Funktion · Berechtigungen · Nachweis
Rollen, Rechte und Sicherheitsprotokoll
In Flenio steuern Rollen, was jemand auf Workspace- und Projektebene sehen und ändern darf. Mitglieder werden per E-Mail eingeladen; besondere Rechte wie «Buchhaltung» vergibt die Eigentümerin oder der Eigentümer gezielt. Das Sicherheitsprotokoll hält fest, wer wann welche sicherheitsrelevante Aktion ausgeführt hat, einschliesslich Zugriffen durch den Support.
Rollen und Sicherheitsprotokoll gibt es in allen Plänen; die Aufbewahrung des Protokolls richtet sich nach dem Plan, SSO ist im Plan Business enthalten.
Auf einen Blick
- Rollen auf Workspace- und Projektebene
- Gezielte Rechte wie «Buchhaltung», etwa für die Treuhand
- Sicherheitsprotokoll für Owner und Admins, inklusive Support-Zugriffen
- Erfasst Anmeldungen, Mitgliederwechsel, Exporte, KI-Aufrufe und Integrationen
So funktioniert es
- 1
Mitglieder einladen
Einstellungen → Mitglieder öffnen, E-Mail-Adresse eingeben und eine Rolle wählen. Die Person tritt nach Annahme der Einladung dem Workspace bei.
- 2
Rechte vergeben
Besondere Rechte wie «Buchhaltung» gezielt zuweisen, etwa an die Treuhänderin. Mitglieder ohne dieses Recht erfassen nur ihre eigenen Spesen.
- 3
Protokoll lesen
Unter Einstellungen → Protokoll sehen Owner und Admins, wer wann welche sicherheitsrelevante Aktion ausgeführt hat.
- 4
Nachweis führen
Das Protokoll dient als Grundlage, um eigene Sorgfaltspflichten nachzuweisen, etwa gegenüber Kunden mit Berufsgeheimnis.
Was das Sicherheitsprotokoll erfasst
Das Protokoll beantwortet die Frage, wer wann worauf zugegriffen hat. Für KI-Aufrufe werden nur Metadaten erfasst, nicht die Inhalte.
| Kategorie | Was erfasst wird |
|---|---|
| Anmeldung | erfolgreiche und fehlgeschlagene Anmeldungen, Abmeldung, Zwei-Faktor an oder aus, Passwortwechsel |
| Mitglieder | Einladungen, Annahmen, Rollenwechsel, Entfernungen, Gastzugänge |
| Daten | Workspace- und Projektexporte, Importe, Massenlöschungen |
| KI | Aktivierung und Deaktivierung, Wechsel des KI-Anbieters, KI-Aufrufe als Metadaten |
| Integrationen | Verbinden und Trennen externer Empfänger samt bestätigter Hinweise |
| Workspace | Löschung, Wiederherstellung und endgültige Entfernung |
Warum Nachvollziehbarkeit für Kanzleien und Treuhand zählt
Wer dem Berufsgeheimnis untersteht, muss zeigen können, dass Mandatsdaten nur berechtigten Personen zugänglich sind. Rollen begrenzen den Zugriff, das Sicherheitsprotokoll dokumentiert ihn, einschliesslich allfälliger Zugriffe durch den Flenio-Support. Zusammen mit dem Hosting in Zürich und der täglichen Datensicherung entsteht so eine nachvollziehbare Grundlage für die eigene Sorgfalt.
Was du wissen solltest
- – Das Sicherheitsprotokoll sehen nur Owner und Admins.
- – Die Aufbewahrungsdauer des Protokolls richtet sich nach dem Plan.
- – Single Sign-on ist nur im Plan Business enthalten.
Häufige Fragen
Wer sieht das Sicherheitsprotokoll in Flenio?
Owner und Admins des Workspace finden es unter Einstellungen → Protokoll. Es zeigt, wer wann welche sicherheitsrelevante Aktion ausgeführt hat, etwa Anmeldungen, Rollenwechsel, Exporte oder Zugriffe durch den Support, und dient als Nachweis eigener Sorgfaltspflichten.
Kann ich meiner Treuhand Zugriff auf die Buchhaltung geben, aber nicht auf alles?
Das Recht Buchhaltung lässt sich gezielt vergeben. Wer es besitzt, hat Zugriff auf Belege, Bank, MWST und Buchhaltung. Weitere Rechte hängen von der Rolle ab, die der Person beim Einladen unter Einstellungen → Mitglieder zugewiesen wird.
Werden Zugriffe durch den Flenio-Support protokolliert?
Ja. Das Sicherheitsprotokoll erfasst sicherheitsrelevante Aktionen ausdrücklich einschliesslich Support-Zugriffen. So bleibt für Owner und Admins jederzeit nachvollziehbar, ob und wann der Support auf den Workspace zugegriffen hat und welche Aktion dabei ausgeführt wurde.
Weitere Funktionen im Detail
- Tägliche Datensicherung in Zürich
- Buchhaltung für Dienstleister
- Single Sign-on
- Sicherheit bei Flenio
- KI-Projektassistent und Projekt aus Dokumenten
- Projekt-Wiki mit Struktur-Generator
- Kundenfreigabe per Read-only-Link
- Automationen mit Wenn-dann-Regeln
- SharePoint und OneDrive im Projekt
Zuletzt geprüft am 7.11.2026 · Funktionsbeschreibung nach Handbuch und Planübersicht.