Datenstandort Schweiz

Datenträger sicher entsorgen: Notebooks, Festplatten und Smartphones

Für: IT-Verantwortliche, Administrationen und Geschäftsleitungen von KMU, Kanzleien, Praxen und Treuhandbüros.

Kurz erklärt

Bevor Notebooks, Festplatten oder Smartphones das Unternehmen verlassen, müssen alle Daten unwiederbringlich gelöscht werden. Einfaches Löschen oder Formatieren genügt nicht. Je nach Gerät eignen sich Überschreiben, kryptografisches Löschen bei verschlüsselten Geräten, das Zurücksetzen mit Herstellerfunktion oder die physische Zerstörung. Die Löschung wird dokumentiert – bei externen Entsorgern mit Zertifikat.

Ausgemusterte Geräte sind eine unterschätzte Datenquelle. Immer wieder tauchen gebrauchte Festplatten mit Kundendaten auf Onlineplattformen auf. Die sichere Entsorgung gehört zu den technischen und organisatorischen Massnahmen, die das revDSG verlangt. Diese Seite zeigt die Methoden und den Ablauf.

Warum Löschen nicht genügt

Beim normalen Löschen oder Formatieren werden meist nur die Verweise auf Daten entfernt, nicht die Daten selbst. Mit einfacher Software lassen sie sich oft wiederherstellen. Bei SSDs kommt hinzu, dass interne Speicherverwaltung das gezielte Überschreiben erschwert. Deshalb braucht es Verfahren, die zum Gerätetyp passen.

Methoden nach Gerätetyp

Orientierung bieten etablierte Richtlinien wie NIST SP 800-88 zur Datenträgerbereinigung:

Verschlüsselte Geräte: kryptografisches Löschen durch Vernichtung des Schlüssels
SSDs: herstellereigene Secure-Erase-Funktion oder physische Zerstörung
Herkömmliche Festplatten: vollständiges Überschreiben oder Zerstörung
Smartphones und Tablets: Verschlüsselung aktiv lassen und auf Werkseinstellungen zurücksetzen
USB-Sticks und Speicherkarten: bei sensiblen Daten physisch zerstören

Ablauf und Nachweis

Ein einfacher Prozess genügt: Geräte inventarisieren, vor der Ausmusterung Daten sichern, Löschung oder Vernichtung durchführen, dokumentieren mit Gerät, Seriennummer, Methode, Datum und verantwortlicher Person. Externe Entsorger sollten vertraglich verpflichtet werden und ein Vernichtungszertifikat ausstellen. Am wirksamsten ist Vorbeugung: Geräte von Anfang an verschlüsseln.

Häufige Fragen

Genügt das Formatieren einer Festplatte?

Nein. Beim Formatieren bleiben die Daten meist wiederherstellbar. Es braucht Überschreiben, kryptografisches Löschen oder physische Zerstörung.

Wie lösche ich ein Firmen-Smartphone sicher?

Bei aktiver Verschlüsselung durch Zurücksetzen auf die Werkseinstellungen; Konten vorher abmelden und das Gerät aus der Geräteverwaltung entfernen.

Muss die Entsorgung dokumentiert werden?

Das DSG schreibt keine Form vor, aber eine Dokumentation ist der Nachweis, dass die Datensicherheit gewahrt wurde. Bei externen Entsorgern gehört ein Vernichtungszertifikat dazu.