Checklisten

Checkliste Projektauftrag: Was gehört hinein, damit niemand später streitet?

Für: Projektleiter, Auftraggeber und PMO, die Projekte sauber starten und Missverständnisse vermeiden wollen.

Kurz erklärt

Ein Projektauftrag hält schriftlich fest, was ein Projekt erreichen soll und unter welchen Bedingungen: Ausgangslage, messbare Ziele, Umfang mit Abgrenzung, Termine und Meilensteine, Budget, Projektorganisation, wesentliche Risiken und Annahmen. Erst mit der Unterschrift des Auftraggebers hat die Projektleitung ein Mandat – und eine Referenz für spätere Änderungen.

Die meisten Konflikte in Projekten entstehen nicht in der Umsetzung, sondern weil am Anfang niemand aufgeschrieben hat, was eigentlich vereinbart war. Der Projektauftrag ist das Dokument, das diese Lücke schliesst. Er muss nicht lang sein – aber vollständig. Diese Checkliste prüft, ob alles drin ist.

Projektauftrag, Projektantrag, Projektcharta

Die Begriffe überschneiden sich. Der Projektantrag begründet, warum ein Projekt gestartet werden soll, und dient dem Entscheid. Der Projektauftrag folgt auf den Entscheid und erteilt der Projektleitung das Mandat. Die Projektcharta ist der im angelsächsischen Raum gebräuchliche Begriff für denselben Zweck. In HERMES ist der Projektauftrag ein zentrales Ergebnis der Initialisierungsphase.

Kurz, aber vollständig

Ein guter Projektauftrag passt bei kleinen Projekten auf zwei Seiten. Länge ist kein Qualitätsmerkmal; entscheidend ist, dass Ziele, Umfang, Rahmen und Zuständigkeiten so klar sind, dass zwei Personen sie gleich verstehen. Wer Abgrenzungen und Annahmen weglässt, spart heute zehn Minuten und verliert später Wochen in Diskussionen über Zusatzwünsche.

Der Projektauftrag als lebendes Dokument

Ändern sich Ziele, Umfang, Termine oder Budget wesentlich, wird der Projektauftrag angepasst und erneut freigegeben. So bleibt er die gültige Referenz. Kleine Präzisierungen gehören in das Änderungsprotokoll, grössere in einen formellen Entscheid des Auftraggebers.

Häufige Fragen

Wer erstellt den Projektauftrag?

In der Regel die Projektleitung im Auftrag und in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Unterschrieben bzw. freigegeben wird er vom Auftraggeber.

Braucht auch ein kleines Projekt einen Projektauftrag?

Ja, in angemessener Form. Schon eine halbe Seite mit Ziel, Umfang, Termin, Budget und Zuständigkeiten verhindert viele Missverständnisse.

Was ist der Unterschied zwischen Projektauftrag und Pflichtenheft?

Der Projektauftrag beschreibt das Projekt als Ganzes: Ziele, Rahmen und Organisation. Das Pflichtenheft beschreibt die Lösung im Detail, also wie die Anforderungen umgesetzt werden.