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Auslastungs-Rechner für Teams

Für: Teamleads und Ressourcenplaner in Agenturen, Kanzleien und IT-Dienstleistern.

Kurz erklärt

Auslastung = geplante Stunden ÷ tatsächlich verfügbare Stunden. Verfügbar ist nicht die Vertragszeit, sondern Vertragszeit minus Ferien und Absenzen minus unproduktive Zeit (Meetings, Administration). Gesund sind 70–85 %; darüber fehlt Reserve für Störungen.

Eingaben

Vertragliche Wochenstunden (Std.)Abwesenheit (Ferien, Krankheit, Feiertage) (%)5 Wochen Ferien + Feiertage + Krankheit ≈ 12 % über das Jahr.Produktiver Anteil der Anwesenheit (%)Ohne Meetings, Administration, Mails. 75–85 % sind realistisch.Geplante Projektstunden pro Woche (Std.)

Ergebnis

Auslastung

108.2 %

Einstufung: Überlastet
Verfügbare produktive Stunden: 29.6 Std.
Reserve (negativ = Überlast): -2.4 Std.

Rechenweg: Verfügbar = Wochenstunden × (1 − Abwesenheit) × produktiver Anteil. Auslastung = geplant ÷ verfügbar × 100.

Rechnet im Browser. Nichts wird gespeichert oder übertragen.

«Sie hat noch 10 Stunden frei diese Woche» — stimmt selten. Auf dem Papier hat eine 42-Stunden-Woche 42 Stunden, in Wirklichkeit gehen Ferien, Krankheit, Stand-ups, Mails und Wechselkosten ab. Wer mit der Bruttozahl plant, überlastet sein Team schleichend. Dieser Rechner rechnet mit dem, was übrig bleibt.

Warum 100 % Auslastung ein Fehler ist

Ein Team, das zu 100 % verplant ist, hat keine Kapazität für das, was sicher kommt: die dringende Kundenanfrage, den Bugfix, den kranken Kollegen. Jede Störung wird dann zur Verspätung. Aus der Warteschlangentheorie ist bekannt, dass Wartezeiten ab etwa 85 % Auslastung überproportional steigen — der Effekt ist derselbe wie auf einer Autobahn kurz vor dem Stau.

Die drei Zonen

Die Ampel des Rechners folgt dieser Logik:

Unter 85 %: gesund. Reserve für Störungen und Weiterentwicklung.
85–100 %: hoch. Funktioniert einige Wochen, aber jede Abweichung kostet Termine.
Über 100 %: überlastet. Der Plan ist bereits gebrochen, nur noch nicht sichtbar.

Auslastung über das ganze Team

Für ein Team rechnet man jede Person einzeln und schaut auf die Verteilung, nicht auf den Durchschnitt. Ein Team mit 80 % Durchschnitt kann eine Person mit 130 % enthalten — und genau diese Person ist der Engpass, auf den alle warten. Die Ressourcenplanung in Flenio zeigt die Auslastung pro Person und Woche als Heatmap.

Häufige Fragen

Was ist eine gute Auslastung für eine Agentur?

Für verrechenbare Mitarbeitende liegen 70–80 % produktive Auslastung im gesunden Bereich. Mehr geht kurzfristig, kostet aber Qualität und Leute.

Zählen Meetings zur Auslastung?

Sie zählen zur Anwesenheit, nicht zur produktiven Kapazität. Deshalb wird der produktive Anteil separat abgezogen. Wer 30 % seiner Zeit in Meetings sitzt, hat nur 70 % für Projektarbeit.

Wie plane ich Teilzeit?

Vertragliche Wochenstunden anpassen (z. B. 25 für 60 %). Die Prozentwerte für Abwesenheit und Produktivität bleiben in der Regel gleich.