällig?» — sofortiger Rückstands-Check.
• «Fasse den Status meiner Projekte zusammen.» — Projektüberblick in Sekunden.
• «Hilf mir, meine Woche zu priorisieren.» — Wochenplanung mit Vorschlägen.

Über den Assistenten hinaus unterstützt dich KI punktgenau dort, wo du arbeitest — direkt in der Aufgabe oder beim Anlegen eines Projekts.

Aufgaben, die regelmässig anfallen — Wochenreports, monatliche Abrechnungen, wiederkehrende Checks — kannst du als wiederkehrend markieren. Flenio legt sie im gewählten Rhythmus automatisch neu an, du musst nichts manuell duplizieren.

Möchtest du Flenio erst gefahrlos testen, startest du einen Demo-Workspace mit Beispielprojekten und -aufgaben. So lernst du alle Ansichten kennen, bevor du echte Daten einträgst. Demo-Inhalte werden automatisch wieder aufgeräumt.

Verbinde deinen Kalender unter Einstellungen → Integrationen, damit Fälligkeiten und Termine zwischen Flenio und deinem Kalender synchron bleiben.

• Google Calendar — per OAuth verbinden.
• Outlook / Microsoft Calendar — per OAuth verbinden.
• iCal-Feed — abonniere deine Flenio-Termine in jedem Kalender per Feed-Link.

Verbinde Slack oder Microsoft Teams, um Flenio-Ereignisse (z. B. neue oder erledigte Aufgaben) in deine Kanäle zu posten — entweder direkt oder über Webhook-Aktionen in Automationen.

Flenio bindet bexio (Schweiz) per OAuth an und unterstützt DATEV-konforme Exporte (Deutschland), damit deine Rechnungen reibungslos in die Buchhaltung fliessen.

Füge in Projekt-Docs Links zu unterstützten Diensten ein — Flenio bettet sie als Vorschau ein, statt nur einen nackten Link zu zeigen.

• Design & Whiteboard: Figma, Miro.
• Video: Loom, YouTube, Vimeo.
• Dokumente: Google Docs, Notion.
• Entwicklung: GitHub, Linear.

Über die Zapier-Anbindung und generische Webhooks verknüpfst du Flenio mit nahezu jedem anderen Dienst. Details zu Ereignissen findest du im Abschnitt Webhooks unter «Für Entwickler».

Unter Einstellungen → Mitglieder lädst du Personen per E-Mail ein und weist ihnen Rollen zu. Rollen steuern, was jemand sehen und ändern darf — auf Workspace- und Projektebene.

1. 1Öffne Einstellungen → Mitglieder.
2. 2Gib die E-Mail-Adresse ein und wähle eine Rolle.
3. 3Die Person erhält eine Einladung und tritt nach Annahme dem Workspace bei.

• Profil: Name, Avatar, Sprache und Zeitzone unter Einstellungen → Profil.
• Benachrichtigungen: Steuere unter Einstellungen → Benachrichtigungen genau, welche Ereignisse dir per E-Mail und welche nur in der App gemeldet werden.

Mit Intake-Formularen (Einstellungen → Formulare) sammelst du Anfragen von aussen. Du definierst eigene Felder und ein Zielprojekt; jede Einsendung landet automatisch als Aufgabe.

1. 1Erstelle ein Formular, definiere Felder (z. B. Betreff, Beschreibung) und wähle ein Zielprojekt.
2. 2Kopiere den öffentlichen Link und teile ihn mit Kund:innen oder Kolleg:innen.
3. 3Eingaben erscheinen als neue Aufgaben im gewählten Projekt.

Die PM-Akademie bietet quellenbasierte Kurse zu Projektmanagement-Methoden, Schweizer Recht und Compliance, Wirtschaftlichkeit und zu Flenio selbst. So bringst du dein Team auf einen gemeinsamen Wissensstand, ohne Flenio zu verlassen. Jeder Kurs ist in Module und Lektionen gegliedert, enthält Lernziele und kurze Quizfragen; dein Lernfortschritt wird pro Lektion gespeichert.

• Lernpfade: kuratierte Kursfolgen je Rolle, z. B. Projektleitung, Compliance für Kanzleien und Treuhand, Business-Analyse, Öffentliche Hand oder Geschäftsleitung & PMO.
• Praxisaufträge: Viele Lektionen enden mit einem Auftrag im eigenen Workspace. Flenio prüft ihn auf Knopfdruck, bevor die Lektion abgeschlossen werden kann. Setzt ein Auftrag Administrationsrechte voraus, wird er für Mitglieder nicht geprüft.
• Zertifikate: Sind alle Lektionen abgeschlossen und liegt der Durchschnitt der Wissens-Checks bei mindestens 70 %, stellst du auf der Kursseite ein Zertifikat aus – druckbar, als PDF speicherbar, mit Prüfcode und öffentlichem Prüflink für LinkedIn. Voraussetzung ist ein Name im Profil.
• Auffrischung: «Kurs erneut absolvieren» setzt den eigenen Fortschritt zurück; nach dem erneuten Durchlauf lässt sich ein neues Zertifikat ausstellen. Bestehende Zertifikate bleiben erhalten.
• Sprachen: Kurse erscheinen in deiner Oberflächensprache, sofern eine Übersetzung vorliegt (derzeit «Flenio Practitioner» auf Französisch und Italienisch). Nicht übersetzte Kurse sind mit «Auf Deutsch» gekennzeichnet. Auswertung, Praxisprüfung und Zertifikatsregel sind in allen Sprachen identisch; der FlenioAI-Trainer antwortet in deiner Sprache.
• FlenioAI-Trainer mit Projektbezug: Im Trainer wählst du optional ein Projekt, auf das die Lektion angewendet werden soll. Übermittelt werden nur Name, Beschreibung und Kennzahlen des Projekts.

1. 1Administratoren öffnen PM-Akademie → Team-Fortschritt.
2. 2Unter «Kurs zuweisen» Kurs, Personen, optionale Frist und Wiederholung (einmalig, halbjährlich, jährlich, alle 2 Jahre) wählen.
3. 3Die zugewiesenen Personen sehen den Kurs oben in der Akademie mit Frist und Status (offen, bald fällig, überfällig, erledigt).
4. 4Bei wiederkehrenden Zuweisungen ist ein Zertifikat für das gewählte Intervall gültig; 14 Tage vor Ablauf wechselt der Status auf «bald fällig».
5. 5Zugewiesene Personen erhalten eine E-Mail und einen Hinweis in der Glocke. 14 Tage vor Frist oder Ablauf und einmalig nach Verstreichen erinnert Flenio automatisch. Die Mails lassen sich unter Einstellungen → Benachrichtigungen («PM-Akademie») abschalten.

Das Löschen eines Workspace führt dich durch drei Schritte. Zuerst siehst du, was betroffen ist — Projekte, Aufgaben, Dateien und Mitglieder. Danach sicherst du deine Daten. Erst im dritten Schritt wird gelöscht.

Vor einer Übertragung prüft Flenio mögliche Konflikte und zeigt sie an: Ist im Ziel bereits eine Projektadresse vergeben, wird automatisch umbenannt. Sind zugewiesene Personen im Ziel kein Mitglied, werden deren Aufgaben auf „nicht zugewiesen" gesetzt — die Aufgaben selbst bleiben erhalten. Reicht das Projekt-Limit des Ziel-Plans nicht aus, wird die Übertragung blockiert, bevor etwas passiert.

Nach dem Löschen verschwindet der Workspace sofort aus allen Ansichten, bleibt aber 30 Tage wiederherstellbar. Unter Einstellungen → Workspace findest du in dieser Zeit die Schaltfläche zum Wiederherstellen samt Enddatum. Erst danach wird endgültig gelöscht — einschliesslich aller Dateien im Speicher.

Unter Ressourcen findest du neben der Kapazitäts- und Auslastungsansicht die Zeitachse. Jede Zeile ist eine Person, jede Spalte eine Woche, jeder Balken eine terminierte Aufgabe. Ein Klick auf einen Balken öffnet die Aufgabe.

• Rot hinterlegte Wochen bedeuten Überlastung: geplanter Aufwand über der Wochenkapazität der Person.
• Grau hinterlegte Wochen enthalten Feiertage — nach Land und Kanton des Workspace.
• Die Zeile «Unzugewiesen» sammelt terminierte Aufgaben ohne verantwortliche Person. Sie ist bewusst sichtbar: Genau dort steckt die Planungslücke.
• Farbe wahlweise nach Projekt, Gruppe oder Phase.

Die Wochenkapazität stammt aus dem Profil der jeweiligen Person und lässt sich dort anpassen. Ohne Angabe wird mit 40 Stunden gerechnet.

Beim Anlegen eines Workspace wählst du ein Branchen-Profil. Es setzt sinnvolle Voreinstellungen, statt dass du jede Option einzeln suchen musst. Der Aufbau von Flenio bleibt in allen Profilen derselbe — es ändern sich nur Vorgaben und Bezeichnungen.

Jede Einstellung lässt sich anschliessend einzeln anpassen. Das Profil ist ein Startpunkt, keine Sperre: Eine Kanzlei kann die KI später aktivieren, eine Agentur strengere Abhängigkeiten einschalten.

Ein neues Projekt entsteht auf vier gleichwertigen Wegen: leer, von der KI erzeugt, aus der mitgelieferten Bibliothek oder aus einer eigenen Vorlage deines Workspace.

Eigene Vorlagen lassen sich auf zwei Arten anlegen. Der Alltagsweg: ein bewährtes Projekt «Als Vorlage speichern» — direkt aus dem Menü der Projektkarte oder aus den Projekt-Einstellungen. Übernommen werden Aufgaben samt Unteraufgaben, Phasen, Meilensteine und Abhängigkeiten; die Zusammenfassung zeigt dir vor dem Abschluss genau, was die Vorlage enthält. Der zweite Weg: von Grund auf im Vorlagen-Editor unter «Vorlagen & Bibliothek» → «Projektvorlagen», wo du dieselbe Struktur Zeile für Zeile definierst — oder eine gespeicherte Vorlage nachschärfst.

Termine werden beim Speichern automatisch relativiert: Das früheste Datum im Projekt wird zu «Tag 0», alles andere zu Offsets. Ein Projekt aus der Vorlage startet dadurch immer voll terminiert ab dem nächsten Montag — die Vorlage altert nie. Bewusst nicht übernommen werden Zuweisungen, Kommentare, Dateien und der Erledigt-Status: Eine Vorlage ist ein Bauplan, kein Backup.

Die mitgelieferte Bibliothek enthält neben den Methodenvorlagen auch fertige Unternehmensprozesse: Rekrutierung und Onboarding, ISO-27001-Audit, Beschaffung und Ausschreibung, Jahresabschluss sowie die Mandatseröffnung für Kanzleien. Alle nutzen Abhängigkeiten und Vorlaufzeiten — bei der Beschaffung etwa liegt zwischen Zuschlag und Vertragsabschluss die Einsprachefrist als echte Wartezeit.

Aufgaben lassen sich verknüpfen: Eine Aufgabe blockiert eine andere. Verschiebt sich der Vorgänger, rechnet Flenio die Nachfolger automatisch nach — vorwärts, nie rückwärts, damit Termine nicht unerwartet nach vorn wandern.

Jede Verknüpfung kann einen Vorlauf tragen: positiv als Wartezeit («Einsprachefrist läuft 30 Tage nach Zustellung»), negativ als Überlappung («Test startet drei Tage vor Ende der Entwicklung»). Ob in Kalender- oder Arbeitstagen gerechnet wird, legst du im Workspace fest, kannst es je Projekt und sogar je Verknüpfung abweichend setzen — gesetzliche Fristen und interne Bearbeitung folgen oft unterschiedlichen Kalendern.

Jede Freigabe im Modus «Blockade mit Ausnahme» wird mit Begründung festgehalten und erscheint im Sicherheitsprotokoll. So bleibt nachvollziehbar, warum von der Regel abgewichen wurde.

Der kritische Pfad zeigt die Kette ohne Puffer — jene Aufgaben, bei denen jede Verzögerung das Projektende verschiebt. Er lässt sich in der Timeline ein- und ausblenden und ist reine Erkenntnishilfe, keine Automatik.

Ab etwa fünfzehn Projekten wird eine flache Liste unübersichtlich. Flenio kennt deshalb eine Ordnungsebene zwischen Workspace und Projekt. Wie sie heisst, legst du je Workspace fest: «Programm», «Rechtsgebiet», «Bauvorhaben», «Kunde» oder «Bereich». Der Aufbau bleibt derselbe — nur die Bezeichnung passt sich deiner Branche an.

• Zwei Ebenen sind möglich (z. B. Immobilienrecht → Beurkundungen), mehr bewusst nicht — sonst entsteht ein Dateisystem.
• Eine Gruppe zu löschen entfernt niemals Projekte; sie erscheinen danach unter «Nicht zugeordnet».
• Projekte ohne Gruppe funktionieren unverändert weiter. Wer nie eine Gruppe anlegt, merkt von der Ebene nichts.

Davon getrennt gibt es die Phase eines Projekts (etwa Initialisierung, Konzept, Realisierung, Einführung). Sie beschreibt einen Zustand, der sich im Lauf der Zeit ändert — deshalb ist sie ein Feld und kein Behälter. Sonst müsstest du jedes Projekt beim Fortschreiten in einen anderen Ordner verschieben.

Die Projekte-Übersicht macht die Ordnung sichtbar: ein aufklappbarer Abschnitt je Gruppe mit Kennzahlen im Kopf (Anzahl Projekte und offene Aufgaben, über Untergruppen summiert), Untergruppen als eingerückte Unterabschnitte, «Nicht zugeordnet» zuletzt. Dazu Filter für Freitext, Gruppe (inklusive Untergruppen) und «nur mit offenen Aufgaben» — plus ein Umschalter zwischen gruppierter und flacher Ansicht. Auch die Seitenleiste gliedert die Projekte nach ihrer Gruppe.

Beim Import aus Monday werden Ordner zu Gruppen. Sieht ein Ordnername eher nach einem Projektzustand aus (etwa «Initialisierung»), schlägt der Assistent vor, ihn stattdessen als Phase zu übernehmen. Ein zweiter Importlauf erzeugt keine doppelten Gruppen.

Unter Einstellungen → Protokoll findest du als Owner oder Admin das Sicherheitsprotokoll deines Workspace. Es beantwortet die Frage, wer wann worauf zugegriffen hat — die Grundlage, um eigene Sorgfaltspflichten nachzuweisen.

Die IP-Adresse wird nur als Prüfsumme gespeichert. Damit lässt sich erkennen, ob mehrere Anmeldungen von derselben Herkunft kamen, ohne die Adresse selbst vorzuhalten.

Wie weit das Protokoll zurückreicht, hängt vom Plan ab; die aktuelle Aufbewahrungsdauer steht über der Tabelle. Im Business-Plan wird unbegrenzt aufbewahrt. Über «CSV exportieren» lässt sich der gefilterte Ausschnitt für eigene Auswertungen oder ein Audit herunterladen.

Flenio legt vollständig offen, welche Anbieter mit deinen Daten in Berührung kommen. Das vollständige Verzeichnis findest du in Anlage 1 des Auftragsverarbeitungsvertrags sowie in Ziffer 7 der Datenschutzerklärung — beide werden aus derselben Quelle erzeugt und können daher nicht auseinanderlaufen.

Klasse-B-Empfänger sind rechtlich keine Unterauftragsverarbeiter von Flenio: Mit dem Verbinden erteilst du die Weisung zur Übermittlung, und das Vertragsverhältnis besteht zwischen dir und dem Anbieter. Deshalb zeigt Flenio vor dem Verbinden einen Hinweis, welche Daten übermittelt werden, und protokolliert deine Bestätigung.

KI-Verarbeitung lässt sich pro Workspace vollständig abschalten (Einstellungen → Workspace). Alternativ kannst du einen eigenen KI-Anbieter mit Verarbeitung in der Schweiz oder der EU hinterlegen; dann verlässt kein Prompt den europäischen Raum.

Unter Einstellungen → Sicherheit schützt du dein Konto. Aktiviere die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer Authenticator-App (TOTP) und behalte den Überblick über alle angemeldeten Geräte.

• 2FA / TOTP: zusätzlicher Code beim Login über eine Authenticator-App.
• Sitzungen: sieh alle aktiven Geräte/Browser und beende einzelne oder alle anderen Sitzungen.
• Passwort jederzeit ändern.

Du kannst deine Daten exportieren und dein Konto inklusive aller eigenen Workspaces löschen. Damit unterstützt Flenio die Betroffenenrechte aus revDSG und DSGVO (Auskunft, Datenexport, Löschung).

Für Unternehmen unterstützt Flenio Single Sign-On über SAML (Einstellungen → SSO). Dein Team meldet sich über euren Identity-Provider an; die Konfiguration nimmt ein Workspace-Admin vor.

Über die Flenio-API steuerst du deine Daten programmatisch. Erstelle einen API-Schlüssel unter Einstellungen → API und authentifiziere damit deine Anfragen an die v1-Endpunkte.

• Ressourcen: Workspaces, Projekte und Aufgaben (tasks, projects, workspaces).
• Zapier-Endpunkte für No-Code-Verknüpfungen.
• Schlüssel lassen sich benennen, deaktivieren und widerrufen.

Webhooks (Einstellungen → Webhooks) schicken bei bestimmten Ereignissen eine HTTP-Anfrage an eine von dir hinterlegte URL — ideal für Slack, Zapier oder eigene Systeme. Fehlgeschlagene Zustellungen werden automatisch erneut versucht.

Drücke jederzeit ? für die Übersicht aller Tastenkürzel. Die wichtigsten:

Dieser Ablauf verbindet mehrere Funktionen zu einem durchgängigen Prozess. So sieht ein typischer Kundenauftrag in Flenio aus:

1. 1Anfrage erfassen: Kund:in füllt dein Intake-Formular aus — die Anfrage landet automatisch als Aufgabe im Zielprojekt.
2. 2Projekt aufsetzen: aus einer Vorlage starten oder per KI ein Projekt aus der Anfrage generieren.
3. 3Arbeit organisieren: Aufgaben im Kanban abarbeiten, Zeit auf abrechenbare Positionen buchen.
4. 4Automatisch informieren: Automation «Status → Erledigt» sendet dem Kunden bzw. der Projektleitung eine Meldung.
5. 5Abrechnen: aus der erfassten Zeit eine Rechnung mit QR erstellen und per bexio/DATEV in die Buchhaltung übergeben.

1. 1Sprint-Projekt anlegen, Aufgaben aus dem Backlog in «Todo» ziehen.
2. 2Im Kanban arbeiten — Karten wandern von «In Arbeit» über «Review» zu «Erledigt».
3. 3Automation: «Status → Review» weist automatisch die Lead-Person zur Abnahme zu.
4. 4Workload prüfen, damit niemand überlastet ist.
5. 5Zum Sprint-Ende einen KI-generierten Statusbericht teilen.

1. 1Montag: FlenioAI fragen «Hilf mir, meine Woche zu priorisieren».
2. 2Täglich: Inbox abarbeiten, mit C neue Aufgaben festhalten.
3. 3Laufend: Zeit pro Aufgabe buchen, abrechenbare markieren.
4. 4Freitag: Wochenfortschritt im Bericht prüfen.
5. 5Monatsende: erfasste Zeit in eine QR-Rechnung überführen.

Neben der App stellt Flenio öffentliche Werkzeuge bereit, die ohne Konto funktionieren — für die Offerte, das Sprint Planning, den Jahresabschluss oder die Tool-Prüfung. Sie rechnen und speichern im Browser; nichts wird übertragen.

Flenio gibt es in mehreren Plänen. Alle hosten in der Schweiz und setzen DSGVO- und revDSG-Standards um. Die jeweils aktuellen Preise findest du auf der Preise-Seite — hier geht es um den Funktionsumfang.