Datenstandort Schweiz

Zugriffsrechte im Projekttool: Ein Berechtigungskonzept auf einer Seite

Für: Administratoren, Geschäftsführer und Datenschutzverantwortliche, die Zugriffe ordnen müssen — vor allem mit Externen und Berufsgeheimnis.

Kurz erklärt

Ein Berechtigungskonzept legt fest, welche Rolle auf welche Daten zugreifen darf — und wer das prüft. Für ein Projekttool genügen vier Rollen (Administrator, Mitglied, eingeschränktes Mitglied, Externer), das Prinzip Need-to-know je Projekt oder Bereich, mindestens zwei Administratoren, eine halbjährliche Prüfung der Zugänge und ein Offboarding-Prozess, der am Austrittstag greift.

Die meisten Datenschutzvorfälle in KMU sind keine Angriffe, sondern Berechtigungen: der Praktikant, der alles sieht; der Ex-Mitarbeiter, dessen Konto noch läuft; der Kunde, der die Kalkulation eines anderen Kunden findet. Ein Berechtigungskonzept ist die Antwort — und es passt auf eine Seite, wenn das Werkzeug Rollen kann.

Vier Rollen genügen

Mehr Rollen bedeuten nicht mehr Sicherheit, sondern mehr Ausnahmen, die niemand überblickt:

Administrator: Workspace, Mitglieder, Abrechnung, Einstellungen, Audit-Log. Mindestens zwei Personen (Stellvertretung), höchstens drei.
Mitglied: arbeitet in allen Projekten des Bereichs, sieht Kollegen und Auslastung, erfasst Zeit. Keine Rechnungen, keine Mitgliederverwaltung.
Eingeschränktes Mitglied: nur zugewiesene Projekte oder Bereiche — für Praktikanten, Aushilfen, Abteilungen mit Berufsgeheimnis.
Externer: genau ein Projekt oder Bereich, keine Auslastung anderer, keine internen Kommentare, Zugang mit Ablaufdatum.

Need-to-know über Bereiche

Nicht jeder muss alles sehen. Ein Treuhandbüro mit zehn Mandaten, eine Kanzlei mit drei Rechtsgebieten, eine Agentur mit konkurrierenden Kunden: Die Sichtbarkeit wird über Bereiche (Mandat, Rechtsgebiet, Kunde) gesteuert, nicht über Einzelrechte je Aufgabe. Wer zum Bereich gehört, sieht ihn; wer nicht, nicht. Das ist einfach zu prüfen — und Einfachheit ist bei Berechtigungen das Sicherheitsmerkmal. In Flenio entsprechen Bereiche genau dieser Ebene zwischen Workspace und Projekt.

Prüfen und beenden

Das Konzept lebt von zwei Routinen: der halbjährlichen Prüfung («Wer hat Zugriff, und braucht er ihn noch?») und dem Offboarding am Austrittstag — nicht in der Woche danach. Beides gehört in den Kalender, mit Verantwortlichem. Ein Audit-Log zeigt, ob Berechtigungen zwischen den Prüfungen verändert wurden. Und: Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle ist die Berechtigung, die am meisten schützt.

Häufige Fragen

Braucht ein Fünf-Personen-Betrieb ein Berechtigungskonzept?

Eine Seite, ja — spätestens mit dem ersten Externen oder dem ersten Austritt. Bei fünf Personen ist es in zwanzig Minuten geschrieben.

Was ist mit dem Geschäftsführer, der «alles sehen» will?

Kann er als Administrator. Die Frage ist, ob er es im Alltag braucht — jede Rolle mit Vollzugriff ist ein Ziel für Phishing. Viele Geschäftsführer arbeiten als Mitglied und wechseln nur für Administration die Rolle.

Wie oft Zugänge prüfen?

Halbjährlich alle, sofort bei Austritt, Rollenwechsel und Projektende. Die Liste der Externen quartalsweise — sie wird am häufigsten vergessen.