Checklisten

Checkliste Projekt-Review: Ist das Projekt noch auf Kurs?

Für: Projektleiter, PMO und Auftraggeber, die Projekte zwischendurch ehrlich überprüfen wollen.

Kurz erklärt

Ein Projekt-Review prüft in rund zwei Stunden, ob ein Projekt noch auf Kurs ist: Sind Ziele und Nutzen noch gültig, stimmen Umfang, Termine und Budget mit dem Plan überein, wie steht es um Qualität, Risiken, Team und Stakeholder? Das Ergebnis ist eine Ampel pro Bereich und eine kurze Liste konkreter Massnahmen mit Verantwortlichen.

Statusberichte zeigen, was die Projektleitung berichtet. Ein Review zeigt, wie es tatsächlich steht. Es lohnt sich bei Phasenübergängen, vor grossen Investitionen und immer dann, wenn sich ein Projekt falsch anfühlt. Diese Checkliste führt durch die acht Bereiche, die fast alle Projektprobleme abdecken.

Wer das Review durchführt

Am aussagekräftigsten ist ein Review, wenn eine Person ausserhalb des Projekts es moderiert – etwa jemand aus dem PMO oder eine erfahrene Projektleiterin aus einem anderen Bereich. Sie stellt Fragen, die im Projektalltag niemand mehr stellt, und ist nicht an frühere Entscheide gebunden. Die Projektleitung bringt Fakten und Einschätzung ein.

Ehrliche Ampeln

Ein Review ist nur so gut wie seine Ehrlichkeit. Hilfreich sind vorab definierte Kriterien für Grün, Gelb und Rot sowie die Regel, dass Rot kein Versagen ist, sondern eine Bitte um Entscheid. Wer im Review ausschliesslich grüne Ampeln sieht, sollte genauer hinschauen – der «grüne Bericht» ist eines der bekanntesten Muster gescheiterter Projekte.

Vom Befund zur Massnahme

Das Review endet nicht mit der Ampel, sondern mit wenigen, konkreten Massnahmen: wer macht was bis wann. Bei roten Bereichen gehört ein Entscheid des Auftraggebers dazu – zu Umfang, Termin, Budget oder im Extremfall zum Abbruch. Die Massnahmen werden beim nächsten Statustermin nachverfolgt.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ein Projekt-Review stattfinden?

Bei Phasenübergängen, bei grösseren Projekten etwa vierteljährlich und zusätzlich anlassbezogen, wenn sich Abweichungen häufen.

Was ist der Unterschied zwischen Review und Audit?

Ein Review ist ein konstruktiver Gesundheitscheck mit dem Ziel, das Projekt zu verbessern. Ein Audit prüft formell die Einhaltung von Vorgaben, oft durch eine unabhängige Stelle.

Was tun, wenn das Review rot zeigt?

Die Befunde dem Auftraggeber mit Optionen vorlegen und einen Entscheid herbeiführen: Umfang reduzieren, Termin verschieben, Ressourcen erhöhen oder das Projekt neu aufsetzen.