Datenstandort Schweiz

KI-Funktionen im Projekttool: Was mit den Daten passiert

Für: Datenschutzverantwortliche, Kanzleien und alle, die KI-Funktionen bewusst einsetzen wollen.

Kurz erklärt

KI-Funktionen senden Ausschnitte der Projektdaten an einen Modellanbieter. Vier Fragen entscheiden: Welcher Anbieter und wo? Wird auf den Daten trainiert? Wie lange werden Anfragen gespeichert? Lässt sich die Funktion pro Workspace abschalten oder ein eigener Anbieter hinterlegen? Für Mandate mit erhöhter Vertraulichkeit sollte die Antwort auf die letzte Frage «ja» sein.

KI-Assistenten sind der grösste neue Datenfluss in Projekttools — und der am wenigsten verstandene. Wer «Zusammenfassen» klickt, sendet den Inhalt an einen Modellanbieter, meistens in den USA. Das ist nicht per se ein Problem. Ein Problem ist, wenn niemand weiss, dass es passiert, oder es sich nicht abschalten lässt.

Die vier Fragen

An jeden Anbieter mit KI-Funktionen:

Welcher Modellanbieter, in welchem Land — und steht er in der Subprozessorliste?
Werden Eingaben zum Training verwendet? (Bei Business-APIs der grossen Anbieter üblicherweise nein — aber es muss vertraglich stehen.)
Wie lange werden Anfragen beim Modellanbieter gespeichert? (Typisch 0–30 Tage für Missbrauchserkennung.)
Kann die Funktion pro Workspace oder Projekt deaktiviert werden — und kann man einen eigenen Anbieter oder Schlüssel hinterlegen?

Wie Flenio KI einsetzt

Standard-Anbieter ist Anthropic (USA), ausschliesslich bei aktiver Nutzung einer KI-Funktion — nichts wird im Hintergrund gesendet. Eingaben werden vertraglich nicht zum Training verwendet und standardmässig innert 30 Tagen gelöscht. Die KI lässt sich pro Workspace vollständig deaktivieren. Wer einen eigenen Anbieter bevorzugt (etwa einen EU- oder Schweizer Dienst), hinterlegt dessen Schlüssel — dann gilt der Standard-Anbieter für diesen Workspace nicht.

Empfehlung für Berufsgeheimnisträger

Für Kanzleien, Treuhand und Gesundheitsbetriebe: KI standardmässig aus, Aktivierung bewusst pro Workspace, und dort nur für Inhalte ohne Mandats- oder Patientenbezug. Alternativ ein eigener Anbieter mit Schweizer oder EU-Standort. Die Entscheidung dokumentieren — sie gehört zur Sorgfaltspflicht bei der Anbieterwahl.

Häufige Fragen

Sieht die KI alle meine Daten?

Nein — nur den Ausschnitt, den die konkrete Funktion braucht (z. B. die Aufgabe, die zusammengefasst wird). Bei Flenio werden keine Daten proaktiv an den Modellanbieter gesendet.

Ist ein Schweizer KI-Anbieter besser?

Für den Standort ja. Modellqualität und Verfügbarkeit variieren. Mit der Möglichkeit, einen eigenen Anbieter zu hinterlegen, kann man beides abwägen.

Was ist mit KI-generierten Inhalten und Haftung?

KI-Ausgaben sind Vorschläge, keine Entscheidungen. Für Fristen und Rechtsauskünfte bleibt die Prüfung durch einen Menschen Pflicht — das ist keine Datenschutz-, sondern eine Sorgfaltsfrage.