Welche Prozessnotationen sind verbreitet?
Für die Darstellung von Geschäftsprozessen haben sich im deutschsprachigen Raum drei Notationen durchgesetzt: BPMN als internationaler Standard, die Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) als deutsche Entwicklung mit langer Tradition in Unternehmen und Verwaltung, und das klassische Flussdiagramm als einfachste Form. Daneben werden UML-Aktivitätsdiagramme vor allem in der Softwareentwicklung genutzt. Die Wahl der Notation beeinflusst, wer Modelle lesen kann, wie präzise sie sind und welche Werkzeuge zur Verfügung stehen.
Was zeichnet BPMN aus?
BPMN wurde von der Object Management Group entwickelt; die Fassung 2.0.1 ist als ISO/IEC 19510:2013 international genormt. Ihr Ziel ist eine Notation, die alle Beteiligten verstehen, vom Business Analyst über die Entwicklung bis zu den Fachleuten, die Prozesse steuern; sie definiert Kollaborations-, Prozess- und Choreographiediagramme [1]. Zu den Stärken gehören Pools und Lanes für Teilnehmer und Zuständigkeiten, Nachrichtenflüsse für die Kommunikation zwischen Organisationen, differenzierte Gateways und Ereignisse sowie die Möglichkeit, Modelle bis zur Ausführung in Workflow-Systemen zu verfeinern.
In der Schweiz ist BPMN für die öffentliche Verwaltung als Standard festgelegt; eCH-0158 vereinheitlicht die Anwendung und reduziert die Freiheitsgrade auf der deskriptiven Ebene [4]. Die Kehrseite von BPMN ist der Umfang: Ohne Stilvorgaben entstehen leicht überladene Diagramme, die nur noch Fachleute lesen. Mehr zu den Symbolen im Beitrag BPMN-Symbole und Gateways.
Was zeichnet die EPK aus?
Die Ereignisgesteuerte Prozesskette wurde am Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität des Saarlandes entwickelt und im Januar 1992 von Gerhard Keller, Markus Nüttgens und August-Wilhelm Scheer in einer grundlegenden Veröffentlichung beschrieben [2]. Sie basiert auf zwei Grundelementen: Ereignissen, die einen Zustand beschreiben, und Funktionen, die Tätigkeiten beschreiben. Die EPK ist von Petrinetzen abgeleitet; auf ein Ereignis folgt immer eine Funktion und umgekehrt. Verknüpfungsoperatoren für UND, ODER und exklusives ODER verzweigen und führen den Fluss zusammen [3].
Die erweiterte EPK ergänzt jede Funktion um beteiligte Organisationseinheiten und Informationsobjekte und zeigt so, wer eine Tätigkeit ausführt und welche Daten sie benötigt [3]. Die EPK ist im deutschsprachigen Raum weit verbreitet und in vielen Unternehmen in bestehenden Prozessmodellen vorhanden, die über Jahre gepflegt wurden. Ihre Stärke ist die einfache, strenge Struktur; ihre Grenzen liegen in der fehlenden Darstellung von Kommunikation zwischen Organisationen und in der geringeren internationalen Verbreitung.
Wann genügt ein Flussdiagramm?
Das klassische Flussdiagramm mit Rechtecken für Tätigkeiten, Rauten für Entscheidungen und Pfeilen für die Reihenfolge ist intuitiv verständlich und braucht keine Schulung. Es eignet sich für einfache Abläufe, Arbeitsanweisungen oder die schnelle Skizze in einer Besprechung. Seine Grenzen zeigen sich, sobald Zuständigkeiten, Kommunikation mit Externen, Fristen oder parallele Abläufe dargestellt werden sollen: Dafür gibt es keine einheitlichen Symbole, und jede Person zeichnet sie anders. Für Dokumentationen, die über ein Team hinaus verstanden werden sollen, ist eine standardisierte Notation deshalb vorzuziehen.
Die drei Notationen im direkten Vergleich
| Merkmal | BPMN | EPK | Flussdiagramm |
|---|---|---|---|
| Herkunft | Object Management Group, ISO/IEC 19510 | IWi Saarbrücken, 1992 | allgemeine Praxis |
| Grundelemente | Ereignisse, Aktivitäten, Gateways, Flüsse, Pools, Lanes | Ereignisse, Funktionen, Operatoren | Tätigkeiten, Entscheidungen, Pfeile |
| Zuständigkeiten | Lanes | Organisationseinheiten in der erweiterten EPK | nicht standardisiert |
| Kommunikation mit Externen | Pools und Nachrichtenflüsse | nicht vorgesehen | nicht standardisiert |
| Fristen und Zeitereignisse | Zeitgeber-Ereignisse | als Ereignis beschreibbar | nicht standardisiert |
| Automatisierung | bis zur Ausführung in Workflow-Systemen | kaum | nein |
| Lernaufwand | mittel, mit Stilvorgaben gering | gering bis mittel | gering |
| Verbreitung | international, Schweizer Verwaltung | deutschsprachiger Raum, bestehende Bestände | überall |
Derselbe Prozess in drei Notationen
Ein einfacher Antragsprozess zeigt die Unterschiede. In BPMN beginnt er mit einem Nachrichten-Startereignis «Antrag eingegangen» im Pool der Behörde, gefolgt von der Tätigkeit «Antrag prüfen» und einem exklusiven Gateway mit den Ausgängen «vollständig» und «unvollständig»; der zweite Ausgang führt zur Tätigkeit «fehlende Unterlagen einfordern» mit einem Nachrichtenfluss an den zugeklappten Pool des Gesuchstellers. In der EPK wechseln sich Ereignis und Funktion streng ab: «Antrag eingegangen», «Antrag prüfen», ein XOR-Operator, dann die Ereignisse «Antrag vollständig» und «Antrag unvollständig», jeweils gefolgt von einer Funktion. Im Flussdiagramm genügen ein Rechteck, eine Raute und zwei Pfeile, aber wer die Unterlagen einfordert und wie, bleibt offen.
Der Vergleich zeigt: Die EPK erzwingt ausdrückliche Ergebnisse nach jeder Funktion, was präzise, aber umfangreich ist. BPMN zeigt Zuständigkeiten und die Kommunikation mit dem Gesuchsteller, die in den anderen Notationen fehlen. Das Flussdiagramm ist am schnellsten erstellt, lässt aber die meisten Fragen offen.
Welche Notation passt zu welcher Situation?
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Neues Prozessmanagement ohne Altbestand | BPMN mit Stilvorgabe, etwa nach eCH-0158 |
| Aufträge für Schweizer Verwaltung | BPMN nach eCH-0158 |
| Grosser bestehender EPK-Bestand in ARIS | EPK weiterführen, neue Prozesse schrittweise in BPMN |
| Prozesse sollen automatisiert werden | BPMN, auf analytischer und ausführbarer Ebene verfeinert |
| Kurze Arbeitsanweisung für ein Team | Flussdiagramm oder einfache BPMN-Darstellung |
| Softwareentwicklung mit UML | UML-Aktivitätsdiagramm oder BPMN, je nach Zielgruppe |
Wie gelingt der Wechsel von EPK zu BPMN?
Viele Organisationen mit umfangreichen EPK-Beständen stehen vor der Frage, ob sie zu BPMN wechseln sollen. Ein vollständiger Umstieg auf einen Schlag ist selten sinnvoll, weil er viel Aufwand erzeugt, ohne die Prozesse selbst zu verbessern. Bewährt hat sich ein schrittweises Vorgehen: Neue Prozesse werden in BPMN modelliert, bestehende EPK werden bei der nächsten inhaltlichen Überarbeitung übertragen. Bei der Übertragung werden Funktionen zu Aktivitäten, Operatoren zu Gateways, Organisationseinheiten aus der erweiterten EPK zu Lanes, und viele Zwischenereignisse entfallen, weil BPMN Zustände nicht nach jeder Tätigkeit ausdrücklich verlangt.
Typische Fehler bei der Wahl der Notation
- Notation ohne Stilvorgabe einführen: Jede Person modelliert anders.
- Notationen mischen: EPK-Ereignisse nach jeder Tätigkeit in BPMN-Diagrammen.
- Zu komplexe Notation für einfache Zwecke: BPMN mit vollem Symbolsatz für eine Arbeitsanweisung.
- Zu einfache Notation für komplexe Zwecke: Flussdiagramm für Prozesse mit vielen Beteiligten.
- Altbestand komplett migrieren, ohne die Prozesse zu verbessern.
Werkzeuge und Austausch
Für BPMN gibt es ein standardisiertes Austauschformat, sodass Modelle zwischen Werkzeugen übertragen werden können; das erleichtert den Wechsel des Werkzeugs und die Zusammenarbeit mit externen Partnern. EPK-Modelle sind stärker an einzelne Werkzeuge gebunden. Unabhängig von der Notation lohnt sich ein zentrales Repository mit eindeutigen Nummern, Prozesseignern und Freigabestatus. Wie Prozesse in kleinen Organisationen mit vertretbarem Aufwand dokumentiert werden, zeigt der Beitrag Prozessdokumentation für KMU; Beispiele in BPMN bietet der Beitrag BPMN-Beispiele aus Agentur, Kanzlei und Treuhand. Den Gesamtzusammenhang zeigt der Leitfaden BPMN 2.0 und Prozessmanagement; die Modellierung im Requirements Engineering beschreibt der Beitrag Anforderungen formulieren.
Und was ist mit UML-Aktivitätsdiagrammen?
UML-Aktivitätsdiagramme sind eine weitere verbreitete Notation, vor allem in der Softwareentwicklung. Sie stellen Aktionen, Kontrollflüsse, Entscheidungen und Verantwortungsbereiche dar und ähneln in vielem einfachen BPMN-Diagrammen. Der IREB-Lehrplan nutzt im Foundation Level für Prozessmodelle ausschliesslich UML-Aktivitätsdiagramme und nennt BPMN als spezifische Prozessmodellierungssprache. Für die Wahl gilt eine einfache Regel: Arbeiten vor allem Entwicklerinnen und Entwickler mit den Modellen und wird ohnehin UML verwendet, passen Aktivitätsdiagramme gut. Sollen Fachbereich, Management und externe Partner die Modelle lesen, ist BPMN mit seinen Pools und Nachrichtenflüssen meist geeigneter.
Unabhängig von der Notation gilt: Wichtiger als die Wahl ist eine konsequente Anwendung. Eine Organisation, die eine Notation mit klaren Konventionen und gut gepflegten Modellen nutzt, ist besser aufgestellt als eine, die zwischen mehreren Notationen wechselt oder Modelle ohne Stilvorgabe erstellt.
Für die meisten Organisationen, die heute neu mit Prozessmodellierung beginnen, ist BPMN mit einer klaren Stilvorgabe die naheliegende Wahl. Sie ist international genormt, wird von vielen Werkzeugen unterstützt und in der Schweizer Verwaltung ausdrücklich verlangt. Bestehende EPK-Bestände bleiben trotzdem wertvoll und können schrittweise übertragen werden, wenn ein Prozess ohnehin überarbeitet wird.
Wie aufwendig ist die Schulung?
Der Schulungsaufwand hängt weniger von der Notation als vom gewählten Symbolsatz ab. Ein Flussdiagramm versteht fast jede Person ohne Erklärung. Für das Lesen einfacher EPK oder deskriptiver BPMN-Diagramme genügt meist eine kurze Einführung von einer Stunde. Wer selbst modellieren soll, braucht mehr Übung, etwa einen halben bis ganzen Tag mit praktischen Beispielen aus dem eigenen Umfeld. Entscheidend ist eine schriftliche Stilvorgabe, auf die sich alle beziehen können; sie ersetzt viele Diskussionen über die richtige Darstellung.
Ergänzt um zwei bis drei Musterdiagramme aus dem eigenen Umfeld wird die Stilvorgabe schnell zum praktischen Nachschlagewerk für alle Modellierenden in der Organisation.
Entscheidend ist am Ende, dass die gewählte Notation zu den Menschen passt, die die Modelle lesen, pflegen und für ihre tägliche Arbeit nutzen sollen.