Checklisten

Checkliste Backup-Konzept für KMU

Für: Geschäftsführer und IT-Verantwortliche in KMU ohne eigene IT-Abteilung.

Kurz erklärt

Ein Backup-Konzept beantwortet vier Fragen: Was wird gesichert (auch Cloud-Daten), wie oft, wohin (3-2-1: drei Kopien, zwei Medien, eine ausser Haus) — und wann wurde die Wiederherstellung zuletzt getestet. Die letzte Frage entscheidet; die meisten Firmen können sie nicht beantworten.

Das Problem ist nicht das fehlende Backup — irgendetwas sichert fast jeder. Das Problem ist die Wiederherstellung: Wer hat sie je probiert? Wie lange dauert sie? Was fehlt? Und was ist mit den Daten in SaaS-Tools, die «der Anbieter schon sichert» — für sich, nicht für den Kunden?

Cloud ist kein Backup

SaaS-Anbieter sichern ihre Systeme gegen ihren Ausfall — nicht gegen versehentliches Löschen durch den Kunden, gekündigte Konten oder Insolvenz des Anbieters. Wer Projekt- oder Kundendaten nur in der Cloud hat, hat eine Kopie. Ein regelmässiger Export (CSV, JSON, PDF) in die eigene Ablage ist die zweite. Flenio exportiert Projekte, Aufgaben, Zeiten und Rechnungen; die Checkliste Datenexport erklärt, was ein vollständiger Export enthält.

Der Wiederherstellungstest

Einmal im Halbjahr: eine gelöschte Datei zurückholen, ein System aus dem Backup starten, einen SaaS-Export öffnen. Zeit stoppen. Was nicht klappt, ist der Befund — und der Grund, warum der Test wichtiger ist als das Backup selbst. Wer ihn nie gemacht hat, weiss nicht, ob er ein Backup hat.

Ransomware

Verschlüsselungstrojaner suchen nach erreichbaren Backups und verschlüsseln sie mit. Eine Kopie muss deshalb ausserhalb der Reichweite liegen: offline (externe Platte, nach dem Backup abgesteckt) oder unveränderbar (Object-Lock in der Cloud). Das ist der Unterschied zwischen einem schlechten Tag und dem Ende der Firma.

Häufige Fragen

Wie lange Backups aufbewahren?

Tägliche zwei Wochen, wöchentliche drei Monate, monatliche ein Jahr, Jahresbackups zehn Jahre (Buchhaltung). Ältere löschen — auch aus Datenschutzgründen.

Reicht ein NAS im Büro?

Als erste Kopie ja. Als einzige nein: Feuer, Diebstahl und Ransomware treffen das Büro und das NAS gleichzeitig. Die dritte Kopie muss woanders sein.

Was ist mit E-Mail?

Postfächer enthalten Verträge und Beweise. Microsoft 365 und Google Workspace bieten Aufbewahrung, aber keine klassische Sicherung — ein Export oder ein Backup-Dienst gehört ins Konzept.