Kanzleien und Treuhand müssen das Berufsgeheimnis wahren
Wer dem Berufsgeheimnis untersteht, muss zeigen können, dass Mandatsdaten nur berechtigten Personen zugänglich sind. Flenio begrenzt den Zugriff über Rollen auf Workspace- und Projektebene, protokolliert sicherheitsrelevante Aktionen einschliesslich Support-Zugriffen und hostet in Zürich, als nachvollziehbare Grundlage für die eigene Sorgfalt.
Kennst du das?
- Mandatsunterlagen liegen in allgemeinen Cloud-Ordnern.
- Nicht nachvollziehbar ist, wer auf welche Daten zugegriffen hat.
- Externe Werkzeuge haben Zugriff auf Mandatsdaten.
- Die Kanzlei kann ihre Sorgfalt gegenüber Mandanten kaum belegen.
Was es kostet
Eine Verletzung des Berufsgeheimnisses wiegt schwer, rechtlich wie für das Vertrauen der Mandantschaft. Werkzeuge ohne klare Zugriffsrechte und Protokoll machen es schwierig, die eigene Sorgfalt nachzuweisen, selbst wenn nichts passiert ist.
So löst Flenio das
- Rollen und SicherheitsprotokollRollen begrenzen den Zugriff, das Protokoll dokumentiert ihn, auch für den Flenio-Support.Mehr erfahren
- Hosting in ZürichGespeichert wird in Zürich; welche Dienstleister ausserhalb mitwirken, etwa beim E-Mail-Versand oder bei der KI, ist transparent dokumentiert.Mehr erfahren
- KI mit PseudonymisierungPersonennamen werden vor der Übermittlung an den KI-Anbieter durch Platzhalter ersetzt.Mehr erfahren
Aus der Praxis
Eine Treuhandgesellschaft musste gegenüber einem grossen Mandanten belegen, wer auf dessen Unterlagen zugreifen kann. Mit Projekten pro Mandat, eng vergebenen Rollen und dem Sicherheitsprotokoll konnte sie die Zugriffe nachvollziehbar darstellen, einschliesslich der Information, ob der Support des Anbieters zugegriffen hatte.
Fiktives Beispiel aus typischen Situationen von Dienstleistern.
Passt Flenio?
Flenio ist ein Projektwerkzeug, kein Dokumentenmanagement mit revisionssicherer Archivierung. Für die gesetzliche Aufbewahrung von Akten braucht es gegebenenfalls ein spezialisiertes System.
So gehst du vor
- 1
Projekte pro Mandat anlegen und Rollen eng vergeben.
- 2
Das Sicherheitsprotokoll regelmässig prüfen.
- 3
KI-Funktionen bewusst einsetzen und Klientennamen in Freitexten zurückhaltend verwenden.
Häufige Fragen
Protokolliert Flenio Zugriffe durch den Support?
Ja. Das Sicherheitsprotokoll erfasst sicherheitsrelevante Aktionen ausdrücklich einschliesslich Support-Zugriffen. Owner und Admins sehen es unter Einstellungen → Protokoll.
Was ist bei KI-Funktionen zu beachten?
Personennamen werden vor der Übermittlung durch Platzhalter ersetzt, E-Mail-Adressen nicht übermittelt. Freitexte wie Aufgabentitel gehen so hinaus, wie sie erfasst wurden; Klientennamen sollten dort zurückhaltend stehen.