Datenstandort Schweiz

Audit-Log: Wer hat wann was geändert — und warum das zählt

Für: Compliance-Verantwortliche, Kanzleiadministratoren, IT-Leiter.

Kurz erklärt

Ein Audit-Log ist die unveränderbare Aufzeichnung, wer wann welche Änderung an welchem Objekt vorgenommen hat. Es braucht: Zeitstempel, Akteur, Aktion, Objekt, alter und neuer Wert. Berufsgeheimnisträger, revisionspflichtige Prozesse und ISO-Zertifizierungen setzen es voraus — und es muss selbst vor Änderung geschützt sein.

«Wer hat die Frist verschoben?» ist die Frage, die man sich nie stellen will — und die ohne Audit-Log unbeantwortbar bleibt. Das Log ist kein Misstrauenswerkzeug, sondern Gedächtnis: Es macht Verantwortung sichtbar, ermöglicht Korrekturen und ist der Nachweis, den Aufsicht, Revisor oder Gegenpartei verlangen.

Was protokolliert werden sollte

Mindestens: Anlegen, Ändern und Löschen von Projekten, Aufgaben, Terminen, Zeiteinträgen und Rechnungen; Änderungen an Rollen und Berechtigungen; Einladungen und Entfernungen von Mitgliedern; Exporte; Anmeldungen und fehlgeschlagene Anmeldeversuche. Jeweils mit Zeitstempel, Akteur, altem und neuem Wert.

Wofür man es braucht

Vier Anlässe, bei denen das Log gefragt wird:

Berufsgeheimnis: Nachweis, wer Zugriff auf ein Mandat hatte
Revisionssicherheit: Rechnungen und Buchungsbelege dürfen sich nicht spurlos ändern (GeBüV, GoBD)
ISO 27001 / interne Audits: Nachweis der Zugriffskontrolle
Streitfälle mit Kunden: Wann wurde eine Anforderung geändert, wer hat abgenommen?

Grenze: Überwachung

Ein Audit-Log dokumentiert Handlungen an Daten, nicht die Leistung von Menschen. Es darf nicht zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle verwendet werden (Art. 26 ArGV 3). Zugriff auf das Log sollte deshalb Administratoren vorbehalten sein, mit klarem Zweck. In Flenio protokolliert das Audit-Log Änderungen an Projektobjekten und Berechtigungen und ist für Workspace-Administratoren einsehbar; ausgestellte Rechnungen sind zusätzlich durch Datenbankregeln unveränderbar.

Häufige Fragen

Wie lange aufbewahren?

Für buchhaltungsrelevante Vorgänge zehn Jahre (OR 958f). Für allgemeine Projektänderungen genügen ein bis zwei Jahre; länger nur mit Begründung.

Darf ich Mitarbeiter mit dem Log kontrollieren?

Nur zur Aufklärung konkreter Vorfälle, nicht systematisch. Informiere das Team, dass ein Log existiert und wozu — das ist datenschutzrechtlich nötig und nimmt dem Thema die Schärfe.

Muss das Log exportierbar sein?

Ja — für Audits und beim Anbieterwechsel. Ein Log, das nur im Tool sichtbar ist, verschwindet mit der Kündigung.