Projektinformationen sind in E-Mails und Laufwerken verstreut
Wenn Abstimmungen in E-Mails, Dateien auf Laufwerken und Entscheide in Köpfen liegen, sucht das Team mehr, als es arbeitet. In Flenio diskutierst du direkt an der Aufgabe mit @-Erwähnungen, hältst Wissen im Projekt-Wiki fest und legst Dokumente im Projekt ab, sodass alles dort liegt, wo es gebraucht wird.
Kennst du das?
- Die neueste Version eines Dokuments ist unklar.
- Wichtige Abstimmungen stecken in privaten Postfächern.
- Bei Abwesenheit fehlen Informationen zu laufenden Aufgaben.
- Dieselben Fragen werden mehrmals gestellt.
Was es kostet
Verstreute Informationen kosten nicht nur Suchzeit, sondern führen zu Fehlern: Gearbeitet wird mit veralteten Ständen, Entscheide werden wiederholt diskutiert. Besonders teuer wird es bei Vertretungen und Personalwechseln, wenn Wissen mit einer Person das Projekt verlässt.
So löst Flenio das
- Kommentare an der AufgabeJede Aufgabe hat einen Kommentarbereich; @-Erwähnungen benachrichtigen die genannte Person automatisch.Mehr erfahren
- Wiki pro ProjektBriefings, Anforderungen, Entscheidungen und Meeting-Notizen mit Markdown, Tabellen und Bildern.Mehr erfahren
- SharePoint und OneDrive verknüpfenDokumente aus SharePoint, OneDrive und Teams direkt im Projekt verknüpfen, ohne sie zu kopieren.Mehr erfahren
Aus der Praxis
In einem Beratungsprojekt lagen Abstimmungen in den Postfächern von fünf Personen. Als ein Berater das Unternehmen verliess, waren wichtige Absprachen kaum noch auffindbar. Seither werden Abstimmungen als Kommentar an der Aufgabe geführt und Entscheide im Wiki festgehalten, sodass das Wissen beim Projekt bleibt.
Fiktives Beispiel aus typischen Situationen von Dienstleistern.
Passt Flenio?
Flenio ersetzt nicht das E-Mail-Programm für die externe Korrespondenz. Es sorgt dafür, dass interne Abstimmungen und Entscheide am Projekt statt in Postfächern liegen.
So gehst du vor
- 1
Abstimmungen zu Aufgaben künftig als Kommentar an der Aufgabe führen.
- 2
Im Wiki eine Startstruktur generieren und Entscheide im Entscheidungs-Log festhalten.
- 3
Projektdokumente im Projekt statt auf dem Laufwerk ablegen.
Häufige Fragen
Wie binde ich Kolleginnen in eine Diskussion ein?
Im Kommentarbereich der Aufgabe @ und den Namen schreiben. Die erwähnte Person wird automatisch benachrichtigt und sieht den Zusammenhang direkt an der Aufgabe.
Wo dokumentiere ich Entscheidungen im Projekt?
Im Projekt-Wiki, etwa auf einer Seite Entscheidungs-Log. Flenio legt sie je nach Projektart als Teil der Startstruktur an, solange das Wiki leer ist.