Datenstandort Schweiz
Datenstandort Schweiz — was zählt, was Marketing ist
Kanzleien, Treuhänder und Praxen müssen wissen, wo ihre Projektdaten liegen und wer darauf zugreifen kann. Diese Leitfäden erklären die Rechtslage, die technischen Realitäten und die Fragen, die man jedem Anbieter stellen sollte — auch uns.
Kernspeicherung in Zürich · Subprozessoren offengelegt · revDSG & DSGVO
«Hosting in der Schweiz» — was das wirklich bedeutet
Rechenzentrum, Subprozessoren, Zugriff aus dem Ausland, Support, Backups, KI-Funktionen: Sechs Fragen, die «Hosting in der Schweiz» erst zu einer belastbaren Aussage machen. Sachlich, ohne Marketing-Absolutheiten.
WeiterlesenSubprozessoren: Wer ausser dem Anbieter noch mitliest
Was ein Subprozessor ist, warum jeder SaaS-Anbieter welche hat, wie man die Liste liest und welche Einträge bei Berufsgeheimnisträgern kritisch sind. Mit Beispiel-Bewertung.
WeiterlesenAnwaltsgeheimnis und Cloud: Was eine Kanzlei prüfen muss
Darf eine Anwaltskanzlei Mandatsdaten in die Cloud geben? Art. 321 StGB, Art. 13 BGFA, die Leitlinien des SAV, faktischer Zugriff, Verschlüsselung, Subprozessoren und was im Vertrag stehen muss. Orientierung, keine Rechtsberatung.
WeiterlesenTreuhand und Datenschutz: Mandantendaten im Projekttool
Treuhänder verarbeiten Lohn-, Steuer- und Finanzdaten ihrer Mandanten: besonders schützenswerte Daten nach revDSG. Was das für Tool-Auswahl, Rollen, Aufbewahrung und den AVV bedeutet — und was ins Projekttool gehört und was nicht.
WeiterlesenGesundheitsdaten in Praxis und Klinik: Projekttools richtig einsetzen
Gesundheitsdaten sind besonders schützenswert (revDSG) und unterstehen dem Patientengeheimnis. Was ein Projekt- oder Aufgabentool in Praxis, Spitex oder Klinik verarbeiten darf, wie man Patientenbezug vermeidet und welche Anforderungen an Anbieter gelten.
WeiterlesenrevDSG im Projektmanagement: Was seit 2023 gilt
Das revidierte Datenschutzgesetz betrifft jedes Projektteam: Informationspflicht, Bearbeitungsverzeichnis, Privacy by Design, Meldung von Datenpannen, Auskunftsrecht. Was das konkret für Projekttools, Kundenprojekte und Externe bedeutet.
WeiterlesenDer Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), erklärt
Wann braucht ein KMU einen AVV, was muss er nach Art. 9 revDSG und Art. 28 DSGVO enthalten, welche Klauseln sind kritisch (Subprozessoren, Weisungen, Löschung, Audit) und wie man ihn in fünf Minuten prüft.
WeiterlesenAudit-Log: Wer hat wann was geändert — und warum das zählt
Was ein Audit-Log protokollieren sollte, wofür man es braucht (Berufsgeheimnis, Revisionssicherheit, ISO 27001, Streitfälle), wie lange man es aufbewahrt und wo die Grenze zur Mitarbeiterüberwachung liegt.
WeiterlesenLöschkonzept für Projektdaten: Fristen, die man verteidigen kann
Wie lange müssen Projekte, Aufgaben, Zeiteinträge, Rechnungen und Mitarbeiterdaten aufbewahrt werden — und wann müssen sie weg? Löschkonzept mit Schweizer Fristen (OR 958f, revDSG) und Vorlage für KMU.
WeiterlesenMitarbeiterdaten im Projekttool: Zeiterfassung, Auslastung, Absenzen
Zeiterfassung, Auslastung und Absenzen sind Personendaten der Mitarbeitenden. Was das Arbeitsgesetz erlaubt (Art. 26 ArGV 3), was revDSG verlangt, wie man Auslastungsdaten fair nutzt und was man dem Team sagen muss.
WeiterlesenExterne im Projekttool: Freelancer, Kunden, Partner sicher einbinden
Freelancer, Kundenvertreter und Partnerfirmen brauchen Zugriff — aber nicht auf alles. Rollenmodell, Gastzugänge, Vertraulichkeit, Datenschutz nach revDSG und der oft vergessene Schritt: Offboarding.
WeiterlesenHomeoffice und Datenschutz: Projektdaten ausserhalb des Büros
Projektdaten auf dem privaten Laptop, im Zug, im WLAN des Cafés: Welche technischen und organisatorischen Massnahmen das revDSG verlangt, was ins Homeoffice-Reglement gehört und warum ein Browser-Tool sicherer sein kann als lokale Dateien.
WeiterlesenKI-Funktionen im Projekttool: Was mit den Daten passiert
KI-Assistenten lesen Aufgaben, Kommentare und Dokumente. Wohin gehen die Daten, wird trainiert, wie lange gespeichert, kann man es abschalten? Die Fragen an jeden Anbieter — und die Antworten für Flenio (Anthropic, USA, kein Training, abschaltbar, eigener Anbieter möglich).
WeiterlesenProjekttool auswählen: Die Datenschutz-Prüfung in 30 Minuten
Zwölf Prüfkriterien für die Datenschutz-Bewertung eines Projektmanagement-Tools: Standort, Subprozessoren, AVV, TOMs, Rollen, 2FA/SSO, Audit-Log, Export, Löschung, KI, Support-Zugriff, Vertragsrecht. Mit Gewichtung für Kanzlei, Treuhand, Agentur.
WeiterlesenDatenexport und Anbieterwechsel: Warum der Ausstieg vor dem Einstieg geprüft wird
Was passiert mit den Projektdaten, wenn man kündigt? Exportformate, Vollständigkeit (Anhänge, Kommentare, Zeiten, Rechnungen), Fristen, Löschbestätigung und wie man den Wechsel plant. Das Recht auf Datenportabilität nach revDSG und DSGVO.
WeiterlesenBackup und Wiederherstellung bei SaaS: Wer sichert was — und für wen?
SaaS-Anbieter sichern gegen ihren Ausfall, nicht gegen dein Löschen. Was Backups beim Anbieter abdecken (Infrastruktur, Point-in-Time), was nicht (versehentliches Löschen, gekündigtes Konto), wie lange sie vorgehalten werden und warum ein eigener Export dazugehört.
WeiterlesenVerschlüsselung bei Cloud-Tools: Was «verschlüsselt» wirklich bedeutet
«Verschlüsselt» steht auf jeder Anbieterseite. Aber wovor schützt es? Transport (TLS), Speicher (at Rest), Ende-zu-Ende — und die Frage, wer die Schlüssel hat. Sachlich erklärt für Entscheider ohne IT-Hintergrund, mit den Grenzen jeder Methode.
WeiterlesenZugriffsrechte im Projekttool: Ein Berechtigungskonzept auf einer Seite
Wer darf was sehen? Ein Berechtigungskonzept für Projekttools in KMU: Rollen statt Einzelrechte, Need-to-know je Projekt, Externe eingeschränkt, Administratoren zu zweit, regelmässige Prüfung, Offboarding am ersten Tag. Mit Vorlage.
WeiterlesenInformationspflicht: Was Mitarbeitende und Kunden über das Projekttool wissen müssen
Wer ein Projekttool einführt, verarbeitet Personendaten von Mitarbeitenden, Kunden und Externen — und muss darüber informieren (revDSG Art. 19). Was in die Mitarbeiterinformation, die Datenschutzerklärung und die Kundenmitteilung gehört, mit Textbausteinen.
WeiterlesenrevDSG und Software: Woran man datenschutzkonforme Werkzeuge erkennt
Keine Software ist «revDSG-zertifiziert» — konform ist die Bearbeitung, nicht das Werkzeug. Welche acht Punkte ein Anbieter erfüllen muss, damit Sie Ihre Pflichten nach dem Schweizer Datenschutzgesetz einhalten können: AVV, Subprozessoren, Standort, Sicherheit, Export, Löschung.
WeiterlesenAufbewahrungsfristen Schweiz: Was wie lange aufbewahrt werden muss
Aufbewahrungspflichten und Löschpflichten gleichzeitig erfüllen: 10 Jahre für Geschäftsbücher und Belege (OR Art. 958f), 10 Jahre MWST-Unterlagen, 5 Jahre Arbeitszeitnachweise, dazu das revDSG-Gebot, Personendaten nicht länger als nötig zu behalten. Übersicht mit Praxistipps für Projektunternehmen.
WeiterlesenPflege, Spitex und Heime: Gesundheitsdaten in der Organisation und im Projekt
Pflegeorganisationen bearbeiten besonders schützenswerte Gesundheitsdaten und unterstehen dem Berufsgeheimnis (Art. 321 StGB). Was in die Pflegedokumentation gehört, was in Projekt- und Organisationswerkzeuge darf, und wie man Standorte, Dienste und Zugriffe sauber trennt.
WeiterlesenCloud in der Anwaltskanzlei einführen: Schritt für Schritt
Wie eine Kanzlei Cloud-Werkzeuge einführt, ohne das Anwaltsgeheimnis zu gefährden: Datenkategorien festlegen, Anbieter prüfen, Vertrag und Geheimhaltung regeln, Zugriffe beschränken, Mandanten informieren. Praktischer Ablauf für kleine und mittlere Kanzleien.
WeiterlesenDatenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Wann sie nötig ist und wie sie gelingt
Eine DSFA ist nach Art. 22 revDSG nötig, wenn eine Bearbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für betroffene Personen birgt — etwa bei umfangreicher Bearbeitung besonders schützenswerter Daten. Wann das zutrifft, was hineingehört und wie ein KMU sie pragmatisch erstellt.
WeiterlesenDatenschutzberater nach revDSG: Pflicht, Nutzen, Anforderungen
Private Unternehmen müssen nach revDSG keinen Datenschutzberater ernennen — sie können. Was Art. 10 verlangt (Unabhängigkeit, Fachwissen, Meldung an den EDÖB), welchen Vorteil die Ernennung bei der Datenschutz-Folgenabschätzung bringt und wann ein externer Berater sinnvoll ist.
WeiterlesenSwiss-U.S. Data Privacy Framework: Was es für US-Tools bedeutet
Swiss-U.S. Data Privacy Framework (DPF): Seit dem 15. September 2024 dürfen Personendaten aus der Schweiz ohne zusätzliche Garantien an zertifizierte US-Unternehmen übermittelt werden. Was das heisst, wie man die Zertifizierung prüft und wo Grenzen bleiben.
WeiterlesenStandardvertragsklauseln (SCC) in der Schweiz: Wann und wie man sie braucht
Standardvertragsklauseln (SCC) in der Schweiz: Wann sie für Datentransfers ins Ausland nötig sind, welche Klauseln der EDÖB anerkennt, welche Schweizer Anpassungen gelten und warum eine Risikoabwägung zum Transfer dazugehört.
WeiterlesenBewerberdaten aufbewahren und löschen: Was in der Schweiz gilt
Bewerberdaten nach revDSG und OR: welche Daten Arbeitgeber bearbeiten dürfen, wie lange Bewerbungsunterlagen nach einer Absage aufbewahrt werden, wann ein Talentpool zulässig ist und wie Rekrutierungsprojekte datenschutzkonform laufen.
WeiterlesenDatenschutzerklärung nach revDSG: Pflichtangaben für Website und Firma
Datenschutzerklärung nach revDSG: welche Angaben Art. 19 DSG mindestens verlangt, was bei Website, Newsletter, Tools und Auslandtransfers dazugehört und wie man die Erklärung aktuell hält. Mit Checkpunkten für KMU.
WeiterlesenCookie-Banner in der Schweiz: Was das Gesetz wirklich verlangt
Cookies und Tracking in der Schweiz: Art. 45c FMG verlangt Information und eine Ablehnungsmöglichkeit, das revDSG Transparenz. Wann ein Opt-in nötig wird, was für Besucher aus der EU gilt und wie ein schlanker, rechtssicherer Cookie-Hinweis aussieht.
WeiterlesenAuskunftsbegehren nach DSG beantworten: Fristen, Inhalt, Ablauf
Auskunftsbegehren nach Art. 25 DSG richtig beantworten: Frist von 30 Tagen, Identitätsprüfung, Pflichtinhalt der Auskunft, Einschränkungen und Kostenbeteiligung. Mit einem einfachen Ablauf für KMU, Kanzleien und Treuhandbüros.
WeiterlesenVerzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten: Wer es braucht und was hineingehört
Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten nach Art. 12 DSG: Pflichtinhalt für Verantwortliche und Auftragsbearbeiter, die Ausnahme für Unternehmen unter 250 Mitarbeitenden nach Art. 24 DSV und wann sie nicht gilt – mit Vorgehen für den Aufbau.
WeiterlesenDatenschutz-Schulung für Mitarbeitende: Inhalte, Rhythmus, Nachweis
Datenschutz-Schulung für Mitarbeitende in KMU: welche Inhalte nach revDSG wichtig sind, wie oft geschult werden sollte, wie man Schulungen nachweist und welche Themen bei Berufsgeheimnis, KI und Homeoffice dazugehören.
WeiterlesenVideokonferenzen und Datenschutz: Aufzeichnung, Tools, Berufsgeheimnis
Datenschutz bei Videokonferenzen in der Schweiz: Toolauswahl und Auslandtransfer, Aufzeichnungen nur mit Wissen aller (Art. 179ter StGB), Transkripte und KI-Zusammenfassungen, Bildschirmfreigabe und besondere Regeln für Kanzleien und Gesundheitswesen.
WeiterlesenE-Mail-Archivierung in der Schweiz: Was muss wie lange aufbewahrt werden?
E-Mail-Archivierung in der Schweiz: Welche E-Mails nach Art. 958f OR und MWSTG aufbewahrt werden müssen, wie lange, welche Anforderungen die Geschäftsbücherverordnung stellt und wann der Datenschutz die Löschung verlangt.
WeiterlesenCRM und Datenschutz: Kundendaten nach revDSG sauber führen
CRM und Datenschutz in der Schweiz: welche Kundendaten in ein CRM gehören, Transparenz und Zweckbindung, Notizen über Personen, Zugriffsrechte, Auslandtransfer und Löschung. Praxisleitfaden für KMU, Agenturen und Beratungen.
WeiterlesenNewsletter in der Schweiz: Einwilligung, Ausnahmen und Abmeldung
Newsletter und E-Mail-Marketing in der Schweiz: Einwilligungspflicht für Massenwerbung nach Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG, die Ausnahme für bestehende Kunden, korrekter Absender, Abmeldelink, Double-Opt-in und Datenschutz beim Versanddienst.
WeiterlesenWhatsApp im Unternehmen: Was beim geschäftlichen Einsatz zu beachten ist
WhatsApp im Unternehmen: Kontaktabgleich, Datenweitergabe an den Anbieter, Berufsgeheimnis, Aufbewahrung geschäftlicher Nachrichten und Alternativen. Was KMU, Kanzleien und Projektteams vor dem geschäftlichen Einsatz klären sollten.
WeiterlesenProfiling nach revDSG: Was es ist und wann es eine Einwilligung braucht
Profiling nach dem Schweizer Datenschutzgesetz: Definition nach Art. 5 lit. f und g DSG, Profiling mit hohem Risiko, ausdrückliche Einwilligung nach Art. 6 Abs. 7, Datenschutz-Folgenabschätzung und typische Beispiele aus Marketing, HR und Software.
WeiterlesenÜberwachung am Arbeitsplatz: Was Arbeitgeber in der Schweiz dürfen
Überwachung von Mitarbeitenden in der Schweiz: das Verbot der Verhaltensüberwachung nach Art. 26 ArGV 3, Art. 328b OR, zulässige Kontrollen, E-Mail- und Internetnutzung, Zeiterfassung und Transparenz. Mit Hinweisen für Projekt- und Zeiterfassungstools.
WeiterlesenDatenträger sicher entsorgen: Notebooks, Festplatten und Smartphones
Datenträger sicher entsorgen: Notebooks, Festplatten, SSDs, USB-Sticks und Smartphones datenschutzkonform löschen oder vernichten. Methoden von Überschreiben über kryptografisches Löschen bis zur physischen Zerstörung, Nachweis und Entsorger.
WeiterlesenZwei-Faktor-Anmeldung im Unternehmen einführen: Leitfaden für KMU
Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA) im Unternehmen einführen: welche Konten zuerst, welche Verfahren (App, Sicherheitsschlüssel, SMS), wie Mitarbeitende mitgenommen werden und was bei verlorenen Geräten passiert. Praxisleitfaden für KMU.
WeiterlesenBesonders schützenswerte Personendaten: Was dazugehört und was daraus folgt
Besonders schützenswerte Personendaten nach Art. 5 lit. c DSG: Gesundheit, Religion, politische Ansichten, genetische und biometrische Daten, Straf- und Sozialhilfedaten. Was daraus für Einwilligung, Weitergabe, DSFA und Datensicherheit folgt.
WeiterlesenKontaktformulare und Online-Formulare datenschutzkonform gestalten
Online- und Kontaktformulare nach revDSG: nur nötige Felder, Information über Zweck und Empfänger, verschlüsselte Übertragung, Speicherort und Löschung, Spam-Schutz und Formulardienste im Ausland. Mit Checkpunkten für KMU-Websites.
WeiterlesenDateien sicher mit Kunden teilen: Links, Portale und Berechtigungen
Dateien sicher mit Kunden und Partnern teilen: Freigabelinks mit Ablaufdatum und Passwort, Kundenportale, Gastzugänge, E-Mail-Anhänge und Berufsgeheimnis. Welche Methode wofür geeignet ist und wie man Freigaben im Griff behält.
WeiterlesenTestdaten und Datenschutz: Warum Produktivdaten nicht in den Test gehören
Testdaten nach revDSG: Warum Kopien von Produktivdaten in Test- und Entwicklungsumgebungen riskant sind, welche Alternativen es gibt (synthetische, anonymisierte, pseudonymisierte Daten) und welche Schutzmassnahmen gelten, wenn es nicht anders geht.
WeiterlesenServer-Logs und Datenschutz: Was protokolliert werden darf und wie lange
Server- und Anwendungslogs nach revDSG: IP-Adressen als Personendaten, Zweck der Protokollierung, Protokollierungspflicht nach Art. 4 DSV bei besonders schützenswerten Daten, Aufbewahrungsdauer, Zugriff und Kürzung.
WeiterlesenPrivacy by Design und by Default nach revDSG: Datenschutz von Anfang an
Datenschutz durch Technik und datenschutzfreundliche Voreinstellungen nach Art. 7 DSG: was die Pflicht bedeutet, wie man sie in Projekten umsetzt und welche Beispiele aus Software, Formularen und Prozessen typisch sind.
WeiterlesenFreelancer und externe Mitarbeitende: Datenzugriff richtig regeln
Datenschutz bei Freelancern und externen Mitarbeitenden: Auftragsbearbeitung oder eigene Verantwortung, Geheimhaltung, Zugriffsrechte, eigene Geräte, Berufsgeheimnis und Offboarding. Für Agenturen, IT-Dienstleister und Kanzleien.
WeiterlesenFotos von Mitarbeitenden auf Website und Social Media: Was erlaubt ist
Fotos von Mitarbeitenden auf Website, Social Media und in Referenzen: Recht am eigenen Bild (Art. 28 ZGB), Einwilligung, Widerruf, Austritt, Teamfotos und Veranstaltungen. Praxisleitfaden für KMU und Agenturen in der Schweiz.
WeiterlesenKI-Chatbot auf der Website: Datenschutz, Transparenz und Haftung
KI-Chatbots auf Websites datenschutzkonform einsetzen: Transparenz gegenüber Nutzern, Datenübermittlung an KI-Anbieter, Speicherung von Chatverläufen, falsche Antworten, besonders schützenswerte Daten und Hinweise zu EU AI Act und EDÖB.
WeiterlesenWebanalyse in der Schweiz: Analytics datenschutzkonform einsetzen
Webanalyse und Analytics in der Schweiz: Information nach FMG 45c und revDSG, IP-Kürzung, Datenübermittlung ins Ausland, cookielose Alternativen, Einwilligung bei EU-Bezug und Datensparsamkeit. Leitfaden für KMU-Websites.
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