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Funktion · Abrechnung · Schweiz

QR-Rechnung und Projektabrechnung in Flenio

Flenio erstellt Rechnungen direkt aus dem Projekt, mit Schweizer QR-Zahlteil, lückenlos vergebener Nummer und unveränderlichem PDF. Akonto- und Schlussrechnungen, Gutschriften, Versand per E-Mail, Zahlungserfassung und ein automatisches Mahnwesen gehören dazu. Wer eine QR-IBAN hinterlegt, gleicht Zahlungen später per camt.054 automatisch ab.

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Rechnungsstellung ist ab dem Plan Solo enthalten.

Auf einen Blick

  • Schweizer QR-Zahlteil, auch bei mehrseitigen Rechnungen vollständig auf der letzten Seite
  • Lückenlose Rechnungsnummern; ausgestellte Belege sind unveränderlich
  • Akonto- und Schlussrechnungen, Gutschriften und Teilzahlungen
  • Automatische Zahlungserinnerungen nach 7, 21 und 42 Tagen Verzug

So funktioniert es

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    Absender und Bank hinterlegen

    Unter Einstellungen → Rechnungsstellung Firmenname, Strasse, PLZ, Ort und IBAN erfassen. Mit einer QR-IBAN tragen neue Rechnungen zusätzlich eine QR-Referenz für den automatischen Abgleich.

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    Entwurf erstellen

    Positionen hinzufügen, bearbeiten, verschieben oder löschen; Kunde, Rechnungsdatum, Fälligkeit und Notiz anpassen.

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    Ausstellen

    Flenio vergibt eine lückenlose Nummer, friert den Beleg ein und erzeugt das PDF mit QR-Zahlteil. Ab jetzt ist die Rechnung unveränderlich; Korrekturen laufen über Gutschriften.

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    Versenden und Zahlung erfassen

    Das archivierte PDF per E-Mail an die hinterlegte Kundenadresse senden oder als versendet markieren. Zahlungen von Hand erfassen oder per Bankabgleich übernehmen; der Status folgt dem Zahlungsstand.

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    Mahnen

    Flenio erinnert automatisch nach 7, 21 und 42 Tagen Verzug. Die nächste Stufe lässt sich auch früher von Hand auslösen.

Warum Abrechnung in die Projektsoftware gehört

In Dienstleistungsunternehmen entsteht der Umsatz im Projekt: erfasste Stunden, vereinbarte Pauschalen, Akontozahlungen und weiterverrechnete Spesen. Wer Projekte in einem Werkzeug und Rechnungen in einem anderen führt, überträgt Zahlen von Hand, und genau dort entstehen vergessene Leistungen und Tippfehler.

Flenio verbindet beides: Die Rechnung entsteht aus dem Projekt, der Zahlungsstand ist im Projekt sichtbar, und mit dem Plan Business fliesst jede ausgestellte Rechnung automatisch in die Buchhaltung.

Was die Schweizer QR-Rechnung verlangt

Seit dem 1. Oktober 2022 hat die QR-Rechnung die roten und orangen Einzahlungsscheine in der Schweiz vollständig ersetzt. Der Zahlteil enthält einen Swiss QR Code mit Empfänger, IBAN oder QR-IBAN, Betrag, Währung und Referenz, den Banking-Apps direkt einlesen.

Für den automatischen Abgleich ist die QR-IBAN entscheidend: Rechnungen an eine QR-IBAN tragen eine QR-Referenz, die bei der Zahlung unverändert zurückkommt. So ordnet Flenio Zahlungseingänge ohne manuelle Suche der richtigen Rechnung zu.

Rechnungsstatus in Flenio
StatusBedeutung
Entwurffrei bearbeitbar, noch ohne Nummer
AusgestelltNummer vergeben, PDF eingefroren, unveränderlich
Versendetper E-Mail verschickt oder als versendet markiert
TeilbezahltZahlung kleiner als der offene Betrag
Bezahltvollständig beglichen
ÜberfälligFälligkeit überschritten, Mahnstufen laufen

Warum ausgestellte Rechnungen unveränderlich sind

Eine ausgestellte Rechnung ist ein Geschäftsbeleg. Würde sie nachträglich geändert, stimmten Kundenexemplar, Archiv und Buchhaltung nicht mehr überein. Flenio friert deshalb den Beleg beim Ausstellen ein und vergibt die Nummern lückenlos; Korrekturen erfolgen über Gutschriften und Rückzahlungen, die als eigene Belege nachvollziehbar bleiben.

Typische Probleme, die das löst

Alle Lösungen im Überblick

Was du wissen solltest

  • – Die Rechnungsstellung ist im Plan Free nicht enthalten.
  • – Die automatische Verbuchung in eine Buchhaltung setzt den Plan Business voraus.
  • – Ausgestellte Rechnungen lassen sich nicht bearbeiten; Korrekturen laufen über Gutschriften.
Handbuch: Vom Entwurf zur bezahlten Rechnung

Häufige Fragen

Kann Flenio Rechnungen mit Schweizer QR-Zahlteil erstellen?

Ja. Jede ausgestellte Rechnung enthält den QR-Zahlteil, bei mehrseitigen Rechnungen vollständig auf der letzten Seite. Nötig sind Firmenname, Adresse und IBAN in den Einstellungen; mit einer QR-IBAN kommt eine QR-Referenz für den automatischen Zahlungsabgleich dazu.

Unterstützt Flenio Akonto- und Schlussrechnungen?

Ja. Akontorechnungen und Schlussrechnungen sind vorgesehen; mit dem Plan Business werden Anzahlungen in der Buchhaltung automatisch aufgelöst, und in der MWST zählt bei der Schlussrechnung nur der Restbetrag. Gutschriften und Rückzahlungen sind ebenfalls als eigene Belege vorgesehen.

Wie funktioniert das Mahnwesen in Flenio?

Flenio erinnert automatisch nach 7, 21 und 42 Tagen Zahlungsverzug. Wer nicht warten will, löst die nächste Mahnstufe von Hand aus. Der Status überfällig ist in der Rechnungsübersicht und in der Liste der offenen Posten sichtbar.

Kann ich eine ausgestellte Rechnung noch ändern?

Nein, ausgestellte Rechnungen sind unveränderlich, damit Kundenexemplar, Archiv und Buchhaltung übereinstimmen. Korrekturen erfolgen über eine Gutschrift, die als eigener Beleg nachvollziehbar bleibt; danach lässt sich eine neue, korrekte Rechnung mit der nächsten freien Nummer ausstellen.

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Zuletzt geprüft am 7.11.2026 · Funktionsbeschreibung nach Handbuch und Planübersicht.