Datenstandort Schweiz

Auskunftsbegehren nach DSG beantworten: Fristen, Inhalt, Ablauf

Für: Datenschutzverantwortliche, Geschäftsleitungen und Administrationen in KMU, die Auskunftsbegehren beantworten müssen.

Kurz erklärt

Jede Person kann nach Art. 25 DSG Auskunft verlangen, ob und welche Personendaten über sie bearbeitet werden. Die Auskunft ist innert 30 Tagen und grundsätzlich kostenlos zu erteilen (Art. 18 und 19 DSV). Sie umfasst unter anderem die Daten selbst, den Zweck, die Aufbewahrungsdauer, die Empfänger und die Herkunft. Vorher wird die Identität der anfragenden Person geprüft.

Ein Auskunftsbegehren kommt oft unerwartet – von einem ehemaligen Mitarbeiter, einer Kundin oder im Rahmen eines Streits. Wer vorbereitet ist, beantwortet es in wenigen Stunden. Wer nicht weiss, wo Daten liegen, verliert Tage. Diese Seite zeigt Pflichten, Fristen und einen praktikablen Ablauf.

Was die Auskunft enthalten muss

Nach Art. 25 Abs. 2 DSG erhält die anfragende Person die Informationen, die nötig sind, um ihre Rechte geltend zu machen. Dazu gehören mindestens die Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen, die bearbeiteten Personendaten als solche, der Bearbeitungszweck, die Aufbewahrungsdauer oder die Kriterien dafür, die verfügbaren Angaben über die Herkunft der Daten, gegebenenfalls das Vorliegen einer automatisierten Einzelentscheidung sowie die Empfänger und bei Bekanntgabe ins Ausland der Staat und die Garantien.

Ablauf in fünf Schritten

Ein einfacher Prozess für die Praxis:

Eingang dokumentieren und die 30-Tage-Frist notieren
Identität der anfragenden Person angemessen prüfen
Daten in allen Systemen suchen: E-Mail, Ablage, CRM, Projekttool, Buchhaltung, Backups
Auskunft zusammenstellen, Daten Dritter schwärzen, Einschränkungen begründen
Auskunft schriftlich oder in elektronischer Form übermitteln und den Versand dokumentieren

Einschränkungen und Kosten

Die Auskunft kann eingeschränkt, aufgeschoben oder verweigert werden, wenn ein Gesetz es vorsieht, überwiegende Interessen Dritter es erfordern oder das Begehren offensichtlich unbegründet oder querulatorisch ist (Art. 26 DSG). Die Einschränkung ist zu begründen. Grundsätzlich ist die Auskunft kostenlos; bei unverhältnismässigem Aufwand kann eine Beteiligung von höchstens CHF 300 verlangt werden (Art. 19 DSV), sofern die Person vorher informiert wird.

Häufige Fragen

Innert welcher Frist muss ich antworten?

Innert 30 Tagen (Art. 18 DSV). Kann die Frist nicht eingehalten werden, ist die anfragende Person darüber zu informieren und die Frist zu nennen, innert der die Auskunft erfolgt.

Muss ich auch Daten in Projektwerkzeugen herausgeben?

Ja, die Auskunft umfasst alle Personendaten, die über die Person bearbeitet werden – unabhängig vom System. Werkzeuge mit Suche und Export erleichtern das erheblich.

Was ist der Unterschied zur Datenherausgabe?

Die Auskunft informiert über die Bearbeitung. Das Recht auf Datenherausgabe oder -übertragung (Art. 28 DSG) betrifft Daten, die die Person selbst bekanntgegeben hat, in einem gängigen elektronischen Format.