Checklisten

Checkliste Anforderungen erheben

Für: Projektleiter, Business-Analysten und Auftraggeber vor Software-, Prozess- oder Organisationsprojekten.

Kurz erklärt

Anforderungen erhebt man in vier Schritten: die richtigen Personen befragen (Nutzer, nicht nur Chefs), den Ist-Prozess beobachten statt beschreiben lassen, jede Anforderung prüfbar formulieren und mit MoSCoW priorisieren, und Widersprüche vor der Freigabe klären. Was nicht erhoben wurde, kommt als Change Request zurück.

Die teuersten Anforderungen sind die, die niemand gestellt hat, weil niemand gefragt wurde: die Sachbearbeiterin, die den Prozess wirklich ausführt, der Kunde, der das Formular ausfüllt. Anforderungen erheben heisst, mit diesen Personen zu sprechen — nicht mit den Personen, die über sie sprechen.

Beobachten schlägt Befragen

Menschen beschreiben den Prozess, wie er sein sollte. Am Arbeitsplatz sieht man, wie er ist — die Excel-Liste neben dem System, der Post-it mit dem Passwort, der Anruf, weil das Formular nicht passt. Eine Stunde Shadowing liefert mehr als drei Interviews.

Ziel, nicht Button

«Ich brauche einen Exportbutton» ist eine Lösung. «Ich muss die Liste monatlich an den Treuhänder geben» ist die Anforderung — und lässt vielleicht eine bessere Lösung zu als den Button. Frage bei jeder Lösung: Wofür?

60 % Muss ist die Grenze

Wenn alles Muss ist, ist nichts priorisiert, und beim ersten Budgetproblem entscheidet der Zufall. Die Übung, 40 % auf Soll und Kann zu setzen, ist unangenehm — und der Moment, in dem das Projekt realistisch wird.

Häufige Fragen

Wie viele Interviews brauche ich?

Zwei bis drei je Nutzergruppe. Ab dem vierten Interview einer Gruppe kommt kaum Neues — das ist das Zeichen, zur nächsten Gruppe zu wechseln.

Anforderungen oder User Stories?

Beides beschreibt Bedürfnisse; User Stories sind die agile Form («Als … möchte ich … damit …»). Für ein Pflichtenheft eignen sich nummerierte Anforderungen, für ein Backlog Stories. Der Erhebungsprozess ist derselbe.

Was tun bei widersprüchlichen Anforderungen?

Beide aufschreiben, den Widerspruch benennen, den Sponsor entscheiden lassen. Nicht der Projektleiter entscheidet, welche Abteilung recht hat.