Checklisten

Checkliste Projektmanagement-Tool auswählen

Für: Geschäftsführer, IT-Verantwortliche und Projektleiter in KMU, die ein Tool einführen oder wechseln.

Kurz erklärt

Ein Tool wählt man in vier Schritten: Muss-Anforderungen aus den Prozessen ableiten (nicht aus Feature-Listen), Datenschutz und Datenstandort prüfen, Gesamtkosten über drei Jahre inklusive Einführung rechnen, und zwei Kandidaten mit echten Projekten zwei Wochen pilotieren. Wer nach der Demo entscheidet, entscheidet nach dem Verkäufer.

Die meisten Tool-Entscheidungen fallen nach einer 45-minütigen Demo, in der alles funktioniert hat. Zwei Monate später fehlt die Zeiterfassung, die Externen können nicht eingeladen werden, und die Daten liegen in einem Land, das der Datenschutzbeauftragte nicht mag. Diese Liste ist herstellerneutral — auch Flenio muss sie bestehen.

Prozesse, nicht Features

Feature-Listen sind alle gleich lang. Der Unterschied liegt im Ablauf: Kann ich aus erfasster Zeit eine Rechnung machen, ohne zu exportieren? Kann ein Kunde eine Aufgabe sehen, ohne alles zu sehen? Schreibe die fünf wichtigsten Abläufe auf und lass sie im Pilot durchspielen.

Datenstandort: fragen, was wirklich gilt

«Server in der Schweiz» kann heissen: Datenbank in Zürich, E-Mail-Versand über einen US-Anbieter, KI-Funktionen über einen dritten. Das ist nicht per se ein Problem — aber der Anbieter muss es ausweisen. Flenio legt die Subprozessoren offen; dieselbe Transparenz darfst du von jedem verlangen.

Der Pilot entscheidet

Zwei Wochen mit einem echten Projekt zeigen mehr als zehn Demos. Achte darauf, ob das Team das Tool nach einer Woche freiwillig nutzt — das ist der einzige Indikator, der zählt.

Häufige Fragen

Wie viele Tools sollte ich vergleichen?

Longlist mit fünf bis acht, Shortlist mit zwei für den Pilot. Mehr als zwei Piloten parallel überfordern das Team und verwässern das Ergebnis.

Was kostet die Einführung wirklich?

Rechne mit 2–4 Stunden pro Nutzer für Migration und Einarbeitung, plus 20–40 Stunden für Vorlagen und Prozesse. Bei zehn Nutzern sind das etwa 60 Stunden — mehr als ein Jahr Lizenzkosten.

Sollte ich ein Tool mit KI-Funktionen wählen?

Nur, wenn klar ist, welche Daten dafür wohin gehen und ob sich die Funktion abschalten lässt. Für Kanzleien und Gesundheitswesen ist die Abschaltbarkeit wichtiger als die Funktion.