Projektanfragen kommen über zu viele Kanäle
Anfragen gehen verloren, wenn sie per E-Mail, Telefon und Formular an verschiedene Personen gehen. Mit Intake-Formularen in Flenio sammelst du Anfragen von aussen mit eigenen Feldern; jede Einsendung landet automatisch als Aufgabe im gewählten Zielprojekt und lässt sich per Regel zuweisen.
Kennst du das?
- Anfragen liegen in persönlichen Postfächern.
- Wichtige Angaben fehlen und müssen nachgefragt werden.
- Niemand weiss, wie viele Anfragen offen sind.
- Anfragen werden doppelt oder gar nicht bearbeitet.
Was es kostet
Unstrukturierte Anfragen kosten doppelt: Zeit für das Sortieren und Nachfragen und verlorene Aufträge, wenn eine Anfrage untergeht. Ein einheitlicher Eingang mit den nötigen Feldern macht Anfragen vergleichbar und schneller beantwortbar.
So löst Flenio das
- Intake-FormulareÖffentliche Formulare mit eigenen Feldern; jede Einsendung wird automatisch zur Aufgabe.Mehr erfahren
- Automatisch zuweisenDer Auslöser Aufgabe wurde erstellt weist neue Anfragen sofort der zuständigen Person zu.Mehr erfahren
- Anfragen im BoardNeue, geprüfte und angenommene Anfragen auf einem Kanban-Board steuern.Mehr erfahren
Aus der Praxis
Eine Agentur erhielt Anfragen über das Kontaktformular, per E-Mail an verschiedene Personen und telefonisch. Einige gingen verloren. Heute füllen Interessenten ein Intake-Formular mit den nötigen Angaben aus; jede Anfrage landet als Aufgabe im Projekt Anfragen und wird per Regel der zuständigen Person zugewiesen.
Fiktives Beispiel aus typischen Situationen von Dienstleistern.
Passt Flenio?
Für Anfragen, die eine ausführliche Beratung brauchen, ersetzt das Formular nicht das erste Gespräch. Es stellt sicher, dass keine Anfrage verloren geht und alle Angaben vorliegen.
So gehst du vor
- 1
Unter Einstellungen → Formulare ein Formular mit den nötigen Feldern erstellen.
- 2
Ein Zielprojekt für eingehende Anfragen festlegen.
- 3
Eine Regel zur Zuweisung neuer Anfragen anlegen.
Häufige Fragen
Was ist ein Intake-Formular?
Ein öffentliches Formular, über das Personen von aussen Anfragen einreichen. In Flenio definierst du eigene Felder und ein Zielprojekt; jede Einsendung landet automatisch als Aufgabe.
Kann ich Anfragen automatisch verteilen?
Ja, mit einer Automationsregel auf den Auslöser Aufgabe wurde erstellt und der Aktion Verantwortlichen zuweisen. Automationen sind ab dem Plan Team enthalten.