Checklisten

Checkliste Projektportfolio priorisieren

Für: Geschäftsleitungen und PMO-Verantwortliche in KMU mit mehr als fünf parallelen Projekten.

Kurz erklärt

Portfolio-Priorisierung heisst: alle laufenden und geplanten Projekte auf einer Liste, jedes mit Nutzen (Umsatz, Risiko, Strategie) und Aufwand bewertet, die Summe der Aufwände gegen die tatsächliche Kapazität gestellt — und dann Projekte gestoppt, bis es aufgeht. Priorisieren ohne Stoppen ist Wunschdenken.

Die meisten KMU haben doppelt so viele Projekte laufen, wie ihre Kapazität trägt. Alle sind wichtig, keines wird fertig, und das Team arbeitet an allem gleichzeitig. Priorisierung bedeutet nicht, eine Rangliste zu erstellen — sondern zu entscheiden, was NICHT gemacht wird.

Der Strich ist die Entscheidung

Eine sortierte Liste ohne Strich ist eine Wunschliste. Der Strich liegt dort, wo die kumulierten Stunden die Kapazität erreichen — und alles darunter wird nicht «nebenbei» gemacht. Die Portfolio-Ansicht in Flenio zeigt Auslastung und Projekte übereinander; der Strich wird sichtbar.

Drei parallele Projekte pro Person

Ab dem vierten Projekt geht mehr Zeit für Wechsel als für Arbeit drauf. Die Regel ist unbequem und die einzige, die Durchlaufzeiten verkürzt: Wer weniger parallel macht, wird schneller fertig.

Stoppen kommunizieren

Ein gestopptes Projekt, das niemand kommuniziert, läuft weiter — im Kleinen, von den Leuten, die daran hängen. Sag, was gestoppt ist, warum, und wann es wieder geprüft wird.

Häufige Fragen

Wie oft soll das Portfolio geprüft werden?

Quartalsweise als Sitzung, monatlich als Blick auf Auslastung und Status. Jährlich reicht nicht — in zwölf Monaten kommen zu viele neue Anfragen.

Was ist mit Kundenprojekten? Die kann ich nicht stoppen.

Kundenprojekte sind Pflicht mit Termin — sie stehen oben. Die Priorisierung betrifft interne Projekte und die Frage, wie viele Kundenprojekte parallel angenommen werden.

Nutzwertanalyse oder einfache Punkte?

Punkte von 1–5 für Nutzen und Aufwand reichen. Die Nutzwertanalyse mit gewichteten Kriterien lohnt sich, wenn die Geschäftsleitung uneins ist — dann zwingt sie zur Diskussion über die Gewichte.