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Funktion · Spesen · Weiterverrechnung

Spesen erfassen, freigeben, auszahlen und weiterverrechnen

In Flenio erfassen Mitarbeitende Spesen mit Belegfoto, Kategorie, MWST-Satz und Projekt. Die Freigabe erfolgt im Vier-Augen-Prinzip mit vorgeschlagenem Konto und Vorsteuer-Code, die Auszahlung als pain.001-Datei je Person. Spesen, die an den Kunden gehen, erscheinen im Rechnungsentwurf und werden genau einmal weiterverrechnet.

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Spesen sind Teil der Buchhaltung im Plan Business.

Auf einen Blick

  • Erfassung mit Belegfoto, Kategorie, MWST-Satz und Projekt
  • Freigabe im Vier-Augen-Prinzip mit Konto- und Vorsteuervorschlag
  • Auszahlung gesammelt als pain.001, je Person eine Zahlung
  • Weiterverrechnung an Kunden, jede Spese nur einmal

So funktioniert es

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    Erfassen

    Zeit → Spesen: einmal die Bankverbindung hinterlegen, dann «Neue Spese» mit Datum, Kategorie, Betrag, MWST-Satz, Projekt und Belegfoto einreichen.

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    Freigeben

    Finanzen → Belege → Spesen. Flenio schlägt Konto und Vorsteuer vor, zum Beispiel 5800 mit VI81. Wer selbst eingereicht hat, gibt nicht selbst frei, ausser die Eigentümerin oder der Eigentümer.

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    Auszahlen

    Freigegebene Spesen anhaken und «Auszahlung erstellen»: Flenio erzeugt eine pain.001-Datei für das E-Banking, nach der Ausführung wird sie als ausgeführt markiert.

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    Weiterverrechnen

    Spesen mit der Option «An den Kunden weiterverrechnen» erscheinen im Rechnungsentwurf unter «Spesen übernehmen» als Position zum Nettobetrag.

Warum Spesen in die Projektsoftware gehören

Spesen entstehen im Projekt: Reisen zum Kunden, Material, Gebühren. Werden sie getrennt vom Projekt abgerechnet, gehen weiterverrechenbare Beträge verloren, oder sie werden doppelt verrechnet. In Flenio hängt jede Spese an einem Projekt, und die Weiterverrechnung ist an die Rechnung gekoppelt: Eine übernommene Spese kann kein zweites Mal verrechnet werden.

Abgelehnte Spesen kommen mit Begründung zurück und lassen sich korrigieren, statt per E-Mail nachzufragen. Die freigegebene Spese wird mit Konto und Vorsteuer verbucht, sodass die Buchhaltung ohne zusätzliche Erfassung auskommt.

Typische Probleme, die das löst

Alle Lösungen im Überblick

Was du wissen solltest

  • – Spesen sind nur im Plan Business verfügbar.
  • – Die Auszahlung erfolgt über eine pain.001-Datei im E-Banking, nicht über eine direkte Bankverbindung.
Handbuch: Spesen erfassen, freigeben und weiterverrechnen

Häufige Fragen

Wer darf Spesen in Flenio freigeben?

Personen mit dem Recht Buchhaltung geben Spesen unter Finanzen → Belege → Spesen frei. Wer eine Spese selbst eingereicht hat, kann sie nicht selbst freigeben; Ausnahme ist die Eigentümerin oder der Eigentümer des Workspace.

Wie werden Spesen an den Kunden weiterverrechnet?

Spesen mit der Option An den Kunden weiterverrechnen erscheinen im Rechnungsentwurf des Projekts unter Spesen übernehmen. Sie werden als Position zum Nettobetrag übernommen, und jede Spese kann nur einmal weiterverrechnet werden.

Wie zahlt Flenio Spesen an Mitarbeitende aus?

Freigegebene Spesen werden gesammelt als Auszahlung erstellt. Flenio erzeugt eine pain.001-Datei mit je einer Zahlung pro Person, die im E-Banking hochgeladen und freigegeben wird. Nach der Ausführung wird die Auszahlung als ausgeführt markiert und verbucht.

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Zuletzt geprüft am 7.11.2026 · Funktionsbeschreibung nach Handbuch und Planübersicht.