Datenstandort Schweiz

Dateien sicher mit Kunden teilen: Links, Portale und Berechtigungen

Für: Agenturen, Kanzleien, Treuhandbüros und Projektleiter, die regelmässig Dokumente mit Kunden austauschen.

Kurz erklärt

Für das Teilen von Dateien mit Kunden eignen sich Freigabelinks mit Ablaufdatum und Passwort, Kundenportale oder Gastzugänge mit eingeschränkten Rechten besser als unverschlüsselte E-Mail-Anhänge. Entscheidend sind: nur das Nötige teilen, Zugriff zeitlich begrenzen, Freigaben regelmässig prüfen und für vertrauliche Inhalte einen Dienst mit Auftragsbearbeitungsvertrag und geeignetem Speicherort verwenden.

Entwürfe, Verträge, Auswertungen, Steuerunterlagen: In Projekten werden ständig Dateien mit Kunden ausgetauscht. Ein vergessener öffentlicher Link oder ein falscher Empfänger genügt für eine Datenpanne. Diese Seite zeigt sichere Wege und typische Fallstricke.

Die Methoden im Vergleich

Je nach Vertraulichkeit passen unterschiedliche Wege:

Öffentlicher Link ohne Schutz: nur für unkritische Inhalte
Link mit Passwort und Ablaufdatum: für die meisten Projektunterlagen geeignet
Kundenportal oder Gastzugang mit Leserechten: für laufenden Austausch und Freigaben
Verschlüsselter Austausch: für Berufsgeheimnisse und besonders schützenswerte Daten
Unverschlüsselter E-Mail-Anhang: für vertrauliche Inhalte ungeeignet

Freigaben im Griff behalten

Das grösste Risiko sind nicht die neuen Freigaben, sondern die alten, die niemand mehr kennt. Bewährt haben sich Ablaufdaten als Standard, eine regelmässige Durchsicht aktiver Freigaben und das Entfernen von Gastzugängen nach Projektende. Projektwerkzeuge mit Gastrollen und Freigabeübersicht machen das deutlich einfacher als lose Links in E-Mails.

Berufsgeheimnis und vertrauliche Mandate

Für Anwältinnen, Treuhänder und Gesundheitsberufe gilt: Der gewählte Dienst muss vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet sein, und die Daten müssen angemessen geschützt sein. Passwörter für Freigabelinks gehören nicht in dieselbe E-Mail wie der Link, sondern über einen zweiten Kanal.

Häufige Fragen

Sind Freigabelinks sicher?

Mit Passwort, Ablaufdatum und eingeschränkten Rechten sind sie für die meisten Projektunterlagen geeignet. Öffentliche Links ohne Schutz sollten nur für unkritische Inhalte verwendet werden.

Darf ich vertrauliche Dokumente per E-Mail senden?

Unverschlüsselt ist das für vertrauliche oder besonders schützenswerte Inhalte nicht empfehlenswert. Besser sind geschützte Freigaben oder verschlüsselter Versand.

Was tun, wenn ein Link an die falsche Person ging?

Freigabe sofort entziehen, Zugriffe prüfen, den Vorfall dokumentieren und prüfen, ob eine Meldung an den EDÖB oder an Betroffene nötig ist.