Checklisten

Checkliste Projektstart

Für: Projektleiter und Auftraggeber in KMU, Agenturen und Kanzleien vor dem Kickoff.

Kurz erklärt

Ein Projekt ist startklar, wenn Auftrag, Ziel, Sponsor, Budget und Team schriftlich festgehalten sind, die grössten Risiken benannt wurden und das Team weiss, wo Aufgaben, Termine und Dokumente liegen. Fehlt einer dieser Punkte, startet man nicht — man beginnt zu suchen.

Die meisten Projekte scheitern in den ersten zwei Wochen — man merkt es nur erst im Monat vier. Unklare Ziele, ein Sponsor, der nie Zeit hat, ein Budget, das «ungefähr» ist: Alles davon lässt sich vor dem Start klären, und nichts davon lässt sich nachträglich billig reparieren. Diese Liste ist die Tür, durch die ein Projekt gehen muss, bevor es Aufwand verursacht.

Warum der Sponsor die wichtigste Zeile ist

Ohne einen Sponsor, der entscheidet und Budget freigibt, ist ein Projekt eine Arbeitsgruppe. Der häufigste Fehler in KMU: Der Geschäftsführer ist «irgendwie» Sponsor, hat aber weder Zeit noch Termin dafür. Kläre vor dem Start, wer innerhalb von zwei Tagen eine Entscheidung liefert — und halte fest, was passiert, wenn niemand antwortet.

Scope: Das Nicht-Ziel schützt das Ziel

Der Satz «Nicht Teil dieses Projekts sind …» ist der günstigste Schutz gegen Scope Creep. Er verhindert nicht jeden Zusatzwunsch, aber er macht ihn zu einem sichtbaren Change Request statt zu einer stillen Erwartung. Drei bis fünf Punkte genügen.

Werkzeuge vor Menschen einrichten

Wer am Kickoff noch Zugänge verteilt, verschwendet die einzige Stunde, in der alle gleichzeitig aufmerksam sind. Projekt, Aufgabenstruktur und Berechtigungen stehen vorher — in Flenio ist ein Projekt aus einer Vorlage in wenigen Minuten aufgesetzt, inklusive Externen mit eingeschränktem Zugriff.

Häufige Fragen

Wie lange darf die Startphase dauern?

Bei einem Projekt von drei Monaten: eine Woche. Bei einem Jahresprojekt: zwei bis drei Wochen. Wichtiger als die Dauer ist, dass am Ende ein freigegebener Projektauftrag vorliegt — ohne den ist jede weitere Stunde ein Risiko.

Brauche ich für ein kleines Projekt wirklich einen Projektauftrag?

Eine Seite genügt: Ziel, Nicht-Ziel, Budget, Termin, Team, Sponsor. Der Aufwand liegt bei einer Stunde. Er spart die Diskussion «Das war doch nie vereinbart» — die dauert erfahrungsgemäss länger.

Was, wenn das Budget noch nicht feststeht?

Dann startet eine Vorstudie mit eigenem, kleinem Budget, deren Ergebnis das Budget des eigentlichen Projekts ist. Ein Projekt mit offenem Budget zu beginnen heisst, dass die erste Rechnung zur Verhandlungsgrundlage wird.