Spesenbelege gehen verloren, Weiterverrechnung wird vergessen
Spesen gehen verloren, wenn Belege in Taschen, Mails und Fotoordnern liegen und am Monatsende gesammelt werden. In Flenio erfassen Mitarbeitende Spesen mit Belegfoto, Kategorie, MWST-Satz und Projekt; die Freigabe erfolgt im Vier-Augen-Prinzip, die Auszahlung per pain.001, die Weiterverrechnung an Kunden genau einmal.
Kennst du das?
- Belege werden am Monatsende gesucht und nachfotografiert.
- Weiterverrechenbare Spesen fehlen auf der Kundenrechnung.
- Rückfragen zu Spesen laufen per E-Mail.
- Auszahlungen werden einzeln im E-Banking erfasst.
Was es kostet
Spesen sind klein, aber zahlreich. Jede fehlende Quittung führt zu Rückfragen, jede vergessene Weiterverrechnung zu verlorenem Ertrag, jede doppelt verrechnete Spese zu einer unangenehmen Korrektur beim Kunden. Ohne festen Ablauf verbringen Mitarbeitende und Buchhaltung jeden Monat Stunden mit Zetteln.
So löst Flenio das
- Spesen mit BelegfotoErfassung mit Datum, Kategorie, Betrag, MWST-Satz, Projekt und Belegfoto; abgelehnte Spesen kommen mit Begründung zurück.Mehr erfahren
- Verbucht mit VorsteuerBei der Freigabe schlägt Flenio Konto und Vorsteuer vor; die Spese wird ohne zusätzliche Erfassung verbucht.Mehr erfahren
- An Kunden weiterverrechnenSpesen mit der Option zur Weiterverrechnung erscheinen im Rechnungsentwurf als Position zum Nettobetrag.Mehr erfahren
Aus der Praxis
In einer Beratung mit zwölf Personen sammelt die Assistenz jeden Monat Quittungen aus Postfächern und Jackentaschen. Weiterverrechenbare Reisekosten fallen dabei regelmässig durch. Seit Spesen mit Foto direkt einem Projekt zugeordnet werden, erscheinen Kundenspesen automatisch im Rechnungsentwurf, und die Auszahlung an alle Mitarbeitenden läuft gesammelt über eine Datei im E-Banking.
Fiktives Beispiel aus typischen Situationen von Dienstleistern.
Passt Flenio?
Die Spesenfunktion gehört zur Buchhaltung im Plan Business. Wer nur gelegentlich einzelne Belege hat, kommt mit einem einfachen Ablauf ohne eigene Spesenverwaltung aus.
So gehst du vor
- 1
Mitarbeitende hinterlegen einmal ihre Bankverbindung und erfassen Spesen direkt mit Foto.
- 2
Freigabe durch eine zweite Person mit vorgeschlagenem Konto und Vorsteuer.
- 3
Freigegebene Spesen gesammelt per pain.001 auszahlen und Kundenspesen in die nächste Rechnung übernehmen.
Häufige Fragen
Wer gibt Spesen in Flenio frei?
Personen mit dem Recht Buchhaltung. Wer eine Spese selbst eingereicht hat, gibt sie nicht selbst frei; Ausnahme ist die Eigentümerin oder der Eigentümer. Spesen sind Teil der Buchhaltung im Plan Business.
Wie werden Spesen an Kunden weiterverrechnet?
Spesen mit der Option zur Weiterverrechnung erscheinen im Rechnungsentwurf des Projekts unter Spesen übernehmen. Jede Spese kann nur einmal weiterverrechnet werden.