Datenstandort Schweiz

Freelancer und externe Mitarbeitende: Datenzugriff richtig regeln

Für: Agenturen, IT-Dienstleister, Kanzleien und Projektleiter, die mit Freelancern und Externen arbeiten.

Kurz erklärt

Freelancer, die im Auftrag Personendaten bearbeiten, sind in der Regel Auftragsbearbeiter: Es braucht einen Vertrag mit Datenschutz- und Geheimhaltungspflichten, Zugriff nur auf die nötigen Daten, Regeln zu eigenen Geräten und eine geordnete Rückgabe und Löschung bei Projektende. Bei Berufsgeheimnissen müssen Externe als Hilfspersonen ausdrücklich zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.

Freelancer bringen Flexibilität und Spezialwissen – und erhalten dafür oft Zugang zu Kundendaten, Systemen und Projekten. Ohne klare Regeln entstehen Lücken bei Datenschutz, Vertraulichkeit und Sicherheit. Diese Seite zeigt, was zu regeln ist.

Rolle klären

Bearbeitet ein Freelancer Personendaten im Auftrag und nach Weisung, ist er Auftragsbearbeiter im Sinne von Art. 9 DSG. Dann braucht es eine vertragliche Regelung, die sicherstellt, dass er die Daten nur so bearbeitet, wie der Auftraggeber es selbst dürfte, und die Datensicherheit gewährleistet. Unterauftragsbearbeiter darf er nur mit vorgängiger Genehmigung beiziehen.

Was zu regeln ist

Die wichtigsten Punkte:

Vertrag mit Datenschutz-, Geheimhaltungs- und Sicherheitspflichten
Zugriff nur auf die für den Auftrag nötigen Projekte und Daten
Eigene Firmenkonten statt geteilter Zugänge
Regeln für eigene Geräte: Verschlüsselung, Updates, keine lokalen Kopien
Bei Berufsgeheimnissen: ausdrückliche Verschwiegenheitsverpflichtung
Rückgabe und Löschung der Daten bei Projektende

Offboarding nicht vergessen

Das grösste Risiko entsteht nach dem Auftrag: Zugänge bleiben aktiv, Daten liegen noch auf privaten Geräten. Ein festes Offboarding mit Entzug aller Zugänge, Bestätigung der Löschung und Übergabe der Arbeitsergebnisse schliesst diese Lücke. Projektwerkzeuge mit Gastrollen erleichtern das, weil Zugriffe zentral entzogen werden können.

Häufige Fragen

Brauche ich mit jedem Freelancer einen Auftragsbearbeitungsvertrag?

Wenn er im Auftrag Personendaten bearbeitet, ja. Bei Aufträgen ohne Zugriff auf Personendaten genügt in der Regel eine Geheimhaltungsvereinbarung.

Dürfen Freelancer mit eigenen Geräten arbeiten?

Ja, wenn Mindestanforderungen an Sicherheit vereinbart sind: Verschlüsselung, aktuelle Software, keine lokalen Kopien sensibler Daten und Löschung bei Projektende.

Was gilt bei Kanzleien und Gesundheitsberufen?

Externe, die Zugang zu geheimen Informationen erhalten, müssen als Hilfspersonen sorgfältig ausgewählt, instruiert und zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.