Datenstandort Schweiz

Anwaltsgeheimnis und Cloud: Was eine Kanzlei prüfen muss

Für: Anwältinnen, Anwälte und Kanzleiverantwortliche, die ein Projektmanagement- oder Mandatstool einführen.

Kurz erklärt

Ja, Kanzleien dürfen Cloud-Dienste nutzen — sofern der Anbieter als Hilfsperson gilt, vertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet ist, der Zugriff auf Mandatsdaten technisch und organisatorisch beschränkt bleibt und die Kanzlei die Auswahl dokumentiert. Der Standort ist ein Faktor; der faktische Zugriff ist der entscheidende.

Das Berufsgeheimnis ist keine Empfehlung, sondern Strafrecht (Art. 321 StGB). Trotzdem arbeiten die meisten Kanzleien längst mit Cloud-Diensten — E-Mail, Dokumentablage, Zeiterfassung. Die Frage ist nicht ob, sondern unter welchen Bedingungen. Der Schweizerische Anwaltsverband hat dazu Leitlinien publiziert; diese Seite fasst zusammen, worauf es in der Praxis ankommt.

Der Anbieter als Hilfsperson

Nach herrschender Auffassung darf ein Anwalt Hilfspersonen beiziehen, die dann selbst dem Geheimnis unterstehen — Sekretariat, IT-Dienstleister, Cloud-Anbieter. Voraussetzung ist eine vertragliche Geheimhaltungspflicht, die die Hilfsperson kennt und die sich auf deren Personal und Subprozessoren erstreckt. Ein Standard-AVV deckt das meist ab; sicherer ist eine ausdrückliche Klausel zum Berufsgeheimnis.

Faktischer Zugriff statt Standort

Ein Server in Zürich nützt wenig, wenn Support-Personal im Ausland darauf zugreifen kann. Darauf achten:

Zugriff des Anbieters nur auf Anfrage und protokolliert (Audit-Log)
Verschlüsselung in Transit und at Rest — mit klarer Aussage, wer die Schlüssel hält
Subprozessoren in der Schweiz oder EU für den Kern; Drittland-Dienste abschaltbar
Rollen und Berechtigungen im Tool, damit auch kanzleiintern nur sieht, wer muss

Was Flenio Kanzleien konkret bietet

Kernspeicherung in Zürich, Rollen mit Sichtbarkeit pro Projekt oder Mandat, Externe mit eingeschränktem Zugriff, ein Audit-Log für Änderungen, Datenexport jederzeit — und eine KI-Funktion, die pro Workspace abschaltbar ist, was für Mandate mit erhöhter Vertraulichkeit sinnvoll ist. Mandatsinhalte selbst (Schriftsätze, Korrespondenz) gehören in die Dokumentenablage der Kanzlei; Flenio organisiert Fristen, Aufgaben, Zeit und Rechnungen.

Häufige Fragen

Braucht es die Einwilligung des Klienten?

Bei Hilfspersonen nach herrschender Lehre nicht, sofern die Bedingungen erfüllt sind. Viele Kanzleien informieren trotzdem in den Mandatsbedingungen — das ist transparent und schafft Klarheit.

Was ist mit Anbietern in den USA?

Der Zugriff ausländischer Behörden auf Daten bei US-Anbietern wird kontrovers diskutiert. Für Mandatsdaten empfehlen Standesorganisationen Zurückhaltung; für organisatorische Daten (Fristen, Aufgaben) ist die Abwägung oft anders. Wichtig ist, dass sie bewusst getroffen und dokumentiert wird.

Muss ich das dokumentieren?

Ja — die Sorgfalt bei der Auswahl. Eine Seite genügt: geprüfte Anbieter, Kriterien, Entscheidung, Datum. Das ist auch der Nachweis gegenüber der Aufsicht.