Datenstandort Schweiz

Cloud in der Anwaltskanzlei einführen: Schritt für Schritt

Für: Partnerinnen und Partner sowie Kanzleimanager kleiner und mittlerer Anwalts- und Notariatskanzleien.

Kurz erklärt

Eine Kanzlei darf Cloud-Dienste nutzen, wenn das Berufsgeheimnis gewahrt bleibt: Der Anbieter wird als Hilfsperson vertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet, der Zugriff auf Mandatsdaten ist technisch und organisatorisch beschränkt, und die Kanzlei behält die Kontrolle über ihre Daten. Die Einführung gelingt in fünf Schritten: Datenkategorien, Anbieterprüfung, Vertrag, Zugriffskonzept, Information der Mitarbeitenden und — wo nötig — der Mandanten.

Die Frage ist in den meisten Kanzleien nicht mehr, ob Cloud, sondern wie. Mandanten erwarten digitale Zusammenarbeit, Mitarbeitende arbeiten mobil, und lokale Server sind oft weniger sicher als professionell betriebene Rechenzentren. Entscheidend ist, dass die Einführung das Berufsgeheimnis nicht aufweicht. Der Ablauf darunter ordnet die Schritte.

Die fünf Schritte

In dieser Reihenfolge — jeder baut auf dem vorherigen auf:

Datenkategorien festlegen: Mandatsakten, Korrespondenz, Organisation, Buchhaltung, Personal. Für jede Kategorie entscheiden, ob sie in die Cloud darf und in welches Werkzeug
Anbieter prüfen: Standort je Datenart, Subprozessoren, Verschlüsselung, Zugriff des Anbieterpersonals, Export und Löschung
Vertrag: AVV plus ausdrückliche Geheimhaltungsverpflichtung, die den Anbieter und seine Unterauftragnehmer als Hilfspersonen einbindet
Zugriffskonzept: Wer sieht welche Mandate? Rollen, Zwei-Faktor-Anmeldung, Protokollierung
Information: Mitarbeitende schulen; Mandanten dort informieren oder um Zustimmung bitten, wo es die Mandatsvereinbarung oder die Sensibilität verlangt

Nicht alles in ein Werkzeug

Kanzleien fahren gut mit einer klaren Aufteilung: Mandatsakten in einer Aktenlösung mit strengem Zugriffskonzept, Organisation und Projekte (Kanzleientwicklung, Veranstaltungen, IT, Personal) in einem Projektwerkzeug, Buchhaltung in der Buchhaltung. Die Verwaltung der Kanzlei selbst enthält oft weniger Geheimnisse als gedacht — und profitiert am meisten von Zusammenarbeit und Übersicht. Mandatsbezogene Aufgaben lassen sich mit Mandatsnummer statt Klarnamen führen.

Was Flenio beiträgt

Datenbank, Anmeldung und Dateien liegen bei Supabase in Zürich. Die KI-Funktionen lassen sich für den ganzen Workspace abschalten, dann gehen keine Inhalte an den KI-Anbieter in den USA. Rollen, eingeschränkte Gästezugänge, Zwei-Faktor-Anmeldung und ein Audit-Log begrenzen und dokumentieren Zugriffe. Der AVV ist in jedem Plan enthalten; die Subprozessoren sind vollständig im Trust Center aufgeführt, damit die Prüfung im zweiten Schritt ohne Rückfragen möglich ist.

Häufige Fragen

Braucht es die Zustimmung der Mandanten?

Nicht generell, wenn der Anbieter als Hilfsperson zur Geheimhaltung verpflichtet ist und angemessene Massnahmen bestehen. Bei besonders sensiblen Mandaten oder wenn die Mandatsvereinbarung es vorsieht, ist eine ausdrückliche Information oder Zustimmung empfehlenswert.

Ist ein Anbieter mit Sitz im Ausland ausgeschlossen?

Nicht automatisch. Entscheidend sind der Speicherort, der mögliche Zugriff auf Klartext und die vertraglichen Garantien. Die Standesorganisationen geben dazu Empfehlungen, die man vor dem Entscheid lesen sollte.

Was ist mit E-Mails?

E-Mail ist in vielen Kanzleien der grösste Datenfluss und oft weniger geschützt als jede Cloud-Ablage. Die Einführung ist ein guter Anlass, auch den Mailverkehr zu prüfen — Verschlüsselung und sichere Dateiübermittlung für sensible Unterlagen.