Warum sind klare Projektziele so wichtig?
Projektziele sind der Massstab für alles, was im Projekt geschieht. Sie bestimmen, welche Aufgaben in den Projektstrukturplan gehören, welche Anforderungen Priorität haben und wann das Projekt abgenommen werden kann. Unklare Ziele führen dazu, dass jede beteiligte Person ein anderes Bild vom Ergebnis hat. Das zeigt sich meist erst bei der Abnahme, wenn Korrekturen am teuersten sind.
Die Norm ISO 21502 beschreibt Projekte als Vorhaben, die Ergebnisse liefern, aus denen Nutzen für die Organisation entsteht [1]. Ziele verbinden beides: Sie legen fest, welcher Zustand am Projektende erreicht sein muss, damit der erwartete Nutzen eintreten kann. Ein Ziel, das nicht überprüfbar ist, kann diese Funktion nicht erfüllen.
Ziele, Ergebnisse und Nutzen: was ist der Unterschied?
| Ebene | Frage | Beispiel |
|---|---|---|
| Nutzen | Warum macht die Organisation das? | mehr qualifizierte Anfragen über die Website |
| Projektziel | Welcher Zustand ist am Projektende erreicht? | neue Website live, Ladezeit unter zwei Sekunden, Anfrageformular auf jeder Leistungsseite, bis 30. September |
| Ergebnis (Lieferobjekt) | Was wird konkret erstellt? | Designsystem, 25 Seiten, Formular mit Anbindung an das CRM |
Der Nutzen tritt oft erst nach dem Projekt ein und hängt auch von Faktoren ausserhalb des Projekts ab. Projektziele dagegen müssen am Projektende überprüfbar sein. Wer Nutzen als Projektziel formuliert, etwa «Umsatz steigt um ein Fünftel», macht das Projektteam für etwas verantwortlich, das es nicht allein beeinflussen kann. Besser ist, den Nutzen im Projektauftrag als Begründung festzuhalten und die Projektziele auf den Zustand am Ende zu beziehen.
Wie wendet man die SMART-Kriterien richtig an?
SMART steht für spezifisch, messbar, akzeptiert (manchmal: erreichbar), realistisch und terminiert. Die Kriterien sind keine Formel, aus der automatisch ein gutes Ziel entsteht, sondern Prüffragen für einen Entwurf. Ein Ziel kann alle fünf Kriterien erfüllen und trotzdem das Falsche beschreiben. Deshalb beginnt die Zielformulierung immer mit der Frage, welcher Zustand für den Auftraggeber wirklich zählt.
| Kriterium | Prüffrage | Typischer Mangel |
|---|---|---|
| Spezifisch | Ist eindeutig, was gemeint ist? | «Kommunikation verbessern» |
| Messbar | Woran erkennen wir, dass das Ziel erreicht ist? | keine Messgrösse oder Messmethode |
| Akzeptiert | Stehen Auftraggeber und Team dahinter? | Ziel von oben vorgegeben, Team hält es für unrealistisch |
| Realistisch | Ist es mit den verfügbaren Mitteln erreichbar? | Budget und Zeit passen nicht zum Umfang |
| Terminiert | Bis wann soll es erreicht sein? | «möglichst bald» |
Ein Vorher-Nachher-Beispiel: «Wir wollen die Rechnungsstellung beschleunigen» erfüllt keines der Kriterien. «Bis 31. März werden alle Rechnungen spätestens drei Arbeitstage nach Leistungserbringung versendet, gemessen an den Rechnungen des Monats März» ist spezifisch, messbar und terminiert. Ob es akzeptiert und realistisch ist, klärt das Gespräch mit Team und Auftraggeber.
Was sind Nicht-Ziele und warum braucht man sie?
Nicht-Ziele halten ausdrücklich fest, was das Projekt nicht leistet, obwohl man es erwarten könnte. Sie sind eines der wirksamsten Mittel gegen Scope Creep, das schleichende Wachsen des Umfangs. Wer in einem Website-Projekt festhält, dass kein Online-Shop und keine Mehrsprachigkeit entstehen, muss diese Diskussion nicht in jedem zweiten Meeting führen. Wie Änderungswünsche danach behandelt werden, beschreibt der Beitrag Scope-Management und Änderungskontrolle.
- Website-Projekt: kein Online-Shop, keine Übersetzung, keine Migration alter Blogbeiträge.
- Ticketsystem: keine Telefonie-Integration, kein Chatbot, keine Anbindung an das ERP.
- Büroumbau: keine Erneuerung der Haustechnik, keine Möblierung der Besprechungsräume.
- Strategieprojekt: keine Umsetzung der Massnahmen, keine Reorganisation.
Wie gehen Sie mit Zielkonflikten um?
Zwischen Umfang, Termin, Kosten und Qualität bestehen fast immer Spannungen. Ein früher Endtermin, ein knappes Budget und ein grosser Umfang lassen sich selten gleichzeitig halten. Hilfreich ist, die Ziele zu priorisieren und festzuhalten, welche Grösse im Zweifel nachgibt. Ein Beispiel: Der Termin ist fix, weil eine Messe stattfindet; der Umfang ist variabel, Funktionen können in eine zweite Etappe verschoben werden.
Diese Priorisierung gehört in den Projektauftrag und muss vom Auftraggeber entschieden werden, nicht von der Projektleitung allein. Sie erleichtert spätere Entscheidungen erheblich, weil nicht bei jeder Abweichung neu verhandelt werden muss, welche Grösse wichtiger ist. Der Beitrag Projektauftrag schreiben zeigt, wo die Priorisierung im Auftrag steht.
Beispiele für gute Projektziele
| Branche | Schwaches Ziel | Überprüfbares Projektziel |
|---|---|---|
| Agentur | Neue Kampagne erstellen | Kampagne mit drei Motiven in vier Kanälen live bis 15. März, Freigabe durch Kunde vor Schaltung |
| IT | Systemumstellung | alle 120 Arbeitsplätze auf das neue System migriert bis 30. Juni, keine offenen kritischen Störungen |
| Beratung | Organisation analysieren | Bericht mit Ist-Analyse und drei bewerteten Varianten an Geschäftsleitung übergeben bis 31. Mai |
| Bau | Büro umbauen | Umbau des zweiten Obergeschosses abgenommen bis 15. August, innerhalb Budget von 450 000 Franken |
Projektziele in agilen und hybriden Projekten
In agilen Projekten wird der Umfang bewusst offen gehalten und in kurzen Zyklen festgelegt. Das macht Ziele nicht überflüssig, verschiebt sie aber: Das Projektziel beschreibt den angestrebten Zustand und den Rahmen, etwa Budget und Endtermin, während Sprintziele die nächsten Schritte konkretisieren. HERMES unterstützt diese Kombination mit einem eigenen agilen Leitfaden, in dem Initialisierung und Abschluss klassisch, die Umsetzung agil abläuft [2].
Für hybride Projekte bewährt sich eine Zielhierarchie: ein übergeordnetes Projektziel mit Messgrösse und Termin, darunter Etappen- oder Releaseziele und auf Teamebene Sprintziele. So bleibt der Bezug zum Auftrag erhalten, auch wenn sich Details ändern. Mehr dazu im Beitrag Hybrides Projektmanagement in der Praxis.
So halten Sie Ziele im Projekt lebendig
Ziele, die nur im Projektauftrag stehen, werden nach wenigen Wochen vergessen. Wirksam sind sie erst, wenn sie im Projektalltag sichtbar sind: auf der Projektübersicht, in jedem Statusbericht und als Kriterium bei Änderungsentscheiden. In Flenio lassen sich Ziele und Meilensteine im Projekt hinterlegen und in Statusberichten aufführen. Für Ziele auf Organisationsebene bietet sich ergänzend die Methode OKR an, die Ziele und messbare Schlüsselergebnisse verbindet; für Projekte bleibt aber der Bezug zum Auftrag entscheidend. Den Zusammenhang aller Schritte zeigt der Leitfaden Projektplanung Schritt für Schritt.
Wie finden Sie die richtige Messgrösse?
Die Messgrösse ist der schwierigste Teil eines Projektziels. Sie muss zum Ziel passen, mit vertretbarem Aufwand erhoben werden können und am Projektende vorliegen. Gute Messgrössen sind oft einfacher als gedacht: die Anzahl migrierter Arbeitsplätze, eine durchschnittliche Bearbeitungszeit, eine bestandene Abnahmeprüfung oder die Freigabe eines Dokuments durch eine bestimmte Stelle. Wichtig ist, vorab festzulegen, wie gemessen wird, etwa über welchen Zeitraum und mit welchen Daten.
Vorsicht ist bei Messgrössen geboten, die das Team nicht beeinflussen kann oder die erst lange nach dem Projekt vorliegen. Umsatzsteigerungen oder Kundenzufriedenheit hängen von vielen Faktoren ab. Sie eignen sich als Nutzen, den die Organisation nach dem Projekt verfolgt, aber selten als Projektziel. Eine bewährte Lösung ist ein Projektziel mit einer frühen Messgrösse, etwa die Einführung einer Funktion, ergänzt um eine Nutzenmessung nach drei oder sechs Monaten.
Was sagen die Standards zu Zielen?
Die achte Auflage des PMBOK Guide betont die Ausrichtung von Projekten auf Wert und Nutzen und stellt Prinzipien wie eine ganzheitliche Sicht und den Fokus auf Wert an den Anfang [3]. Die ISO 21502 unterscheidet zwischen den Ergebnissen eines Projekts und dem Nutzen, den eine Organisation daraus zieht. HERMES verankert die Projektziele im Projektauftrag und prüft ihre Erreichung in der Projektschlussbeurteilung. Gemeinsam ist allen drei Referenzen, dass Ziele überprüfbar sein und den Bezug zum Nutzen herstellen sollen.
So entwickeln Sie Projektziele im Workshop
Projektziele entstehen idealerweise im Gespräch zwischen Auftraggeber, Projektleitung und den wichtigsten Beteiligten. Ein bewährter Ablauf: Zuerst sammeln alle, was sich nach dem Projekt ändern soll, ohne Bewertung. Danach werden die Beiträge geordnet und in Nutzen, Projektziele und Ergebnisse getrennt. Für jedes Projektziel wird eine Messgrösse und ein Termin festgelegt, und zum Schluss werden Nicht-Ziele formuliert. Ein solcher Workshop dauert für ein mittleres Projekt zwei bis drei Stunden und spart später viele Diskussionen.
Halten Sie das Ergebnis schriftlich fest und lassen Sie es vom Auftraggeber bestätigen, bevor die weitere Planung beginnt. Änderungen an den Zielen im Projektverlauf werden wie andere Änderungen behandelt: mit Begründung, Folgenabschätzung und Entscheid des Auftraggebers. So bleibt nachvollziehbar, woran das Projekt am Ende gemessen wird, auch wenn sich die Rahmenbedingungen unterwegs verändert haben.
Ein letzter Prüfstein für jedes Ziel: Könnten zwei unabhängige Personen am Projektende unabhängig voneinander entscheiden, ob es erreicht ist, und kämen sie zum selben Ergebnis? Wenn ja, ist das Ziel klar genug formuliert. Wenn nicht, fehlt meist eine eindeutige Messgrösse oder ein klarer Messzeitpunkt.