Checklisten

Checkliste Projektabschluss

Für: Projektleiter und Inhaber, die Projekte nicht ausfransen lassen wollen.

Kurz erklärt

Ein Projekt ist abgeschlossen, wenn die Abnahme schriftlich vorliegt, die Schlussrechnung gestellt ist, Restarbeiten einen Besitzer haben, Zugriffe bereinigt sind und die Lessons Learned dokumentiert wurden. Ein Projekt, das einfach aufhört, kostet noch monatelang Zeit.

Projekte enden selten mit einem Termin. Sie enden, weil das Team ins nächste Projekt gezogen wird, während der Kunde noch «kleine Sachen» meldet. Diese Kleinigkeiten summieren sich zu unbezahlten Wochen. Der Abschluss ist eine Phase mit eigenem Aufwand — wer ihn plant, wird ihn los.

Die Schlussrechnung ist Teil des Projekts

Wer die Rechnung drei Wochen nach der Abnahme schreibt, verliert Zeit und Erinnerung — und verrechnet weniger. Die Nachkalkulation vor der Rechnung zeigt, wo Stunden liegen geblieben sind. In Flenio entsteht die Schlussrechnung direkt aus den erfassten Zeiten, Akonto-Rechnungen werden automatisch abgezogen.

Zugriffe entziehen ist Datenschutz

Externe, die nach Projektende noch Zugriff auf Kundendaten haben, sind ein revDSG-Problem und ein Vertrauensproblem. Der Abschluss ist der Moment, Zugriffe zu prüfen und Daten gemäss Vereinbarung zu löschen oder zu archivieren.

Lessons Learned ohne Schuldfrage

45 Minuten, drei Fragen, keine Namen: Was hat funktioniert, was hat gestört, was ändern wir beim nächsten Mal? Das Ergebnis gehört in die Vorlage — sonst lernt das nächste Projekt dieselbe Lektion nochmal.

Häufige Fragen

Wann ist ein Projekt wirklich abgeschlossen?

Mit der schriftlichen Abnahme und der gestellten Schlussrechnung. Alles, was danach kommt, ist Gewährleistung, Wartung oder ein neues Projekt — und braucht einen eigenen Rahmen.

Was tun, wenn der Kunde die Abnahme verzögert?

Frist setzen: Ohne Rückmeldung innert 10 Tagen gilt das Ergebnis als abgenommen. Das gehört in die AGB oder den Vertrag — vor dem Projekt, nicht nach ihm.

Wie lange dauert die Abschlussphase?

Rechne mit 5–10 % des Projektaufwands. Bei einem 200-Stunden-Projekt sind das zwei bis drei Tage — für Abnahme, Rechnung, Übergabe und Lessons Learned.