Checklisten

Checkliste Mandat annehmen (Kanzlei und Treuhand)

Für: Anwältinnen, Notare und Treuhänder in kleinen und mittleren Kanzleien.

Kurz erklärt

Ein Mandat wird angenommen, wenn der Konfliktcheck negativ ist, Identität und bei juristischen Personen die wirtschaftlich Berechtigten geklärt sind, Mandatsvertrag mit Honorar und Vorschuss vorliegen, die Vollmacht unterzeichnet ist und Akte, Fristen und Verantwortliche im System angelegt sind. Erst dann beginnt die Arbeit — nicht vorher.

Das Mandat, das per Telefon angenommen wurde, ohne dass jemand die Gegenpartei geprüft hat, ist der klassische Haftungsfall. Die Fristen, die im Kopf des Anwalts waren, als er krank wurde, der zweite. Beides verhindert eine Eröffnungsroutine, die jedes Mandat gleich behandelt — auch das kleine.

Konfliktcheck ist keine Formalität

Der Interessenkonflikt fällt meist Monate später auf — wenn die Gegenpartei ein früherer Mandant war. Der Check dauert fünf Minuten, wenn die Mandantenliste durchsuchbar ist. In Flenio lassen sich Mandate mit Beteiligten als Projekte mit benutzerdefinierten Feldern führen und durchsuchen.

Fristen: vier Augen, ein System

Fristen in Outlook des einzelnen Anwalts sind ein Haftungsrisiko — bei Krankheit sieht sie niemand. Fristen gehören in ein System, das Stellvertreter sehen, mit Vorwarnung und wöchentlicher Kontrolle.

Hilfspersonen und Berufsgeheimnis

Wer Cloud-Software nutzt, macht den Anbieter zur Hilfsperson im Sinne von StGB Art. 321. Zulässig — wenn der Anbieter vertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet ist, der Zugriff auf das Nötige beschränkt bleibt und der Mandant informiert wird. Der Mandatsvertrag ist der Ort dafür.

Häufige Fragen

Muss ich jedes Mandat schriftlich vereinbaren?

Rechtlich nicht zwingend, praktisch ja: Honorarstreitigkeiten entstehen fast immer bei mündlichen Mandaten. Eine Seite mit Umfang, Satz und Vorschuss genügt.

Wie hoch soll der Kostenvorschuss sein?

Üblich sind die geschätzten Kosten der ersten Arbeitsphase, oft 2'000 bis 5'000 Franken. Der Vorschuss wird mit der ersten Rechnung verrechnet.

Darf ich Mandatsdaten in der Cloud speichern?

Ja, unter Bedingungen: Berufsgeheimnis-konformer Vertrag, Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkung, Information des Mandanten. Die Standesregeln der Kantone und der SAV geben Leitlinien; Datenstandort Schweiz ist dabei ein wichtiges, kein allein entscheidendes Kriterium.