Checklisten

Checkliste Zeiterfassung einführen

Für: Inhaber und Teamleads, die Stunden verrechnen oder wissen wollen, wohin die Zeit geht.

Kurz erklärt

Zeiterfassung gelingt, wenn der Zweck klar ist (Verrechnung, Nachkalkulation, Auslastung), die Kategorien einfach sind (Projekt + Tätigkeit, nicht zwölf Felder), die Regeln fair sind (Rundung, Pausen, Fahrzeit) und das Team die Auswertung sieht. Eingeführt wird sie in vier Wochen, nicht in einem Tag.

Zeiterfassung scheitert nicht an der Software, sondern am Gefühl der Kontrolle. Wenn das Team nur die Pflicht sieht und nie die Auswertung, wird jede Erfassung nachträglich und ungenau — und die Zahlen sind wertlos. Die Einführung ist ein Change-Projekt im Kleinen.

Timer statt Tagebuch

Wer abends rekonstruiert, was er morgens gemacht hat, liegt um 20–30 % daneben — meist zu Gunsten der nicht verrechenbaren Zeit. Ein Timer, der im Aufgabenfenster startet, erfasst die Zeit dort, wo sie entsteht. In Flenio läuft er direkt an der Aufgabe und bucht auf das Projekt.

Zeigen, was herauskommt

Das Team erfasst Zeit, wenn es die Auswertung sieht: Welche Projekte tragen, wo die Stunden verschwinden, was die eigene Verrechenbarkeit ist. Nach vier Wochen gehört ein 30-minütiges Gespräch dazu — ohne Schuldzuweisung.

Revidiertes DSG: informieren, nicht verstecken

Zeiterfassung ist Datenbearbeitung. Die Mitarbeitenden müssen wissen, was erfasst wird und wer es sieht. Eine halbe Seite im Personalreglement genügt. Verhaltensüberwachung (Screenshots, Mausbewegungen) ist nach ArGV 3 Art. 26 unzulässig.

Häufige Fragen

Auf welche Einheit runden?

6 Minuten (Zehntelstunde) ist Standard bei Kanzleien und Beratung, 15 Minuten bei Agenturen. Wichtiger als die Einheit ist, dass alle gleich runden — und dass der Kunde die Regel kennt.

Muss ich als Arbeitgeber Arbeitszeit erfassen?

Ja, nach Arbeitsgesetz Art. 46 — mit Erleichterungen für Mitarbeitende mit hoher Autonomie und Lohn über einer Schwelle (vereinfachte Erfassung oder Verzicht per GAV). Projektzeiterfassung ersetzt die Arbeitszeiterfassung nicht automatisch.

Wie hoch ist eine gute Verrechenbarkeitsquote?

60–75 % bei Beratung und Agentur, 70–85 % bei Anwälten. Über 85 % ist auf Dauer nicht haltbar, weil Akquise, Weiterbildung und Administration fehlen.