Checklisten

Checkliste Kickoff-Meeting

Für: Projektleiter, die ein Team oder einen Kunden auf ein gemeinsames Projekt einschwören müssen.

Kurz erklärt

Ein gutes Kickoff dauert 60 bis 90 Minuten und beantwortet vier Fragen: Warum machen wir das Projekt, was ist das Ergebnis, wer macht was, und wie arbeiten wir zusammen? Alles andere — Detailplanung, Technik, Verträge — gehört in Folgetermine.

Das Kickoff ist die einzige Sitzung, in der alle Beteiligten das Projekt gleichzeitig ernst nehmen. Danach konkurriert es mit dem Tagesgeschäft. Wer diese Stunde mit Folienstapeln und Organisationsfragen verbringt, verschenkt sie. Wer sie nutzt, um Ziel, Rollen und Spielregeln zu klären, spart Wochen an Rückfragen.

Der Sponsor eröffnet — nicht der Projektleiter

Wenn der Projektleiter erklärt, warum das Projekt wichtig ist, hört das Team eine Behauptung. Wenn der Sponsor es sagt, hört es einen Auftrag. Zehn Minuten Redezeit des Sponsors sind mehr wert als jede Folie.

Risiken vom Team, nicht von der Folie

Die besten Risiken kommen aus dem Raum: «Im November ist unser Systemwechsel, da haben wir keine Zeit.» Plane 15 Minuten dafür ein und schreibe alles ungefiltert mit. Die Bewertung folgt in der Risikoanalyse.

Kein Kickoff ohne Aufgaben

Ein Kickoff, aus dem keine Aufgaben mit Namen und Datum hervorgehen, war eine Informationsveranstaltung. Erfasse die nächsten Schritte noch während der Sitzung — in Flenio direkt aus dem Protokoll heraus, mit @-Erwähnung der Verantwortlichen.

Häufige Fragen

Kickoff intern und mit dem Kunden getrennt?

Ja, wenn interne Themen (Marge, Kapazitätskonflikte, Bedenken zum Kunden) besprochen werden müssen. Das interne Kickoff findet zuerst statt, das Kunden-Kickoff danach — nie umgekehrt.

Wie lange sollte ein Kickoff dauern?

60 Minuten für Projekte bis drei Monate, 90 Minuten darüber. Alles über zwei Stunden ist ein Workshop mit anderem Zweck und anderer Vorbereitung.

Remote oder vor Ort?

Vor Ort, wenn irgend möglich — das Kickoff ist der Termin, an dem sich Beziehungen bilden. Remote funktioniert mit Kamera, geteilter Agenda und einem Protokollführer, der nicht moderiert.