Checklisten

Checkliste Projektdokumentation: Was dokumentiert werden muss – und was nicht

Für: Projektleiter und PMO, die Dokumentation nützlich statt bürokratisch gestalten wollen.

Kurz erklärt

Eine schlanke Projektdokumentation enthält, was später gebraucht wird: Projektauftrag, Entscheide mit Begründung, Anforderungen und Änderungen, Pläne und Statusberichte, Risiken, Protokolle mit Aufgaben, Abnahmen und Lessons Learned. Alles liegt an einem zentralen Ort, ist auffindbar und aktuell. Dokumentation ohne späteren Leser kann entfallen.

Projektdokumentation hat einen schlechten Ruf – zu Recht, wenn sie für niemanden geschrieben wird. Richtig verstanden ist sie das Gedächtnis des Projekts: für Entscheide, Abnahmen, Übergaben und Streitfälle. Diese Checkliste trennt Notwendiges von Überflüssigem.

Das Entscheidungslog

Das wertvollste Dokument vieler Projekte ist ein einfaches Entscheidungslog. Monate später fragt jemand: Warum haben wir das so gemacht? Ohne Log beginnt die Diskussion von vorn. Mit Log genügt ein Blick: Datum, Entscheid, Begründung, wer entschieden hat. Bei Streitigkeiten mit Kunden oder Lieferanten ist es zudem ein wichtiges Beweismittel.

Für den Leser schreiben

Jedes Dokument sollte einen bekannten Leser und Zweck haben: Der Auftraggeber braucht Status und Entscheide, der Betrieb Anleitungen, das nächste Projekt Lessons Learned. Dokumente ohne Leser verursachen Aufwand und veralten. Die Frage «Wer liest das und wann?» ist der beste Filter.

Ein Ort statt vieler

Dokumentation, die über Mails, Laufwerke und Chats verstreut ist, wird nicht gefunden. Ein zentrales Projektwerkzeug mit Aufgaben, Entscheiden und Wiki hält alles an einem Ort und verknüpft es mit der Arbeit. Das spart Suchzeit und macht Übergaben bei Personalwechseln deutlich einfacher.

Häufige Fragen

Wie viel Dokumentation braucht ein Projekt?

So viel, wie später tatsächlich gebraucht wird – für Steuerung, Abnahme, Betrieb, Übergaben und mögliche Streitfälle. Mehr ist Aufwand ohne Nutzen.

Was ist ein Entscheidungslog?

Eine einfache Liste aller wichtigen Entscheide mit Datum, Inhalt, Begründung und Entscheidungsträger. Es verhindert, dass Entscheide vergessen oder erneut diskutiert werden.

Wie lange muss Projektdokumentation aufbewahrt werden?

Das hängt vom Inhalt ab: Buchhaltungsrelevante Unterlagen zehn Jahre, Verträge mindestens bis zum Ablauf der Verjährungsfristen. Personendaten nur so lange wie nötig.