Welche Symbolkategorien kennt BPMN?
Die BPMN-Spezifikation, als ISO/IEC 19510:2013 identisch mit OMG BPMN 2.0.1, definiert Notation und Semantik für Kollaborations-, Prozess- und Choreographiediagramme [1]. Die Symbole lassen sich in Flussobjekte, verbindende Objekte, Teilnehmer, Artefakte und Daten gliedern. Flussobjekte bestimmen das Verhalten des Prozesses: Ereignisse, Aktivitäten und Gateways. Verbindende Objekte zeigen Reihenfolge und Kommunikation. Teilnehmer, also Pools und Lanes, ordnen Schritte den Beteiligten zu. Artefakte wie Kommentare und Gruppen dienen nur dem Verständnis und haben keinen Einfluss auf den Ablauf.
Für die deskriptive Modellierung, also die Darstellung aus Geschäftssicht, beschränkt eCH-0158 die Auswahl bewusst. Das Ziel ist, dass Prozesse so modelliert werden, dass sie sowohl für die Fachseite als auch für die Informatik lesbar und verständlich sind; dazu werden Diagrammtypen und Symbole bewusst eingeschränkt [2]. Die folgenden Abschnitte folgen dieser reduzierten Auswahl und ergänzen die Regeln des Standards.
Welche Ereignisse gibt es?
| Ereignis | Ausprägungen | Beschriftung | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Startereignis | unbestimmt, Nachricht, Bedingung, Zeitgeber | Zeitgeber mit Zeitpunkt, Bedingung mit der Bedingung | «am 1. je Monat», «Antrag eingegangen» |
| Zwischenereignis | eingehende Nachricht, Zeitgeber, Bedingung | Zeitgeber mit zeitlicher Regel | «10 Tage», «Unterlagen eingetroffen» |
| Endereignis | unbestimmt | mit dem Status des Ergebnisses | «Bericht erstellt», «Bestellung fehlerhaft» |
Jeder Prozess hat mindestens ein Startereignis, und jeder Prozesszweig führt zu einem Endereignis. Mehrere Startereignisse werden unmittelbar mit einem passenden Gateway zusammengeführt. Endereignisse werden mit dem Status der Leistungserbringung beschriftet; dieser Status kann als Startereignis eines anderen Prozesses dienen, was die Verknüpfung von Prozessen erleichtert [2]. Ausgehende Nachrichten werden auf der deskriptiven Ebene in der entsprechenden Aktivität versandt und nicht über ein auslösendes Nachrichtenereignis, das zur analytischen Ebene gehört.
Was ist der Unterschied zwischen Tätigkeit und Unterprozess?
Aktivität ist in eCH-0158 der Überbegriff für Tätigkeit und Unterprozess. Eine Tätigkeit ist ein unteilbarer Arbeitsschritt. Ein Unterprozess steht für einen Prozess auf einer tieferen Ebene der Prozessarchitektur und wird in einem eigenen Diagramm beschrieben; er wird angelegt, um eine Darstellung zu verkürzen oder einen Ablauf an mehreren Stellen wiederzuverwenden. Aktivitäten werden immer mit einem vorangestellten Substantiv und einem Verb im Infinitiv benannt, etwa «Korrekturen begründen». Auf eine Aktivität folgt genau ein Sequenzfluss, und auf Tätigkeiten mit einer Prüfung folgt immer ein Gateway [2].
| Schlecht | Problem | Besser |
|---|---|---|
| Prüfung | kein Verb, unklar was geschieht | Antrag prüfen |
| Rechnung | nur ein Objekt | Rechnung erstellen |
| Daten in CRM eingeben und Kunde informieren | zwei Tätigkeiten in einer | Kundendaten erfassen, Kunde informieren |
| Bearbeitung durch Sachbearbeitung | Rolle gehört in die Lane | Gesuch bearbeiten (in Lane Sachbearbeitung) |
| Meeting abhalten | Sprachmischung | Sitzung durchführen |
Wie funktionieren die vier Gateway-Typen?
| Gateway | Symbol | Verzweigung | Zusammenführung |
|---|---|---|---|
| Exklusiv (XOR) | Raute, leer oder mit X | genau ein Ausgang wird gewählt | wartet auf den einen ankommenden Zweig |
| Inklusiv (OR) | Raute mit Kreis | ein oder mehrere Ausgänge, je nach Bedingung | wartet auf alle aktivierten Zweige |
| Parallel (AND) | Raute mit Plus | alle Ausgänge gleichzeitig | wartet auf alle Zweige |
| Ereignisbasiert | Raute mit Fünfeck im Kreis | das zuerst eintretende Ereignis bestimmt den Weg | nicht zur Zusammenführung |
eCH-0158 legt für Gateways klare Regeln fest: Vor einem exklusiven oder inklusiven Gateway ist eine Aktivität obligatorisch, die die Verzweigung auf Basis einer Geschäftsregel bestimmt; ausgenommen sind ereignisbasierte Gateways. Verzweigende Gateways werden nur beschriftet, wenn das den Informationsgehalt verbessert; zusammenführende, parallele und ereignisbasierte Gateways werden nicht beschriftet. Die Zusammenführung verzweigter Flüsse ist obligatorisch und erfolgt auf derselben horizontalen Linie wie die Verzweigung, ausser ein Zweig endet vorher in einem Endereignis oder bildet eine Kontrollschleife [2].
Ein Beispiel: Nach der Tätigkeit «Antrag prüfen» folgt ein exklusives Gateway mit zwei beschrifteten Ausgängen, «fehlerhaft» und «fehlerlos». Der Ausgang «fehlerhaft» führt zu «Antrag überarbeiten» und zurück zur Prüfung, der Ausgang «fehlerlos» zu «Antrag weiterleiten». Folgen mehr als zwei exklusive oder inklusive Gateways aufeinander, handelt es sich laut eCH-0158 meist um eine Geschäftsregel, die besser in einer Entscheidungstabelle nach DMN, in Prosa oder in einer Checkliste beschrieben und im Diagramm durch eine Aktivität ersetzt wird.
Was ist der Unterschied zwischen Sequenz- und Nachrichtenfluss?
| Element | Darstellung | Verbindet | Beschriftung nach eCH-0158 |
|---|---|---|---|
| Sequenzfluss | durchgezogener Pfeil | Aktivitäten, Ereignisse und Gateways innerhalb eines Pools | grundsätzlich nicht, ausser nach XOR- und OR-Gateways mit dem Entscheid |
| Nachrichtenfluss | gestrichelter Pfeil mit offenem Kreis am Anfang | Elemente verschiedener Pools | mit der Information oder dem Medium, etwa «Bestellung» oder «E-Mail» |
| Assoziation | gepunktete Linie | Kommentare mit Elementen | keine |
Sequenzflüsse werden horizontal verbunden; Rückflüsse und Überkreuzungen sind zu vermeiden. Verzweigungen aus einer Aktivität erfolgen nicht direkt, sondern über ein Gateway. Nachrichtenflüsse werden von Aktivitäten ausgelöst, oben oder unten an den Elementen angebunden und dürfen sich nicht überlagern [2]. Ein häufiger Fehler ist, Sequenzflüsse über Poolgrenzen zu ziehen: Zwischen Pools darf nur kommuniziert werden, nicht der Ablauf weitergegeben.
Wie werden Pools und Lanes eingesetzt?
Ein Pool stellt einen Teilnehmer an einer Kollaboration dar, etwa eine Organisation, eine Rolle oder einen anderen Prozess. In einem aufgeklappten Pool wird genau ein vollständiger Prozess modelliert; zugeklappte Pools enthalten keine Elemente und zeigen externe Teilnehmer, mit denen über Nachrichtenflüsse kommuniziert wird. In der Regel wird nur der eigene Pool aufgeklappt, und jeder Pool kommt in einem Diagramm nur einmal vor. Lanes stellen Rollen und Zuständigkeiten innerhalb eines Pools dar, werden im Singular beschriftet und höchstens dreifach verschachtelt [2]. Das Glossar erklärt den Begriff unter Swimlane.
Der Unterschied ist für die Praxis wichtig: Lanes gehören zum selben Prozess und teilen den Sequenzfluss; Pools sind eigenständige Teilnehmer, deren interne Abläufe man nicht steuert. Ein Kunde, eine Behörde oder ein Lieferant ist deshalb ein eigener, meist zugeklappter Pool, während Projektleitung, Sachbearbeitung und Buchhaltung einer Organisation Lanes im eigenen Pool sind. Zuständigkeiten über Lanes hinaus lassen sich mit einer RACI-Matrix ergänzen.
Welche Symbole kommen in der analytischen Modellierung hinzu?
Für Analyse und Gestaltung von Prozessen reicht der deskriptive Symbolsatz oft nicht aus, etwa wenn Fehler, Eskalationen, Abbrüche oder Fristüberschreitungen genau modelliert werden sollen. Eine Beilage zu eCH-0158 beschreibt dafür eine erweiterte Symbolpalette für die gestalterische und analytische Modellierung [3]. Typisch sind angeheftete Zwischenereignisse an Aktivitäten, etwa ein Zeitgeber, der eine Eskalation auslöst, wenn eine Tätigkeit zu lange dauert, sowie weitere Ereignistypen für Fehler und Abbruch.
Typische Fehler beim Einsatz von Symbolen
| Fehler | Korrektur |
|---|---|
| Gateway ohne vorangehende Prüftätigkeit | Tätigkeit einfügen, die entscheidet, etwa «Antrag prüfen» |
| Unbeschriftete Ausgänge nach XOR | Ausgänge mit dem Entscheid beschriften |
| Sequenzfluss über Poolgrenzen | Nachrichtenfluss verwenden, Ablauf im jeweiligen Pool modellieren |
| Verzweigung direkt aus einer Aktivität | Gateway dazwischen setzen |
| Zweig ohne Endereignis | Zweig mit beschriftetem Endereignis abschliessen |
| Lane mit gleichem Namen wie Pool | Lane als Rolle im Singular benennen |
Symbole in der Praxis einführen
Wer BPMN in einer Organisation einführt, sollte eine kurze Symbolübersicht mit den erlaubten Elementen und Regeln bereitstellen, idealerweise auf einer Seite. eCH-0158 eignet sich als Grundlage, auch ausserhalb der Verwaltung. Ergänzt um zwei bis drei Musterdiagramme aus dem eigenen Umfeld entsteht eine Vorgabe, an der sich alle Modellierenden orientieren. Beispiele aus Dienstleistungsunternehmen zeigt der Beitrag BPMN-Beispiele aus Agentur, Kanzlei und Treuhand; wie Prozesse aufgenommen werden, beschreibt der Beitrag Prozesse aufnehmen. Den Gesamtzusammenhang zeigt der Leitfaden BPMN 2.0 und Prozessmanagement.
Wie lernt man die BPMN-Symbole am schnellsten?
Am schnellsten lernt man BPMN, indem man einen bekannten Ablauf selbst modelliert. Beginnen Sie mit einem einfachen Prozess aus dem eigenen Alltag, etwa einer Spesenabrechnung, und verwenden Sie nur Start- und Endereignis, Tätigkeiten, ein exklusives Gateway und eine Lane pro Rolle. Ergänzen Sie dann einen externen Teilnehmer als zugeklappten Pool mit Nachrichtenflüssen und ein Zeitgeber-Ereignis für eine Frist. Mit diesen Elementen lässt sich bereits ein grosser Teil der Geschäftsprozesse verständlich darstellen. Erst danach lohnt sich der Blick auf parallele und inklusive Gateways oder auf Unterprozesse.
Hilfreich ist zudem, eigene Diagramme gegen die Regeln von eCH-0158 zu prüfen: Steht vor jedem exklusiven Gateway eine Prüftätigkeit, endet jeder Zweig in einem Endereignis, sind die Ausgänge beschriftet, und bleibt das Diagramm unter fünfzehn Aktivitäten? Wer diese vier Fragen beantwortet, vermeidet die häufigsten Fehler von Anfang an.
Wer zusätzlich die Benennungsregeln einhält, erhält Diagramme, die auch Personen ohne BPMN-Kenntnisse auf Anhieb verstehen.
Eine kurze Symbolübersicht auf einer Seite, die neben jedem Diagramm liegt, unterstützt zusätzlich in der Anfangsphase.