Checklisten

Checkliste Meeting vorbereiten

Für: Alle, die Meetings einberufen — und alle, die zu viele davon haben.

Kurz erklärt

Ein Meeting braucht einen Zweck (informieren, entscheiden oder erarbeiten), nur die Personen, die dazu beitragen, eine Agenda mit Zeitblöcken und ein Protokoll, das Entscheidungen und Aufgaben mit Namen festhält. Fehlt der Zweck, ist es eine E-Mail.

Ein Meeting mit sechs Personen à 140 Franken Stundensatz kostet 840 Franken pro Stunde. Wer das ohne Agenda und Ergebnis ausgibt, würde dasselbe Geld nie ohne Offerte freigeben. Diese Liste ist die Offerte.

Kein Ergebnis, kein Meeting

Wenn der Satz «Am Ende des Meetings haben wir …» nicht ausformuliert werden kann, ist das Thema eine E-Mail oder ein Kommentar im Tool. Asynchrone Abstimmung in Flenio — Kommentar, Erwähnung, Entscheidung an der Aufgabe — ersetzt einen Grossteil der Statusrunden.

Teilnehmende sind Kosten

Jede zusätzliche Person verlängert das Meeting und verdünnt die Verantwortung. Faustregel: Entscheidungen mit maximal fünf, Erarbeitung mit maximal acht Personen. Der Meetingkosten-Rechner zeigt, was eine Runde tatsächlich kostet.

Das Protokoll ist eine Aufgabenliste

Ein gutes Protokoll besteht aus drei Blöcken: Entscheidungen, Aufgaben (wer, was, bis wann), offene Fragen (wer klärt bis wann). Alles andere ist Erinnerungsliteratur.

Häufige Fragen

Wie lang sollte ein Meeting sein?

Statusrunde 15 Minuten stehend, Entscheidung 30 Minuten, Workshop maximal 90 Minuten mit Pause. Kalenderprogramme setzen 60 Minuten als Standard — das ist die Ursache, nicht der Bedarf.

Wie sage ich ein Meeting ab, zu dem ich eingeladen bin?

Fragen, welcher Beitrag erwartet wird. Wenn keiner: bitten, das Protokoll zu erhalten. Das ist kein Affront, sondern Respekt vor der Zeit aller.

Brauchen wir ein wöchentliches Team-Meeting?

Nur, wenn dort entschieden wird. Reine Statusrunden lassen sich durch ein Board ersetzen, das jeder morgens sieht — und durch 15 Minuten Stand-up, wenn es Abhängigkeiten gibt.