Datenstandort Schweiz

Datenexport und Anbieterwechsel: Warum der Ausstieg vor dem Einstieg geprüft wird

Für: Entscheider vor der Tool-Wahl und Administratoren, die einen Wechsel vorbereiten.

Kurz erklärt

Vor der Wahl eines Projekttools sollte man den Export testen: Werden Projekte, Aufgaben, Kommentare, Anhänge, Zeiteinträge und Rechnungen in offenen Formaten (CSV, JSON, PDF) ausgegeben — vollständig und ohne Anfrage beim Support? Nach der Kündigung braucht es eine Frist für den Export und eine Bestätigung der Löschung.

Kein Anbieter wirbt mit seinem Export. Dabei ist er das einzige Feature, das man garantiert irgendwann braucht — beim Wechsel, bei einer Übernahme, bei einer Prüfung durch die Aufsicht. Der Test ist einfach: Im Testkonto ein Projekt mit Anhängen und Zeiten anlegen, exportieren, öffnen. Wenn das nicht ohne Support geht, ist es keine Portabilität.

Was ein vollständiger Export enthält

Nicht nur Aufgabentitel:

Projekte, Bereiche, Phasen, Meilensteine mit Terminen
Aufgaben mit Beschreibung, Status, Zuständigen, Abhängigkeiten, Unteraufgaben
Kommentare mit Autor und Zeitstempel
Anhänge als Dateien, nicht als Links, die nach der Kündigung sterben
Zeiteinträge mit Person, Projekt, Dauer, Abrechenbarkeit
Rechnungen als PDF (unveränderbar) plus Daten als CSV
Mitglieder, Rollen und Audit-Log

Fristen und Löschung

Nach der Kündigung sollte der Export noch für eine definierte Frist möglich sein (30–90 Tage sind üblich). Danach: Löschung mit Bestätigung — und Angabe, wann die Daten auch aus Backups verschwinden. Wer beides schriftlich hat, erfüllt die Nachweispflicht gegenüber Mandanten und Aufsicht.

Der Wechsel selbst

Ein Tool-Wechsel ist ein Projekt: Export, Bereinigung (was kommt mit, was wird archiviert), Import mit Feldzuordnung, Parallelbetrieb, Abschaltung. Flenio importiert aus CSV und aus gängigen Tools mit Feldzuordnung; der Export läuft in CSV und JSON, Rechnungen als PDF. Die Checkliste Tool-Migration führt durch die Schritte — sie gilt in beide Richtungen.

Häufige Fragen

Habe ich ein Recht auf Export?

Nach revDSG (Art. 28) und DSGVO (Art. 20) haben Betroffene ein Recht auf Datenherausgabe in einem gängigen Format. Für Firmendaten gilt der Vertrag — deshalb vorher prüfen, was drinsteht.

Was ist mit Anhängen im Export?

Der Knackpunkt bei vielen Tools: Anhänge werden als URL exportiert und sind nach der Kündigung tot. Verlangen, dass Dateien im Export enthalten sind oder gesammelt heruntergeladen werden können.

Wie oft sollte ich exportieren?

Für Berufsgeheimnisträger und revisionspflichtige Firmen: regelmässig (quartalsweise) als eigenes Backup. Für alle anderen: einmal im Testkonto — damit man weiss, dass es geht.