Checklisten

Checkliste Mahnwesen

Für: Inhaber und Buchhaltung in KMU, Kanzleien und Agenturen.

Kurz erklärt

Ein funktionierendes Mahnwesen hat drei Stufen: freundliche Erinnerung 5–10 Tage nach Fälligkeit, erste Mahnung mit Frist nach weiteren 14 Tagen, zweite Mahnung mit Androhung von Verzugszins und Betreibung nach nochmals 14 Tagen. Entscheidend ist nicht die Tonlage, sondern dass die Stufen automatisch laufen.

Offene Rechnungen werden in kleinen Unternehmen nicht gemahnt, weil das Mahnen peinlich ist und Zeit kostet. Beides stimmt — und beides ist teurer als der ausstehende Betrag. Ein Mahnwesen, das automatisch läuft, nimmt die Peinlichkeit heraus: Nicht du mahnst, das System mahnt.

Automatisch heisst konsequent

Ein Mahnlauf, der jeden Werktag prüft, welche Rechnungen fällig sind, und die passende Stufe verschickt, ist konsequenter als jeder Mensch. Flenio führt drei Mahnstufen automatisch, protokolliert jeden Versand und markiert überfällige Rechnungen im Überblick.

Der Anruf bei Stufe 2

Die meisten überfälligen Rechnungen in KMU sind nicht böswillig: Die Rechnung ging an die falsche Adresse, der Buchhalter war in den Ferien, die Freigabe fehlt. Ein Anruf klärt das in drei Minuten — und die Beziehung bleibt intakt.

Verzugszins ist Recht, nicht Drohung

5 % Verzugszins stehen im OR, unabhängig davon, ob sie in den AGB stehen. Sie berechnen zu dürfen heisst nicht, es zu müssen. Bei guten Kunden verzichtet man, bei chronischen Spätzahlern nicht.

Häufige Fragen

Ab wann darf ich mahnen?

Ab dem Tag nach der Fälligkeit. Üblich ist eine Karenz von 5–10 Tagen, weil Banklaufzeiten und Freigaben Zeit brauchen. Ohne vereinbarte Zahlungsfrist ist die Rechnung sofort fällig, Verzug tritt aber erst mit Mahnung ein.

Darf ich Mahngebühren verlangen?

Nur, wenn sie in den AGB oder im Vertrag vereinbart sind. Ohne Vereinbarung lässt sich nur der tatsächliche Verzugsschaden geltend machen — was in der Praxis selten passiert.

Wann lohnt sich eine Betreibung?

Ab ein paar hundert Franken lohnt sie sich finanziell; die Kosten trägt am Ende der Schuldner. Die Frage ist die Kundenbeziehung: Betreibung beendet sie fast immer.