Checklisten

Checkliste Stakeholder-Analyse

Für: Projektleiter in Organisationen mit mehreren Entscheidern — Verwaltung, Verbände, mittlere Unternehmen.

Kurz erklärt

Eine Stakeholder-Analyse listet alle Personen und Gruppen, die das Projekt beeinflussen oder von ihm betroffen sind, ordnet sie nach Einfluss und Interesse ein und legt fest, wie oft und worüber mit ihnen kommuniziert wird. Ziel: keine Überraschung im Lenkungsausschuss.

Projekte scheitern selten an der Technik, oft an einer Person, die nie gefragt wurde. Der Abteilungsleiter, der das neue System nicht will. Die Assistenz, die den alten Prozess kennt. Die Stakeholder-Analyse findet diese Personen, bevor sie sich melden.

Die Liste ist vertraulich

Eine Stakeholder-Analyse mit Einschätzungen wie «blockiert, weil er Macht verliert» ist ein Arbeitsinstrument des Projektleiters. Sie gehört in einen Bereich mit eingeschränktem Zugriff, nicht in das Projekt, das alle sehen.

Skeptiker früh, nicht spät

Ein Skeptiker mit Einfluss, den man im Monat eins anhört, wird oft zum Verbündeten. Derselbe Skeptiker, der im Monat fünf im Lenkungsausschuss überrascht wird, wird zum Gegner. Das Gespräch kostet eine Stunde.

Kommunikation ist Arbeit, nicht Nebensache

Statusberichte, Demos und Gespräche kosten bei grösseren Projekten 10–20 % der Projektleitungszeit. Wer sie nicht plant, macht sie nicht — und merkt es erst, wenn jemand sagt: «Davon höre ich zum ersten Mal.»

Häufige Fragen

Wie viele Stakeholder sind normal?

Bei einem KMU-Projekt 8 bis 20. Mehr als 30 deutet darauf hin, dass Gruppen einzeln aufgeführt sind, wo eine Rolle reichen würde («alle Sachbearbeiter» statt 15 Namen).

Was ist der Unterschied zur RACI-Matrix?

RACI verteilt Verantwortung für Aufgaben im Team. Die Stakeholder-Analyse betrachtet Einfluss und Interesse — auch von Personen, die keine Aufgabe haben und trotzdem entscheidend sind.

Wie gehe ich mit einem Stakeholder um, der das Projekt ablehnt?

Zuhören, die Befürchtung ernst nehmen, prüfen, ob sie berechtigt ist. Oft ist sie es teilweise. Wo nicht, hilft Transparenz über Entscheidungen mehr als Überzeugung.