Datenstandort Schweiz

Mitarbeiterdaten im Projekttool: Zeiterfassung, Auslastung, Absenzen

Für: Geschäftsführer, HR und Teamleads, die Zeiterfassung oder Ressourcenplanung einführen.

Kurz erklärt

Zeiterfassung ist in der Schweiz Pflicht (ArG) und zulässig — Verhaltensüberwachung nicht (Art. 26 ArGV 3). Projekttools dürfen Zeit, Auslastung und Absenzen erfassen, wenn der Zweck betrieblich ist (Planung, Verrechnung), die Mitarbeitenden informiert sind, der Zugriff rollenbasiert bleibt und Absenzgründe nicht ohne Not gespeichert werden.

Ein Projekttool weiss viel über die Menschen, die damit arbeiten: wann sie arbeiten, woran, wie lange, wann sie fehlen. Das ist notwendig — Verrechnung und Planung gehen nicht ohne. Es ist auch heikel — Mitarbeiterdaten sind Personendaten, und die Grenze zur Überwachung ist rechtlich klar gezogen. Wer beides ernst nimmt, führt das Tool anders ein.

Was erlaubt ist — und was nicht

Die Rechtslage in Kürze:

Erlaubt: Arbeitszeit erfassen (sogar Pflicht nach ArG), Projektzeit zuordnen, Auslastung planen, Absenzen verwalten
Erlaubt mit Zweckbindung: Auslastungsauswertungen für Planung und Nachkalkulation
Nicht erlaubt: Systeme, die primär das Verhalten überwachen — Aktivitäts-Tracking, Screenshots, Tastaturprotokolle (Art. 26 ArGV 3)
Besonders schützenswert: Absenzgründe (Krankheit, Schwangerschaft) — nur mit Zugriff für HR, nicht im Projektteam sichtbar

Auslastungsdaten fair nutzen

Eine Heatmap, die zeigt, dass jemand zu 120 % verplant ist, ist ein Planungswerkzeug — und sollte so verwendet werden: um Last zu verteilen, nicht um Personen zu bewerten. Regel für Teamleads: Auslastung besprechen, nicht vorhalten. Und: Die Zahl bezieht sich auf Planung, nicht auf geleistete Arbeit.

Informationspflicht

Vor der Einführung informieren: Was wird erfasst, wozu, wer sieht es, wie lange bleibt es. Ein Absatz im Personalreglement oder eine Info-Mail genügt. In Flenio sehen Mitarbeitende ihre eigenen Zeiten und Auslastung; Auswertungen über andere sind Rollen vorbehalten, Absenzen zeigen ohne Grund nur «abwesend».

Häufige Fragen

Darf der Chef sehen, woran ich gerade arbeite?

Projektbezogene Sichtbarkeit (Aufgabe X in Bearbeitung) ist normal und zulässig. Minutengenaue Aktivitätsverläufe zur Kontrolle wären Verhaltensüberwachung.

Muss die Mitarbeitervertretung zustimmen?

Ein Mitspracherecht besteht bei Fragen des Gesundheitsschutzes (Art. 48 ArG). Bei reiner Zeiterfassung reicht Information; bei Auswertungssystemen ist Einbezug klug.

Was gilt für Freelancer?

Sie sind keine Arbeitnehmer, aber ihre Daten sind Personendaten. Zeiterfassung für die Verrechnung ist unproblematisch; Auslastungsauswertungen sollten sich auf das Auftragsverhältnis beschränken.