Checklisten

Checkliste Rechnung stellen (Schweiz)

Für: Selbstständige, Agenturen, Kanzleien und Treuhänder, die Rechnungen aus der Schweiz stellen.

Kurz erklärt

Eine Schweizer Rechnung braucht Name und Ort beider Parteien, die MWST-Nummer des Leistungserbringers, Datum, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag sowie eine eindeutige, fortlaufende Nummer. Für Zahlungen in CHF gehört der QR-Zahlteil mit dem offenen Betrag darunter.

Eine Rechnung ohne MWST-Nummer kostet den Kunden den Vorsteuerabzug — und dich den Ruf. Eine Rechnung mit falschem Betrag im QR-Code wird falsch bezahlt, weil niemand den Summenblock nachliest. Diese Liste geht die Punkte durch, die in der Praxis am häufigsten fehlen.

Der QR-Code zählt, nicht die Summe

Der Kunde scannt den QR-Code mit dem Banking-App und bezahlt, was darin steht. Steht dort der Gesamtbetrag statt des Restbetrags nach Akonto, wird zu viel überwiesen — und der Abgleich kostet beide Seiten Zeit. Flenio schreibt den offenen Betrag in den Zahlteil, nicht die Bruttosumme.

Lückenlos heisst lückenlos

Eine gelöschte Rechnung hinterlässt eine Lücke in der Nummernfolge, die der Revisor erklärt haben will. Ausgestellte Rechnungen werden nicht gelöscht, sondern mit einer Gutschrift neutralisiert. Software, die Löschen erlaubt, ist bequem — und ein Mangel in der Buchführung.

Unveränderbar ablegen

Das PDF, das der Kunde bekommt, muss dasselbe sein, das in zehn Jahren in der Ablage liegt. Wer die Rechnung bei jedem Aufruf neu rendert, hat nach dem nächsten Logo-Wechsel zwei verschiedene Belege. Das PDF wird beim Ausstellen einmal erzeugt und dann nicht mehr angefasst.

Häufige Fragen

Brauche ich eine MWST-Nummer auf der Rechnung, wenn ich nicht MWST-pflichtig bin?

Nein. Unter 100'000 Franken Jahresumsatz bist du von der MWST befreit und darfst keine MWST ausweisen. Dann steht auf der Rechnung: «Nicht MWST-pflichtig» und kein Steuerbetrag.

IBAN oder QR-IBAN?

Mit einer normalen IBAN kann der QR-Zahlteil ohne Referenz ausgestellt werden. Die QR-IBAN verlangt eine strukturierte QR-Referenz, die den Zahlungsabgleich automatisiert. Für KMU mit wenigen Rechnungen reicht die IBAN.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f). Elektronisch ist erlaubt, wenn die Unveränderbarkeit sichergestellt ist (GeBüV).