Geleistete Stunden gehen bei der Abrechnung verloren
Stunden gehen verloren, wenn Zeiterfassung, Projekt und Rechnung in getrennten Werkzeugen liegen und am Monatsende von Hand zusammengeführt werden. In Flenio buchst du Zeit direkt auf Aufgabe und Projekt; die Stunden fliessen in Budget, Auswertungen und Rechnung, statt in einer Tabelle zu verschwinden.
Kennst du das?
- Zeiten werden erst Tage später aus dem Gedächtnis nachgetragen.
- Kleine Aufwände wie Telefonate oder Korrekturschlaufen fehlen auf der Rechnung.
- Die Rechnung entsteht aus Excel, nicht aus dem Projekt.
- Niemand sieht vor der Abrechnung, wie viel Budget schon verbraucht ist.
Was es kostet
In Dienstleistungsbetrieben ist jede nicht erfasste Stunde verlorener Umsatz. Das Problem ist selten Unwille, sondern Reibung: Wer für die Zeiterfassung ein zweites Werkzeug öffnen muss, erfasst später, ungenauer oder gar nicht. Je mehr Übergaben zwischen Erfassung und Rechnung liegen, desto mehr geht unterwegs verloren.
So löst Flenio das
- Zeiterfassung im ProjektZeit per Timer oder nachträglich auf Projekt und Aufgabe buchen; «Diese Woche» zeigt die letzten sieben Tage mit Verteilung nach Projekten.Mehr erfahren
- QR-Rechnung aus dem ProjektDie Rechnung entsteht im Projekt, mit Schweizer QR-Zahlteil und lückenloser Nummer, statt aus einer separaten Tabelle.Mehr erfahren
- Spesen weiterverrechnenWeiterverrechenbare Spesen erscheinen im Rechnungsentwurf und lassen sich genau einmal übernehmen.Mehr erfahren
Aus der Praxis
Eine Webagentur mit acht Personen erfasst Zeiten bisher freitags in einer Tabelle. Beim Vergleich mit den Kalendern zeigt sich, dass vor allem kurze Abstimmungen und Korrekturrunden fehlen. Seit das Team per Timer direkt an der Aufgabe bucht, landen diese Aufwände auf der Rechnung, und die Projektleitung sieht vor jedem Rechnungslauf, welche Projekte ihr Budget schon ausgeschöpft haben.
Fiktives Beispiel aus typischen Situationen von Dienstleistern.
Passt Flenio?
Flenio passt, wenn ihr Projekte nach Aufwand oder mit Budget abrechnet. Wer nur Pauschalen ohne Zeitbezug verrechnet und keine Projekte führt, braucht eher ein reines Rechnungsprogramm.
So gehst du vor
- 1
Projekte und Aufgaben so anlegen, wie ihr abrechnet, etwa pro Kunde und Leistungspaket.
- 2
Zeit direkt an der Aufgabe buchen, idealerweise täglich per Timer.
- 3
Vor dem Rechnungslauf im Budget prüfen, was verbraucht ist, und die Rechnung aus dem Projekt erstellen.
Häufige Fragen
Wie verhindere ich, dass Stunden vergessen werden?
Indem Zeit dort erfasst wird, wo gearbeitet wird: an der Aufgabe, per Timer oder kurz danach. Je kürzer der Weg zwischen Arbeit und Erfassung, desto vollständiger die Stunden auf der Rechnung.
Kann ich aus erfasster Zeit direkt eine Rechnung erstellen?
Die gebuchten Stunden fliessen in Projektbudget, Auswertungen und Rechnungsstellung. Rechnungen erstellst du im Projekt mit Schweizer QR-Zahlteil; die Rechnungsstellung ist ab dem Plan Solo enthalten.