Psychologie im Projekt

Planungsfehlschluss: Warum wir immer zu knapp schätzen

Für: Alle, die Projekte schätzen: Projektleiter, Entwickler, Berater, Agenturen.

Kurz erklärt

Der Planungsfehlschluss (Kahneman & Tversky, 1979) ist die systematische Unterschätzung von Dauer, Kosten und Risiken eines Vorhabens — selbst wenn man weiss, dass vergleichbare Vorhaben länger gedauert haben. Gegenmittel: Schätzen aus der Aussensicht (Referenzklasse), Zerlegung in kleine Pakete und ein expliziter Puffer, der nicht wegverhandelt wird.

Jeder Projektleiter kennt das: Die Schätzung war sorgfältig, das Team erfahren, der Plan detailliert — und das Projekt dauerte trotzdem 40 % länger. Das ist kein Charakterfehler, sondern ein dokumentierter Denkfehler. Wer ihn kennt, kann ihn nicht abschalten, aber umgehen.

Was der Effekt ist

Kahneman und Tversky beschrieben 1979, dass Menschen Vorhersagen aus der Innensicht treffen: Sie stellen sich vor, wie das Projekt ablaufen wird, und schätzen die Schritte. Was fehlt, ist die Aussensicht — wie lange haben ähnliche Projekte tatsächlich gedauert? Die Innensicht ignoriert alles, was man nicht vorhersehen kann: Krankheit, Wartezeiten, den Kunden, der nicht antwortet. Bent Flyvbjerg zeigte an tausenden Grossprojekten, dass 9 von 10 Budget und Termin überschreiten — mit einer durchschnittlichen Kostenüberschreitung von rund 28 %, bei IT-Projekten deutlich mehr.

Wie er sich im Projekt zeigt

Die Schätzung «zwei Wochen» meint zwei ungestörte Wochen — die es nie gibt. Der Plan enthält jede Aufgabe, aber keine Wartezeit. Der Puffer wird in der Offerte weggekürzt, weil der Preis sonst zu hoch ist. Und beim nächsten Projekt schätzt man wieder genauso, weil die Überschreitung als Ausnahme erinnert wird («diesmal war der Kunde schwierig»).

Aufgaben werden ohne Wartezeiten und Abstimmung geschätzt
Vergangene Überschreitungen gelten als Einzelfälle, nicht als Muster
Der Puffer ist das Erste, was in der Preisverhandlung fällt
Optimistische Schätzungen werden belohnt, realistische als Pessimismus gelesen

Was dagegen hilft

Drei Massnahmen, die nachweislich wirken:

Referenzklassen-Schätzung: Bevor du schätzt, schau die letzten fünf ähnlichen Projekte an — Soll-Ist aus der Zeiterfassung. Der Median ist deine Basis, nicht dein Bauchgefühl.
Zerlegen: Aufgaben über 16 Stunden werden gesplittet. Kleine Pakete schätzt man genauer, und die Fehler mitteln sich aus.
Puffer explizit und benannt: Nicht in jeder Aufgabe versteckt, sondern als eigene Position «Unvorhergesehenes 15 %», die nur der Projektleiter freigibt. Der Budgetpuffer-Rechner hilft bei der Höhe.

Was nicht hilft

Mehr Detailplanung. Ein Plan mit 300 Zeilen ist genauso von der Innensicht geprägt wie einer mit 30 — er fühlt sich nur sicherer an. Das Gegenmittel ist nicht mehr Planung, sondern andere Daten: die eigene Vergangenheit.

Häufige Fragen

Trifft der Planungsfehlschluss auch erfahrene Teams?

Ja, gerade sie. Erfahrung verbessert die Innensicht, nicht die Aussensicht. Erst wer seine eigenen Soll-Ist-Zahlen systematisch anschaut, korrigiert die Schätzung — das ist eine Datenfrage, keine Erfahrungsfrage.

Wie gross ist der typische Fehler?

Bei Software- und Beratungsprojekten in KMU liegen Überschreitungen von 20–50 % im Normalbereich. Wer die Nachkalkulation macht, kennt seinen eigenen Faktor — und kann ihn beim nächsten Mal anwenden.

Ist ein grosser Puffer nicht einfach Faulheit?

Nur, wenn er unbenannt ist. Ein benannter Puffer mit Freigaberegel ist das Gegenteil: Er macht sichtbar, wie viel Unsicherheit im Projekt steckt, und zwingt zur Entscheidung, wenn er angezapft wird.