Datenstandort Schweiz

Homeoffice und Datenschutz: Projektdaten ausserhalb des Büros

Für: Geschäftsführer und IT-Verantwortliche, die Remote-Arbeit regeln müssen.

Kurz erklärt

Homeoffice ändert nichts an der Verantwortung, aber viel am Risiko: fremde Netze, private Geräte, Familienmitglieder. Nötig sind 2FA, verschlüsselte Geräte, Bildschirmsperre, ein klares Verbot lokaler Kopien sensibler Daten — und ein Tool, in dem die Daten bleiben, statt in Downloads zu wandern.

Der Datenschutz-Vorfall im Homeoffice ist selten ein Hack. Es ist der Laptop im Zug, der USB-Stick vom Kind, die Datei, die zum Drucken auf den Familienrechner kopiert wurde. Die wirksamsten Massnahmen sind deshalb organisatorisch — und die wichtigste technische ist, dass Daten gar nicht erst auf das Gerät müssen.

Technische Massnahmen

Mindeststandard für jedes Gerät mit Zugriff auf Projektdaten:

Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Konten — ohne Ausnahme
Festplattenverschlüsselung (FileVault, BitLocker) und automatische Bildschirmsperre
Aktuelle Betriebssysteme und Browser; kein Root/Jailbreak
Kein öffentliches WLAN ohne VPN — oder nur Browser-Tools mit HTTPS
Keine lokalen Kopien besonders schützenswerter Daten; Arbeit im Tool statt in Downloads

Organisatorische Regeln

Ein Homeoffice-Reglement auf einer Seite: Welche Geräte sind zulässig (privat, dienstlich)? Wer darf den Bildschirm sehen (niemand ausser dem Mitarbeitenden)? Was bei Verlust zu tun ist (sofort melden, Sitzungen widerrufen)? Wo Ausdrucke landen (nicht im Hausmüll)? Und: Die Regeln werden unterschrieben, nicht nur verschickt.

Warum Browser-Tools helfen

Ein Projekttool im Browser hält die Daten beim Anbieter, mit Zugriffskontrolle und der Möglichkeit, eine Sitzung zentral zu beenden. Eine Excel-Datei auf dem Laptop ist weg, wenn der Laptop weg ist. Flenio läuft im Browser mit 2FA, Sitzungen lassen sich vom Administrator beenden, und Anhänge liegen in der Ablage in Zürich statt im Download-Ordner.

Häufige Fragen

Darf ich private Geräte erlauben (BYOD)?

Ja, mit Mindestanforderungen (Verschlüsselung, Sperre, Updates) und dem Recht, den Zugang zu beenden. Für Berufsgeheimnisträger sind dienstliche Geräte die sicherere Wahl.

Was, wenn ein Laptop gestohlen wird?

Sofort alle Sitzungen und Passwörter des Nutzers zurücksetzen, prüfen, welche Daten lokal lagen, und bei besonders schützenswerten Daten eine Meldung an den EDÖB erwägen (Checkliste Datenpanne).

Muss ich Homeoffice im Bearbeitungsverzeichnis erwähnen?

Nicht als eigene Bearbeitung, aber die TOMs sollten Homeoffice abdecken — sonst gelten die Büro-Massnahmen für Situationen, in denen sie nicht greifen.