Datenstandort Schweiz

Löschkonzept für Projektdaten: Fristen, die man verteidigen kann

Für: Geschäftsführer, Datenschutzverantwortliche und Administratoren von Projekttools.

Kurz erklärt

Ein Löschkonzept legt je Datenkategorie fest, wie lange sie aufbewahrt wird und was danach passiert. In der Schweiz: Buchhaltungsbelege und Geschäftskorrespondenz 10 Jahre (OR 958f), Arbeitsmittel wie Aufgaben und Kommentare nur so lange wie nötig — als Faustregel 1–3 Jahre nach Projektende. Nicht mehr benötigte Personendaten müssen gelöscht werden (revDSG).

Die meisten Firmen löschen nichts — nicht aus Absicht, sondern weil niemand entschieden hat, was weg darf. Das revDSG verlangt das Gegenteil: Daten, die den Zweck erfüllt haben, sind zu löschen oder zu anonymisieren. Ein Löschkonzept ist die Entscheidung, einmal getroffen, in einer Tabelle festgehalten.

Kategorien und Fristen

Für ein Projektunternehmen in der Schweiz:

Rechnungen, Gutschriften, Zahlungsbelege: 10 Jahre (OR 958f) — unveränderbar
Verträge, Offerten, Abnahmeprotokolle: 10 Jahre nach Vertragsende
Zeiteinträge, die verrechnet wurden: 10 Jahre als Rechnungsbeleg
Aufgaben, Kommentare, Anhänge: 1–3 Jahre nach Projektabschluss, dann löschen oder archivieren
Mitarbeiterdaten: Personaldossier 10 Jahre nach Austritt (Lohn), Bewerbungen 6 Monate nach Absage
Audit-Logs: 1–2 Jahre, buchhaltungsrelevante 10 Jahre

Löschen oder anonymisieren?

Für Statistik und Nachkalkulation sind alte Projekte wertvoll — aber nicht die Personendaten darin. Anonymisieren heisst: Namen von Ansprechpartnern, Kommentare und Anhänge entfernen, Zahlen behalten. Was keinen Personenbezug mehr hat, unterliegt keiner Löschpflicht.

Umsetzung im Tool

Ein Löschkonzept lebt von der Umsetzbarkeit: Das Tool muss Projekte archivieren, exportieren und endgültig löschen können — und ein Workspace-Löschung muss die Daten beim Anbieter tatsächlich entfernen, nicht nur ausblenden. Flenio bietet Archivierung, Export und eine Workspace-Löschung mit Bestätigung und Frist; was gelöscht wird, wird in den Backups mit deren Rotation entfernt.

Häufige Fragen

Muss ich wirklich löschen, oder reicht Archivieren?

Archivieren ist keine Löschung. Es genügt, solange ein Zweck besteht (Aufbewahrungspflicht, laufender Streit). Danach muss gelöscht oder anonymisiert werden.

Was ist mit Backups?

Backups dürfen Daten für die Dauer ihrer Rotation enthalten. Das Löschkonzept sollte die Backup-Frist des Anbieters kennen und nennen.

Wie fange ich an?

Mit einer Tabelle: Kategorie, Frist, Grund, Verantwortlicher, Werkzeug. Eine Seite. Dann einmal jährlich einen Löschtermin im Kalender.