Checklisten

Checkliste Tool-Migration

Für: Teams, die von Tabellen oder einem anderen Projektmanagement-Tool wechseln.

Kurz erklärt

Eine Tool-Migration gelingt mit Bereinigung vor dem Umzug (nur aktive Projekte), einer festgelegten Zielstruktur, einem getesteten Import mit Stichprobe, zwei Wochen Parallelbetrieb mit klarem Stichtag und dem konsequenten Schliessen des alten Tools. Wer alles mitnimmt, nimmt das Chaos mit.

Die Migration ist der Moment, in dem man aufräumt — oder das Durcheinander in ein neues Tool kopiert. 400 Aufgaben aus drei Jahren, 60 % davon erledigt oder vergessen, müssen nicht mit. Was mitgeht, wird kuratiert. Und ein Stichtag ohne Schliessen des alten Tools ist kein Stichtag.

Kuratieren, nicht kopieren

Was drei Monate nicht angefasst wurde, ist entweder erledigt oder nicht wichtig. Beides muss nicht migriert werden. Nimm die aktiven Projekte mit, den Rest als Archiv-Export. Das neue Tool startet dann mit dem, was zählt.

Mapping mit KI, Prüfung mit Menschen

Beim CSV-Import in Flenio schlägt die KI die Feldzuordnung vor — Titel, Status, Verantwortlicher, Fälligkeit. Die Stichprobe danach macht der Mensch: 20 Datensätze, alle Felder, bevor der Vollimport läuft.

Der Stichtag ist das Ende des alten Tools

Parallelbetrieb ohne Ende ist die häufigste Ursache für gescheiterte Migrationen: Zwei Tools, zwei Wahrheiten. Nach zwei Wochen wird das alte Tool schreibgeschützt — nicht «bald», sondern an einem Datum, das alle kennen.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine Migration?

Für ein Team von zehn mit 20 aktiven Projekten: eine Woche Vorbereitung, ein Tag Import, zwei Wochen Parallelbetrieb. Insgesamt drei bis vier Wochen bei etwa 30–50 Stunden Aufwand.

Sollen wir Zeiteinträge migrieren?

Nur die des laufenden Jahres, und nur, wenn sie noch nicht verrechnet sind. Verrechnete Zeit bleibt beim alten Beleg — die Rechnung ist der Nachweis, nicht die Zeittabelle.

Was ist mit Kommentaren und Verlauf?

Selten migrierbar und selten nötig. Wichtige Entscheidungen aus Kommentaren gehören in die Aufgabenbeschreibung, der Rest ins Archiv.