Checklisten

Checkliste Wissenssicherung beim Austritt von Mitarbeitenden

Für: Teamleitungen, HR und Projektleiter, die einen Austritt ohne Wissensverlust organisieren wollen.

Kurz erklärt

Beim Austritt einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters sollten laufende Projekte, Kundenbeziehungen, Zugänge, Dokumente und das nicht dokumentierte Erfahrungswissen geordnet übergeben werden. Bewährt sind ein Übergabeplan mit Nachfolge pro Thema, gemeinsame Kundentermine, eine zentrale Ablage und strukturierte Gespräche über Besonderheiten, die nirgends stehen.

Mit einer erfahrenen Person verlässt oft Wissen das Unternehmen, das nirgends steht: wie ein bestimmter Kunde tickt, warum ein Projekt so aufgesetzt wurde, welche Abmachungen mündlich getroffen wurden. Die Kündigungsfrist ist die Chance, dieses Wissen zu sichern. Diese Checkliste nutzt sie systematisch.

Implizites Wissen erfassen

Das wertvollste Wissen liegt in Erfahrung und Beziehungen. Es lässt sich nur im Gespräch erfassen: Was muss man über diesen Kunden wissen? Welche Fehler sollte die Nachfolge nicht wiederholen? Wo liegen Risiken, die niemand dokumentiert hat? Kurze, regelmässige Übergabegespräche sind wirksamer als ein langes Dokument am letzten Tag.

Datenschutz beim Austritt

Zugänge zu Systemen werden spätestens am letzten Arbeitstag entfernt. Für das E-Mail-Postfach empfiehlt sich eine automatische Antwort mit Verweis auf die Nachfolge statt einer stillen Weiterleitung, weil private Inhalte nicht unbefugt gelesen werden dürfen. Geschäftsrelevante Daten werden vor dem Austritt in die zentralen Systeme übertragen.

Vorbeugen statt retten

Am einfachsten ist die Wissenssicherung, wenn Wissen gar nicht erst in einzelnen Köpfen und Postfächern liegt. Aufgaben, Entscheide, Dokumente und Kundennotizen in einem gemeinsamen Projektwerkzeug machen jeden Austritt – und jede Ferienabwesenheit – deutlich weniger riskant.

Häufige Fragen

Wann sollte die Übergabe beginnen?

Sofort nach der Kündigung. Je länger gewartet wird, desto mehr Wissen geht in der Hektik der letzten Tage verloren.

Darf das Postfach ausgetretener Mitarbeitender weitergeleitet werden?

Geschäftliche Korrespondenz muss weiter bearbeitet werden können, private Inhalte dürfen aber nicht unbefugt gelesen werden. Bewährt sind eine automatische Antwort mit Verweis auf die Nachfolge und eine vorgängige Regelung im Personalreglement.

Was ist der Unterschied zum Offboarding?

Offboarding umfasst alle administrativen Schritte beim Austritt. Wissenssicherung ist der Teil, der sicherstellt, dass Projekte und Kundenbeziehungen ohne Bruch weiterlaufen.