Psychologie im Projekt

Multitasking-Mythos: Wechselkosten im Projekt

Für: Teamleads, Projektleiter und alle, die an vier Projekten gleichzeitig arbeiten.

Kurz erklärt

Menschen können nicht zwei anspruchsvolle Aufgaben gleichzeitig bearbeiten; sie wechseln, und jeder Wechsel kostet Zeit und Fehler. Studien zeigen Produktivitätsverluste von 20–40 % bei häufigem Wechseln und bis zu 23 Minuten, um nach einer Unterbrechung wieder in die Aufgabe zu finden. Für Projekte bedeutet das: weniger parallel, mehr nacheinander — WIP-Limits statt Auslastung.

Eine Person auf vier Projekten à 25 % liefert nicht vier Viertel, sondern weniger als ein Ganzes — weil zwischen den Vierteln die Zeit verschwindet, in der sie sich wieder einarbeitet. Die Ressourcenplanung sieht 100 % Auslastung. Das Ergebnis sieht sie nicht.

Die Forschung

Rubinstein, Meyer und Evans (2001) massen Wechselkosten im Labor: Jeder Wechsel zwischen Aufgaben kostet Zeit für die Neuorientierung, und die Kosten steigen mit der Komplexität. Gloria Mark (UC Irvine, 2008) beobachtete Büroarbeit und fand, dass nach einer Unterbrechung im Schnitt 23 Minuten vergehen, bis die ursprüngliche Aufgabe wieder mit voller Konzentration läuft. Wer zehnmal am Tag unterbrochen wird, verliert rechnerisch den halben Tag.

Im Projekt

Ressourcenplanung mit 25 %-Scheiben über viele Projekte — jede Scheibe zahlt Wechselkosten
Durchlaufzeiten wachsen, obwohl alle ausgelastet sind
Fehler häufen sich an den Übergängen zwischen Projekten
Meetings und Chat unterbrechen die konzentrierte Arbeit — die aber die Ergebnisse liefert

Was hilft

WIP-Limit pro Person: maximal zwei bis drei parallele Projekte, maximal drei offene Aufgaben. Lieber ein Projekt fertig als drei halb.
Blöcke statt Scheiben: Zwei Tage Projekt A, dann drei Tage Projekt B — statt täglich beides
Fokuszeiten im Kalender, in denen Chat und Mail geschlossen sind; asynchrone Kommunikation mit Antwortfristen
Auslastung unter 100 % planen: 80 % Planlast lässt Raum für Wechsel und Störungen. Der Auslastungs-Rechner zeigt, was verfügbar ist.

Häufige Fragen

Gilt das auch für Routineaufgaben?

Weniger. Routine (E-Mails sortieren, Rechnungen buchen) verträgt Wechsel gut. Der Verlust entsteht bei Aufgaben, die Konzentration und Kontext brauchen — Konzept, Analyse, Entwicklung, Beratung.

Wie überzeuge ich die Geschäftsleitung von WIP-Limits?

Mit Durchlaufzeiten: Miss, wie lange ein Projekt von Start bis Ende dauert. Halbiere die Parallelität für ein Quartal und miss erneut. Die Zahl überzeugt mehr als die Studie.

Was ist mit Personen, die gern zwischen Themen wechseln?

Wechsel pro Tag ist etwas anderes als Wechsel pro Stunde. Zwei Themen am Tag sind für viele angenehm; zehn Unterbrechungen pro Stunde für niemanden.