Checklisten

Checkliste Statusbericht

Für: Projektleiter, die an Sponsor, Lenkungsausschuss oder Kunde berichten.

Kurz erklärt

Ein guter Statusbericht passt auf eine Seite und beantwortet: Wo stehen wir (Ampel mit Grund), wo weichen wir ab (Termin, Budget, Umfang), was sind die drei grössten Risiken, welche Entscheidung braucht der Sponsor bis wann. Er wird im festen Rhythmus geliefert — auch wenn nichts passiert ist.

Der Statusbericht ist die einzige Information, die der Sponsor über das Projekt bekommt. Ein grüner Bericht, der im Monat sechs rot wird, kostet das Vertrauen dauerhaft. Ehrliches Gelb im Monat zwei ist unangenehm — und der einzige Weg, rechtzeitig Hilfe zu bekommen.

Gelb ist ein Hilferuf, kein Versagen

Projektleiter melden zu spät gelb, weil sie glauben, das Problem noch selbst lösen zu können. Der Sponsor erlebt dann rot ohne Vorwarnung. Regel: Gelb, sobald ein Ziel nur mit Massnahme erreichbar ist — und zwar der ersten Woche, in der das gilt.

Zahlen statt Adjektive

«Gut im Plan» sagt nichts. «62 % des Budgets verbraucht bei 58 % Fortschritt, Terminverschiebung Meilenstein 3 um sechs Tage» sagt alles. In Flenio kommen Soll-Ist und Fortschritt aus den Aufgaben und Zeiteinträgen, nicht aus einer Excel-Kopie.

Die Entscheidung ist der wichtigste Block

Ein Statusbericht ohne benötigte Entscheidung ist ein Bulletin. Mit der Zeile «Bis 15.10. Entscheid über Zusatzbudget CHF 12'000, sonst Verschiebung Go-live um vier Wochen» wird er zum Steuerungsinstrument.

Häufige Fragen

Wie oft soll ich berichten?

Wöchentlich bei Projekten bis sechs Monate, zweiwöchentlich darüber. Monatlich ist zu selten — in vier Wochen kann ein Projekt kippen, ohne dass es jemand merkt.

Was, wenn der Sponsor den Bericht nicht liest?

Kürzen. Wenn eine Seite nicht gelesen wird, drei Zeilen: Ampel, grösstes Risiko, benötigte Entscheidung. Und: mündlich nachfassen, wenn eine Entscheidung offen ist.

Earned Value oder einfache Prozent?

Für die meisten KMU-Projekte reichen Budget verbraucht vs. Fortschritt in Prozent. Earned Value lohnt sich ab mehreren Teilprojekten mit eigenem Budget.