Datenstandort Schweiz

Externe im Projekttool: Freelancer, Kunden, Partner sicher einbinden

Für: Projektleiter und Administratoren, die mit Freelancern, Kunden oder Partnern zusammenarbeiten.

Kurz erklärt

Externe gehören in dasselbe Projekttool wie das Team — mit einer Rolle, die nur das zeigt, was sie brauchen. Vor dem Zugang: Vertraulichkeitsvereinbarung, Datenschutzhinweis, Ablaufdatum. Nach dem Projekt: Zugang entziehen, Übergabe dokumentieren. Der häufigste Fehler ist nicht der Zugang, sondern das vergessene Offboarding.

Ein Projekt mit Externen per E-Mail zu führen ist der grösste Datenschutz-Fehler, den man machen kann: Anhänge in fremden Postfächern, Versionen, die niemand kontrolliert, keine Möglichkeit, den Zugriff zu beenden. Ein Tool mit sauberen Rollen ist sicherer — wenn drei Dinge stimmen: Rolle, Vertrag, Offboarding.

Das Rollenmodell

Externe bekommen nie die Rolle «Mitglied». Sie sehen ein Projekt oder einen Bereich, nicht den Workspace; keine Auslastung anderer, keine Rechnungen, keine internen Kommentare. Kunden dürfen Aufgaben sehen und kommentieren, aber nicht löschen; Freelancer bearbeiten ihre Aufgaben und erfassen Zeit. Flenio unterscheidet Mitglieder von Externen mit Projektzugriff, und Externe müssen der Nutzung ausdrücklich zustimmen.

Vor dem Zugang

Drei Dinge schriftlich:

Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) — für Freelancer im Vertrag, für Kunden meist bereits im Auftrag enthalten
Datenschutzhinweis: Der Externe erfährt, dass seine Daten (Name, E-Mail, Aktivität) im Tool verarbeitet werden
Ablaufdatum des Zugangs — spätestens Projektende plus Übergabefrist

Offboarding

Nach dem Projekt: Zugang entziehen, offene Aufgaben übertragen, Zeiteinträge verrechnen, Anhänge prüfen. Wer das nicht tut, hat nach zwei Jahren ein Dutzend Externe mit Zugriff auf Projekte, die sie längst vergessen haben — bis einer davon einen Laptop verliert. Die Checkliste Offboarding führt durch die Schritte.

Häufige Fragen

Braucht ein Freelancer einen AVV mit mir?

Wenn er für dich Personendaten verarbeitet (z. B. Kundendaten in deinem Auftrag): ja, ein einfacher Auftragsbearbeitungsvertrag. Arbeitet er nur an Aufgaben ohne fremde Personendaten, reicht die NDA.

Darf ich Kunden Zeiteinträge zeigen?

Die eigenen Projektzeiten ja — das ist Transparenz. Die Namen und Auslastung einzelner Mitarbeitender nur, wenn es vereinbart ist.

Was kostet ein Gastzugang?

In Flenio sind Externe mit Projektzugriff keine vollen Sitzplätze; Details stehen auf der Preisseite.